En este artículo se presenta un ejemplo de procedimiento de comunicación de Dumbox Inc, que incluye los mecanismos de participación de la empresa y el paso a paso que se debe realizar para la comunicación interna y externa.
Aspectos normativos de la comunicación en el SG-SST
El Decreto 1072 de 2015 en su artículo 2.2.4.6.14 estable obligaciones del empleador con respecto a la comunicación interna y externa.
«Artículo 2.2.4.6.14. Comunicación. El empleador debe establecer mecanismos eficaces para:
1. Recibir, documentar y responder adecuadamente a las comunicaciones internas y externas relativas a la seguridad y salud en el trabajo;
2. Garantizar que se dé a conocer el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST a los trabajadores y contratistas; y,
3. Disponer de canales que permitan recolectar inquietudes, ideas y aportes de los trabajadores en materia de seguridad y salud en el trabajo para que sean consideradas y atendidas por los responsables en la empresa».
Contar con mecanismos de comunicación también es un requisito de la Resolución 0312 de 2019, en su estándar E2.8.1.
Ejemplo de procedimiento de comunicación
En este ejemplo de procedimiento de comunicación no se tiene en cuenta el procedimiento de participación y consulta con el cual debe contar la organización, en algunas empresas, se genera un solo procedimiento llamado: Procedimiento de comunicación, participación y consulta.
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P-SST-018 – VERSIÓN 1-20170705 DUMBOX INC Procedimiento de comunicación |
EJEMPLO DE PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIÓN
1. OBJETIVO
Establecer los mecanismos de comunicación interna y externa en Dumbox Inc.
2. MECANISMOS DE COMUNICACIÓN
Dumbox Inc cuenta con los siguientes mecanismos de comunicación.
- Carteleras: Ubicadas en sitios accesibles de la empresa, buscan dar a conocer el SG-SST a trabajadores, contratistas y visitantes. Entre otros, se pueden encontrar documentos como: políticas de la empresa, objetivos de seguridad y salud en el trabajo y reglamentos.
- Correo electrónico: El correo electrónico será utilizado como comunicación oficial externa con clientes y proveedores y como mecanismo de comunicación con los empleados que tengan acceso a correo electrónico corporativo.
- Entrega de documentación/información personal: Cuando el trabajador por sus funciones no tenga acceso a correo electrónico corporativo, la entrega de información o notificaciones referentes a seguridad y salud en el trabajo será realizada de forma personal en papel.
- Reuniones y charlas: Las reuniones de personal, capacitaciones y charlas que se realicen en la empresa, serán utilizadas para dar información que sea de interés para todos los trabajadores. La gerencia o quien esta designe podrá convocar reuniones con los trabajadores y contratistas cuando sea requerido.
- Buzón de participación: Cada trabajador o contratista podrá realizar las sugerencias sobre seguridad y salud en el trabajo y el autoreporte de condiciones de trabajo y de salud que crea oportunas y depositarlas en los buzones físicos o virtuales que sean establecidos para tal fin por el COPASST, vigía o administrador de la seguridad y la salud en el trabajo.
3. COMUNICACIÓN
El procedimiento de comunicaciones cambia dependiendo de si es una comunicación interna o externa.
3.1 COMUNICACIÓN INTERNA
La comunicación interna es toda la información que debe ser suministrada a quienes hacen parte de la estructura de la organización, busca garantizar que se dé a conocer el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST a los trabajadores y contratistas. La comunicación a empleados y contratistas debe seguir los siguientes pasos:
| No. | ACTIVIDAD | DESCRIPCIÓN | RESPONSABLE | DOCUMENTOS |
| 1 | Creación de la comunicación | Se debe crear la comunicación ya sea en medio digital, físico o los que establezcan los procedimientos de la empresa y la normatividad vigente. | Administrador del SG-SST | Comunicación |
| 2 | Aprobación de la comunicación | Solicite a la gerencia o quien esta determine la aprobación de la comunicación. En el caso de documentos en papel, la aprobación implica la firma autógrafa del documento. | Administrador del SG-SST, alta dirección o quien esta designe | Comunicación aprobada |
| 3 | Publicación de la comunicación | La publicación de la comunicación deberá realizarse usando los mecanismos disponibles en la empresa. | Administrador del SG-SST | |
| 4 | Notificación de entrega | Cuando la normatividad lo requiera, se debe dejar evidencia de que el trabajador o contratista recibió la comunicación. | Administrador del SG-SST | F-SST-002 Formato grupal de entrega de documentos |
3.2 COMUNICACIÓN EXTERNA
La organización considera comunicación externa a toda aquella información que se facilita a personas que no pertenezcan a la estructura de la organización, como entidades de control, organismos gubernamentales, Administradora de Riesgos Laborales entre otras partes interesadas.
Para atender solicitudes relacionadas con seguridad y salud en el trabajo, se debe seguir el siguiente procedimiento.
| No. | ACTIVIDAD | DESCRIPCIÓN | RESPONSABLE | DOCUMENTOS |
| 1 | Recepción de la solicitud | El trabajador que reciba la solicitud de terceros, deberá remitirla a la gerencia o Administrador del SG-SST. | Todo el personal | |
| 2 | Análisis de la solicitud | La alta dirección o quien esta designe, realizará el análisis de la solicitud recibida y realizará las gestiones necesarias para recolectar la información solicitada. | Alta dirección, Administrador del SG-SST | Comunicación |
| 3 | Creación de la respuesta | Se realizará la creación de la respuesta a la solicitud realizada, esta debe ser revisada por la alta dirección o quien esta designe | Alta dirección, Administrador del SG-SST | Aprobación de comunicación |
| 4 | Entrega de comunicación | Las respuestas a las solicitudes serán enviadas a través del mismo medio en que fueron recibidas o siguiendo las instrucciones referidas por el remitente. Una evidencia de envío debe ser guardada. | Alta dirección, Administrador del SG-SST | Evidencia de envío |
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*Dumbox Inc es una empresa ficticia creada por SafetYA®. Este ejemplo de procedimiento de comunicación se realiza con fines educativos en seguridad y salud en el trabajo.