Obligación de conservar la información de trabajadores de manera indefinida (AL1198-2022)

 IVÁN MAURICIO LENIS GÓMEZ
Magistrado ponente

AL1198-2022

Radicación n.° 50632

Acta 6

Bogotá, D. C., veintitrés (23) de febrero de dos mil veintidós (2022).

Se pronuncia la Sala en torno al recaudo de las pruebas de oficio decretadas en sentencia CSJ SL4333-2021, en el marco del proceso ordinario laboral que el SINDICATO DE TRABAJADORES DE LA INDUSTRIA DE VIDRIO Y AFINES -SINTRAVIDRICOL le sigue a VIDRIERÍA FENICIA S.A.S.

I. ANTECEDENTES

En sentencia CSJ SL4333-2021, de 8 de septiembre de 2021, esta Sala casó el fallo de 23 de abril de 2010, emitido por la Sala Laboral del Tribunal Superior de Cundinamarca, en el proceso de la referencia.

Para mejor proveer, ordenó que por Secretaría se oficiara a Vidriería Fenicia S.A.S. a fin de que, en el término de un mes, aportara la siguiente documentación:

1. Copia del  documento «archivo  maestro  de  personal» desde marzo de 2005 hasta la fecha, en el que indique mes a mes (i) el número total de trabajadores; (ii) nombre de cada trabajador   con   su   número   de   identificación;   (iii)   la descripción  del cargo  que  desempeñó  y  si  el  mismo  es superior al nivel jerárquico de coordinador, y (iv) si es o no un trabajador sindicalizado.

2. Certificados laborales por   cada   uno   de   los trabajadores no sindicalizados, en el que se indique el tiempo de    servicio    y    su salario    básico    ordinario    mensual discriminado mes a mes desde marzo de 2005 hasta la fecha.

3. Certificado en el  que  indique  los  meses  en  que  los trabajadores sindicalizados correspondían a la tercera parte del  total  de  los  empleados  de  la  empresa,  para el  mismo periodo de tiempo.

El 11 de enero del presente año, la citada empresa dio respuesta al oficio de la Corte. En su escrito, indicó que si bien contaba con los datos del archivo maestro de personal de los años 2011 a 2021, no ocurría lo mismo con los datos del personal correspondiente a los años 2005 a 2010, «en razón a que la compañía atravesó por una migración y/o cambio de sistemas de información de nómina». Por este motivo, pidió un plazo adicional para dar cumplimiento a la orden de la Sala.

II. CONSIDERACIONES

La información aportada por Vidriería Fenicia S.A.S. es insuficiente y para la Corte no es atendible la razón que esgrime de no poder recuperar la información de su personal de los años 2005 a 2010. Por otro lado, a pesar de que en su escrito solicitó un plazo adicional, a la fecha aún no ha allegado la documentación requerida.

Los empleadores tienen la obligación de conservar la información laboral de sus trabajadores de manera indefinida, «asegurando que ella sea veraz, cierta, clara, precisa y completa “a fin de que, de un lado, el trabajador pueda reclamar los derechos que le asisten, y, del otro, se protejan en su integridad los demás derechos fundamentales de los que es titular”» (CC T-470-2019). El deber de conservar indefinidamente la información laboral no solo permite a los trabajadores ejercer sus derechos; también es fundamental para que los sindicatos puedan ejercer plenamente sus funciones constitucionales.

Por tanto, la Corte requiere a la empresa Vidriería Fenicia S.A.S. para que dé cumplimiento a la orden de la Corte. Si por circunstancia comprobada de fuerza mayor fuese imposible recaudar la documentación requerida, la sociedad debe agotar todos sus esfuerzos para obtener la información solicitada y, de ser necesario, debe proceder a reconstruirla.

Con este fin, las metodologías de gestión humana tradicionales y las nuevas tecnologías ofrecen diversas posibilidades para conseguir la información, por ejemplo, a partir de los soportes electrónicos de cotización a las entidades de seguridad social y parafiscales, las nóminas físicas que reposan en los archivos, certificados, etc.; incluso en un trabajo conjunto con el sindicato Sintravidricol la empresa puede reconstruir la información aquí solicitada a partir del cruce de datos o intercambio de documentos.

Por otro lado, respecto a los datos de personal requeridos desde marzo de 2005, incluidos aquellos que la empresa ya envió por los años 2011 a 2021, la Corte considera necesario que en ellos se precise el valor descontado por concepto de cuota sindical ordinaria a cada uno de los trabajadores y el total que fue transferido por cada uno de los meses a la agremiación Sintravidricol.

Asimismo, se considera conveniente oficiar a la citada organización para que: (i) certifique el porcentaje de la cuota sindical ordinaria con el que debían contribuir los trabajadores, desde marzo de 2005 hasta la fecha, discriminada mes a mes; (ii) aporte el acta de asamblea o las actas de asamblea en la que se fijó dicho valor y la notificación al empleador de la misma; y (iii) certifique desde marzo de 2005 hasta la fecha, el valor mes a mes que le transfirió la sociedad Vidriería Fenicia S.A.S. por concepto de cuotas sindicales ordinarias.

En suma, retomando las ordenes dispuestas en la sentencia CSJ SL4333-2021 y en esta providencia, la Corte oficiará a las partes del presente asunto a fin de que:

1. Vidriería Fenicia S.A.S. allegue la relación de los trabajadores, donde conste, mes a mes, desde marzo de 2005 hasta la fecha, sus nombres, identificación, salario, cargo, indicación de si están excluidos o no de la convención y si se les descontó o no cuota sindical ordinaria; de ser así, el valor descontado y el monto total trasladado al sindicato por este concepto.
2. Sintravidricol deberá: (i) certificar el porcentaje de la cuota sindical ordinaria con el que debían contribuir los trabajadores, desde marzo de 2005 hasta la fecha, discriminado mes a mes; (ii) aportar el acta de asamblea o las actas de asamblea en las que se decretó dicho valor y la notificación al empleador de la misma; y (iii) certificar desde marzo de 2005 hasta la fecha, el valor mes a mes que le transfirió la sociedad Vidriería Fenicia S.A.S. por concepto de cuotas sindicales ordinarias.

Las partes contarán con un término máximo de 15 días hábiles para aportar la información solicitada. Una vez se obtenga la misma, la Secretaría de la Sala la pondrá a disposición de las partes por el término de tres días. Vencido dicho término, el expediente regresará al Despacho para lo pertinente.

En caso de inobservar lo dispuesto, la Sala procederá conforme lo establece el artículo 44 del Código General del Proceso.

III. DECISIÓN

En mérito de lo expuesto, la Corte Suprema de Justicia, Sala de Casación Laboral,

RESUELVE:

PRIMERO: REQUERIR a las partes para que en el término máximo de 15 días hábiles remitan a esta Corporación la siguiente información:

1. Vidriería Fenicia S.A.S. deberá allegar la relación de los trabajadores, donde conste, mes a mes, desde marzo de 2005 hasta la fecha, sus nombres, identificación, salario, cargo, indicación de si están excluidos o no de la convención y si se les descontó o no cuota sindical ordinaria; de ser así, el valor descontado y el monto total trasladado al sindicato por este concepto.
2. Sintravidricol deberá: (i) certificar el porcentaje de la cuota sindical ordinaria con el que debían contribuir los trabajadores, desde marzo de 2005 hasta la fecha, discriminado mes a mes; (ii) aportar el acta de asamblea o las actas de asamblea en la que se decretó dicho valor y la notificación al empleador de la misma; y (iii) certificar desde marzo de 2005 hasta la fecha, el valor mes a mes que le transfirió la sociedad Vidriería Fenicia S.A.S. por concepto de cuotas sindicales ordinarias.

SEGUNDO: Por Secretaría líbrense los oficios correspondientes. Una vez se obtenga la información requerida, póngase a disposición de las partes por el término de tres días. Vencido dicho término, el expediente regresará al Despacho para lo pertinente.

Notifíquese, publíquese y cúmplase.

IVÁN MAURICIO LENIS GÓMEZ
Presidente de la Sala

 GERARDO BOTERO ZULUAGA

 FERNANDO CASTILLO CADENA

LUIS BENEDICTO HERRERA DÍAZ

 OMAR ÁNGEL MEJÍA AMADOR

Concepto de Mintrabajo sobre auto AL1198-2022

Este auto es mencionado por el Ministerio del Trabajo en la conferencia virtual realizada el 11 de mayo de 2022 sobre culpa patronal.

Este auto 1198 de la sala laboral de la Corte Suprema señala y esto es una diferencia puntual con el Decreto 1072 de 2015 que menciona que todos los elementos todos los documentos que se soportan el sistema de gestión que tengan que ver con los registros del trabajador tienen que conservarse por 20 años. En este caso la corte lo que dice es que existe un deber de mantener la información de sus trabajadores que tienen que ver con sistema de gestión de forma indefinida para garantizar que éstos puedan ejercer sus derechos. En la sentencia SL4333-2021 la empresa dijo que no tenía los documentos y la Corte obligó a la empresa a reconstruirlos mediante este auto.