El Decreto 1072 de 2015, en su artículo 2.2.4.6.31 establece la obligación de realizar como mínimo una vez al año la revisión del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) por parte de la Alta Dirección el cual, debe incluir los 24 puntos que están explícitos en la norma, sin perjuicio de aquellos que se deseen incluir, por ejemplo, unas conclusiones o una asignación de responsabilidades que permitan realizar un seguimiento posterior a lo decidido en la revisión por la alta dirección del SG-SST.
La Resolución 0312 de 2019, al definir los Estándares Mínimos del SG-SST, establece los criterios y modos de verificación de la revisión por parte de la Alta Dirección y le da un valor del 1.25% de los Estándares Mínimos.
La revisión del SG-SST por parte de la Alta Dirección es una actividad enfocada en la toma de decisiones que permitan garantizar la mejora continua del sistema de gestión en seguridad y salud en el trabajo y el avance en la implementación del sistema.
Tabla de contenido
- Características de la alta dirección
- Diferencias con la rendición de cuentas
- Insumos de la revisión por la dirección
- Procedimiento de revisión por la alta dirección
- ¿Qué debe incluir la revisión por la alta dirección al SG-SST?
- ¿Cómo lleva a cabo la alta dirección de la empresa su revisión?
- ¿Con qué frecuencia se realiza la revisión por la dirección?
- ¿A qué empresas les aplica este requisito?
- ¿A quién se debe divulgar el resultado de la revisión por la dirección?
- ¿Cuál es un objetivo de esta verificación de la gerencia?
- ¿Cómo se documenta la revisión por la dirección?
- ¿Está permitido que el responsable del SG-SST realice la revisión por la dirección?
- ¿En qué momento del año se debe hacer la revisión por la dirección?
Características de la alta dirección
Cada organización debe determinar quién o quienes conforman la alta dirección de la empresa, teniendo en cuenta la definición contemplada en el artículo 2.2.4.6.2 del Decreto 1072 de 2015:
“Alta dirección: Persona o grupo de personas que dirigen y controlan una empresa”
El primer aspecto por observar en la definición es que la Alta Dirección puede estar conformada por uno o varios individuos. Es común encontrar que la alta dirección de una empresa u organización sea el representante legal o gerente de la empresa, pero también puede ser un grupo de personas como una junta directiva, una asamblea de copropietarios, un consejo de administración, un comité directivo o una junta de socios.
El segundo aspecto que sobresale en la definición son las acciones de la Alta Dirección enmarcadas en dirección y control, siendo tal vez esta última, la que diferencia a la alta dirección de otros líderes que pueda tener una organización. El control está dado por la capacidad de la Alta Dirección de tomar decisiones y hacer que se ejecuten los planes de acción para cumplirlas.
Si al momento de realizar la revisión por la Alta Dirección – quien quiera que ellos sean – se encuentra que la persona o personas que la realizan no pueden tomar una decisión porque sus funciones no les otorgan autoridad o autonomía sobre el asunto a decidir, o deben consultar la decisión con alguien de mayor jerarquía en la organización, se podría llegar a la conclusión que la revisión por la dirección no la está realizando un verdadero representante de la Alta Dirección o que la delegación, si hubo lugar a ella, fue insuficiente.
Teniendo en cuenta que uno de los objetivos de la revisión anual es la toma de decisiones que afecten a la organización y el manejo de los recursos económicos, humanos, físicos y tecnológicos existentes o futuros, lo lógico es que quienes la realicen sean verdaderos agentes de liderazgo y control en la organización, dado que deberán definir asuntos tales como el presupuesto de seguridad y salud en el trabajo, la contratación de personal o contratistas, cambio de Administradora de Riesgos Laborales (ARL), sanciones a trabajadores y otros temas que forman parte de los requisitos que deben ser evaluados por la Alta Dirección.
Diferencias con la rendición de cuentas
No se debe confundir la rendición de cuentas del SG-SST con la revisión por la alta dirección del SG-SST, son dos documentos diferentes con objetivos diferentes y determinan momentos diferentes.
La rendición de cuentas es el documento por medio del cual quienes tienen responsabilidades en el SG-SST rinden cuentas, es decir, para cada una de las responsabilidades asignadas exponen si cumplieron los objetivos, dan detalles de las situaciones más importantes que se presentaron durante el periodo de la rendición de cuentas, resumen las tareas realizadas y si no se cumplieron los objetivos explican por qué sucedió. La rendición de cuentas es una mirada al pasado del SG-SST.
«La rendición de cuentas es una mirada al pasado del SG-SST»
La revisión por la alta dirección es la actividad en la cual la alta dirección con el apoyo del área de seguridad y salud en el trabajo estudia los diferentes insumos que se le presentan como la rendición de cuentas del sistema de gestión, los informes de auditoría, revisiones anteriores de la alta dirección, la planeación estratégica de la empresa, entre otros y toma decisiones que afectan la planeación futura del SG-SST. La revisión por la alta dirección son decisiones para el futuro del SG-SST.
«La revisión por la alta dirección son decisiones para el futuro del SG-SST».
Insumos de la revisión por la dirección
La revisión por la alta dirección debe tener una preparación previa por parte del personal que administra el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo de la organización, con el fin de que al momento de la revisión se cuente con toda la información necesaria para que la Alta Dirección pueda tomar decisiones.
Rendición de cuentas del SG-SST
La rendición de cuentas es el medio a través del cual quienes tienen responsabilidades en el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo presentan cómo ha sido su desempeño. El administrador, líder o encargado del SG-SST, debe realizar como mínimo una vez al año, un documento que permita conocer el avance en la implementación del sistema de gestión, el cumplimiento legal, las actividades realizadas, los resultados de los indicadores y toda la información necesaria para que la Alta Dirección y las partes interesadas puedan tener acceso a un resumen del estado de la seguridad y la salud en la organización.
Este informe de rendición de cuentas puede estar acompañado de sugerencias de mejora del sistema, opciones disponibles para abordar no conformidades y recomendaciones para disminuir la accidentalidad y las enfermedades laborales en la empresa, de esta forma, la Alta Dirección podrá realizar una rápida revisión del sistema de gestión, tomar en cuenta las sugerencias plasmadas en el informe y a partir de él alimentar la revisión anual.
Al respecto no hay que perder de vista que la Alta Dirección no es experta en salud ocupacional y seguridad industrial, por lo cual la persona o grupo de personas a cargo del SG-SST debe llevar a estas reuniones toda la información necesaria para permitir una rápida toma de decisiones por parte de la Alta Dirección y que ésta sea propositiva.
Iniciar una revisión por la dirección sin alternativas de solución sino únicamente con problemas del sistema es una mala práctica de administradores del SG-SST y algunos profesionales o especialistas en seguridad y salud en el trabajo que hace tedioso el ejercicio de construcción de la revisión anual, por eso, tener a mano una adecuada rendición de cuentas del SG-SST aprovechará de mejor manera el tiempo que la alta dirección dedique a la revisión del sistema.
Informes de auditoría
Los informes de las auditorías realizadas al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo ya sean propias o realizadas por externos, son para la alta dirección una mirada objetiva del estado del sistema de gestión de la organización.
Las no conformidades encontradas, las observaciones y recomendaciones del equipo auditor ofrecerán a la Alta Dirección información adecuada para la toma de decisiones y la definición de prioridades en salud ocupacional y seguridad industrial.
Revisiones anteriores de la alta dirección
Las revisiones anteriores de la Alta Dirección deben estar disponibles para ser consultadas en cualquier momento, incluso si las personas que conforman la Alta Dirección no han cambiado. Las decisiones tomadas por la Alta Dirección quedan justificadas en su revisión anual, y por ello contar con revisiones anteriores permitirá a la gerencia de la empresa determinar si los supuestos tenidos en cuenta en las decisiones tomadas en el pasado siguen vigentes o si las condiciones del personal, la empresa o el país han cambiado.
Si el Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo (COPASST) o el vigía en seguridad y salud en el trabajo, la Administradora de Riesgos Laborales u otras partes interesadas remitieron observaciones o recomendaciones a la Alta Dirección sobre revisiones previas, estas deben estar disponibles y tenerse en cuenta en el nuevo ciclo de revisión.
Planeación estratégica de la empresa
El área de seguridad y salud en el trabajo de las organizaciones usualmente se encuentra alejada de los aspectos misionales de la empresa y no participa de las actividades de planeación estratégica, sin embargo, las decisiones gerenciales sobre el rumbo de la organización pueden afectar el plan de trabajo anual en seguridad y la salud en el trabajo.
Durante la revisión por la Alta Dirección, se espera que se comparta con el administrador, encargado o líder del SG-SST los principales cambios que tendrá la organización en el siguiente periodo para evaluar el impacto de estos y de ser necesario, proponer acciones a la alta dirección para abordarlos.
Supongamos que dentro de la planeación estratégica de una organización está crecer a nivel nacional, creando un centro de trabajo en cada ciudad principal del país. Al ser comunicada esta información al grupo de seguridad y salud en el trabajo, se identificará que ese crecimiento en sedes y personal tendrá un impacto en el cronograma de actividades y en el presupuesto y solicitarán a la Alta Dirección que autorice un incremento en la asignación de recursos económicos y humanos del sistema o prevea el impacto que significa el crecimiento de la empresa respecto del SG-SST.
Procedimiento de revisión por la alta dirección
La revisión por la Alta Dirección del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) comienza con una preparación meticulosa por parte del equipo administrador del SG-SST. Este responsable del SG-ST debe elaborar un borrador exhaustivo para la revisión, que incluya un análisis detallado de las áreas críticas que requieren decisiones en temas de seguridad y salud en el trabajo. El propósito es proporcionar a la alta dirección toda la información relevante para facilitar un proceso de toma de decisiones informado.
Se convoca a una reunión con la alta dirección y el responsable del SG-SST, que puede ser presencial o virtual. Según la necesidad y relevancia, se pueden incluir otras partes interesadas, como miembros del Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo o representantes de distintos departamentos. En esta reunión, el responsable del SG-SST presenta un informe detallado sobre los temas que están fuera de su ámbito de control y que necesitan resoluciones de la alta dirección.
Dado que el tiempo con la alta dirección es corto, esta presentación debe abordar los problemas actuales, las áreas donde no se cumple con la normativa, los análisis de las causas de estos problemas y las alternativas de solución propuestas, evaluando cada una en términos de ventajas y desventajas. No desperdicie el tiempo repitiendo lo mismo que ya está en la rendición de cuentas.
La alta dirección, tras considerar toda la información presentada, toma decisiones sobre las cuestiones planteadas. Estas decisiones se deben documentar. Es crucial que este documento sea formalizado posteriormente con la firma de la Alta Dirección para validar las decisiones tomadas por la gerencia. El documento final de revisión por la dirección no lleva firma del responsable del SG-SST.
Una vez finalizado el encuentro y formalizado el documento, es importante compartir y socializar esta información con el Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo, el equipo de talento humano de SST de la empresa y todas aquellas partes a las que la Alta Dirección les haya asignado responsabilidades durante la revisión. Este documento actúa no solo como un registro de las decisiones tomadas, sino también como un referente para futuras acciones y mejoras en el SG-SST. Por último, una copia del documento debe ser guardada en el archivo documental de la empresa para mantener un registro histórico y para consultas futuras.
¿Qué debe incluir la revisión por la alta dirección al SG-SST?
Se sugiere que la estructura del documento esté muy alineada con los criterios del artículo 2.2.4.6.31 del Decreto 1072 de 2015, es decir, que sea fácilmente identificable que en la revisión se abordaron los 24 elementos correspondientes al requisito legal. Es posible que algunos elementos sean muy similares a otros, sin embargo, se recomienda ser explícito en los ítems abordados y no tener supuestos al momento de su redacción, es preferible repetir información que exponerse a una no conformidad por no encontrar un tema específico en la revisión.
La normatividad vigente lista los 24 aspectos que debe permitir la revisión por la dirección, pero no da una explicación de cada uno de ellos.
La revisión de la alta dirección debe permitir:
1. Revisar las estrategias implementadas y determinar si han sido eficaces para alcanzar los objetivos, metas y resultados esperados del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo;
2. Revisar el cumplimiento del plan de trabajo anual en seguridad y salud en el trabajo y su cronograma;
3. Analizar la suficiencia de los recursos asignados para la implementación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo y el cumplimiento de los resultados esperados;
4. Revisar la capacidad del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG- SST), para satisfacer las necesidades globales de la empresa en materia de seguridad y salud en el trabajo;
5. Analizar la necesidad de realizar cambios en el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), incluida la revisión de la política y sus objetivos; 6. Evaluar la eficacia de las medidas de seguimiento con base en las revisiones anteriores de la alta dirección y realizar los ajustes necesarios;
7. Analizar el resultado de los indicadores y de las auditorías anteriores del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST);
8. Aportar información sobre nuevas prioridades y objetivos estratégicos de la organización que puedan ser insumos para la planificación y la mejora continua;
9. Recolectar información para determinar si las medidas de prevención y control de peligros y riesgos se aplican y son eficaces;
10. Intercambiar información con los trabajadores sobre los resultados y su desempeño en seguridad y salud en el trabajo;
11 Servir de base para la adopción de decisiones que tengan por objeto mejorar la identificación de peligros y el control de los riesgos y en general mejorar la gestión en seguridad y salud en el trabajo de la empresa;
12. Determinar si promueve la participación de los trabajadores;
13. Evidenciar que se cumpla con la normatividad nacional vigente aplicable en materia de riesgos laborales, el cumplimiento de los estándares mínimos del Sistema de Garantía de Calidad del Sistema General de Riesgos Laborales que le apliquen:
14. Establecer acciones que permitan la mejora continua en seguridad y salud en el trabajo:
15. Establecer el cumplimiento de planes específicos, de las metas establecidas y de los objetivos propuestos;
16. Inspeccionar sistemáticamente los puestos de trabajo, las máquinas y equipos y en general, las instalaciones de la empresa;
17. Vigilar las condiciones en los ambientes de trabajo;
18. Vigilar las condiciones de salud de los trabajadores;
19. Mantener actualizada la identificación de peligros, la evaluación y valoración de los riesgos;
20. Identificar la notificación y la investigación de incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades laborales;
21. Identificar ausentismo laboral por causas asociadas con seguridad y salud en el trabajo;
22. Identificar pérdidas como daños a la propiedad, máquinas y equipos entre otros, relacionados con seguridad y salud en el trabajo;
23. Identificar deficiencias en la gestión de la seguridad y salud en el trabajo;
24. Identificar la efectividad de los programas de rehabilitación de la salud de los trabajadores.
¿Cómo lleva a cabo la alta dirección de la empresa su revisión?
Con base en el Decreto 1072 de 2015 en su artículo 2.2.4.6.31 se establecen los siguientes criterios a tener en cuenta para que la alta dirección realice una revisión existosa del SG-SST.
¿Con qué frecuencia se realiza la revisión por la dirección?
Debe realizarse por lo menos una (1) vez al año.
Si la alta dirección cambia, se recomienda que la nueva dirección realice una revisión y confirme o modifique las decisiones tomadas por su antecesor.
¿A qué empresas les aplica este requisito?
Es independiente del tamaño de la empresa. Toda organización debe tener una revisión por la Alta Dirección, independiente de si hay uno o mil empleados o si no los hay; si se vinculan contratistas o trabajadores independientes; en general siempre se debe tener la revisión por la Alta Dirección, no hay excepciones pues se trata de un requisito legal.
¿A quién se debe divulgar el resultado de la revisión por la dirección?
Los resultados de la revisión de la alta dirección deben ser documentados y divulgados al Copasst o Vigía de Seguridad y Salud en el Trabajo y al responsable del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo. (Decreto 1072 de 2015, artículo 2.2.4.6.31, parágrafo 1).
Los resultados de la revisión por la alta dirección deben presentarse a todas las partes interesadas como pueden ser:
- Junta directiva de la empresa
- Auditores internos o externos
- Comité de convivencia laboral (cuando se toman decisiones que los afectan)
- Brigada de emergencias (cuando se toman decisiones que los afectan)
- Jefes, supervisores, directores o similares (cuando se toman decisiones que los afectan)
- Etc.
¿Cuál es un objetivo de esta verificación de la gerencia?
Dado que de la revisión parten las decisiones más relevantes en el SG-SST, la norma exige que el documento de la revisión incluya, a modo de justificación, en qué medida se cumple con la política y los objetivos de seguridad y salud en el trabajo en la organización.
La norma indica que la revisión “no debe hacerse únicamente de manera reactiva sobre los resultados (estadísticas sobre accidentes y enfermedades, entre otros), sino de manera proactiva y evaluar la estructura y el proceso de la gestión en seguridad y salud en el trabajo.” pues es el vehículo a través del cual la Alta Gerencia conoce de manera concreta el estado de la implementación del Sistema, los riesgos, la prevención y los resultados obtenidos.
¿Cómo se documenta la revisión por la dirección?
La revisión por la Alta Dirección debe quedar documentada. En el artículo 16 de la Resolución 0312 de 2019, se establece que el modo de verificación incluye solicitar el documento donde conste la revisión anual por la alta dirección, por lo cual, aunque se pueden utilizar otros medios, al final la mejor práctica será tener un documento escrito, que contenga la firma autógrafa o electrónica de la persona o personas que realizan la revisión.
Dependiendo de la cultura de la organización, también se puede realizar de forma verbal, por medio de una grabación en audio o video en la cual se evidencia que la gerencia realizó la revisión y se tomaron las decisiones con respecto al SG-SST y posteriormente se realiza una transcripción de la grabación o un acta de reunión en la cual, con la firma, se evidencia el compromiso de la Alta Dirección.
En una nueva revisión por la dirección o en una auditoría, contar con un documento escrito permite verificar fácilmente que si se realizó la revisión por la alta dirección y tener el contexto completo de todo lo que se decidió para posteriormente verificar las acciones o el cumplimiento de lo allí decidido. Adicionalmente, si cambia la alta dirección facilitará el proceso de empalme y no obligar al nuevo gerente a verse el video que grabó el gerente saliente.
¿Está permitido que el responsable del SG-SST realice la revisión por la dirección?
No, no está permitido que la revisión por la alta dirección sea realizada por el responsable del SG-SST. En una auditoría, si se descubre que esta tarea fue ejecutada por el responsable del SG-SST, se considerará una no conformidad.
El responsable del SG-SST puede colaborar en la elaboración del informe, resolver dudas sobre los datos revisados, y sugerir posibles soluciones a distintas problemáticas. Sin embargo, es imprescindible que solo la alta dirección tome las decisiones definitivas. Estas decisiones deben quedar claramente registradas y ratificadas con la firma de la alta dirección en un documento oficial.
La única excepción se podría dar en pequeñas empresas donde el gerente, representante legal o propietario es el mismo responsable del SG-SST.
¿En qué momento del año se debe hacer la revisión por la dirección?
La normativa estipula que esta revisión se realice anualmente, sin especificar un mes concreto. Sin embargo, los meses de diciembre y enero son ideales para llevarla a cabo, coincidiendo con el periodo de cierre del año anterior (rendición de cuentas y autoevaluación) y la planificación del año siguiente.
Es importante destacar que, si la alta dirección identifica posibles falencias en la implementación del sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo, no debería posponer la revisión hasta fin de año. En tal caso, se recomienda adelantar la revisión para tomar medidas correctivas oportunas y asegurar la eficacia del SG-SST.