El nuevo Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) obliga a las empresas a pensarse de una manera diferente. El tema ahora es obligatorio para todas las organizaciones y cuenta con unos parámetros estandarizados, que están plenamente definidos en la ley.
Esto lleva a por los menos dos conclusiones iniciales: 1) Las empresas deben transformarse estructuralmente para integrar la salud y la seguridad en todas sus actividades. Y 2) Las empresas deben estar en capacidad de entregar evidencias verificables, como prueba del cumplimiento de la ley.
Es en este punto donde la consultoría para la implementación del SG-SST cobra gran relevancia. La mayoría de las organizaciones requieren de expertos y conocedores para llevar a cabo ese proceso, dada su complejidad.
Sin embargo, lo más importante no es la consultoría en sí. Las autoridades no verifican si la empresa realizó o no una consultoría, sino que examinan resultados específicos y evidencias concretas para establecer si se cumplieron las normas.
Por eso es fundamental que los consultores entreguen un conjunto de documentos y evidencias verificables, tal como lo establece el Decreto 1072 de 2015, capítulo 2.2.4.6.
Planeación del SG-SST
Los entregables que debe proporcionar un consultor en etapa de planeación son, como mínimo, los siguientes:
- Diagnóstico inicial. Se trata de una evaluación inicial para determinar las prioridades en materia de seguridad y salud en el trabajo. Es la herramienta decisiva para el diseño y la formulación de casi todos los demás componentes. (Artículo 2.2.4.6.16.)
- Política de SST firmada por el representante legal. Constituye un indicador de que la alta dirección compromete decisiones y recursos en la implementación del SG-SST, y de que la organización como tal tiene un norte a seguir. (Artículo 2.2.4.6.5.)
- Objetivos de SST. Los objetivos son el marco de referencia para la funcionalidad del sistema. Otorgan parámetros concretos a evaluar y medir, para determinar si el sistema efectivamente está operando o no. (Artículo 2.2.4.6.18.)
- Evidencia de divulgación de la política. En el SG-SST la participación de todos los componentes de la organización es crucial. No se trata simplemente de implementar unas medidas, sino de forjar una cultura. (Artículo 2.2.4.6.6., punto 4)
Implementación del SG-SST
Una vez se determina el rumbo que tomará la organización en cuanto el SG-SST, se deben elaborar los siguientes documentos:
- Matriz legal. Permite identificar los lineamientos legales y normativos a los que se debe ajustar la empresa, de acuerdo con su naturaleza y sus características. (Artículo 2.2.4.6.2., punto 24)
- Identificación de los roles del personal y sus funciones. Forma parte de la planeación y exige tener claramente definidas las funciones, responsabilidades y competencias de todo el personal, dentro del SG-SST. (Artículo 2.2.4.6.20., punto 4)
- Matriz de riesgos. Debe incluir la identificación de peligros, evaluación de los riesgos con las medidas de control existentes (o propuestas), diagnóstico de la tolerabilidad del riesgo, definición de las medidas adicionales de control y evaluación de las medidas de control de riesgos. (Artículo 2.2.4.6.8., punto 6)
- Inventario de maquinaria y equipo con sus respectivas hojas de inspección. La maquinaria y todos los equipos deben cumplir con los requerimientos del SG-SST, garantizando la salud y seguridad de todo el personal vinculado a la organización. Esto debe soportarse documentalmente. (Artículo 2.2.4.6.12., punto 14)
- Procedimientos de inspecciones a lugares de trabajo. Se deben diseñar mecanismos y parámetros para realizar inspecciones que realmente garanticen el proceso de mejoramiento continuo en la organización. Deben incluir evaluación a las instalaciones, maquinarias y equipos de trabajo, incluidos aquellos que están destinados a la prevención y atención de emergencias. (Artículo 2.2.4.6.12., punto 14)
- Objetivos, metas y programas de SST. El diagnóstico, la política y los objetivos generales del sistema deben verse reflejados en objetivos, metas y programas específicos para el próximo año, que sean medibles y verificables.
- Criterios para la creación/selección de proveedores. Se deben definir pautas y parámetros para la selección y evaluación de proveedores y contratistas, de modo que se pueda verificar que estos cumplen con las normativas del SG-SST. ( Artículo 2.2.4.6.3., parágrafo 2)
- Programa de capacitación. Se debe presentar un plan de actividades de capacitación, en torno a las medidas de prevención de riesgos y peligros dentro de la organización, uso de los EPP y respuesta ante emergencias. El responsable del SG-SST debe acreditar una capacitación de 50 horas en el tema. (Artículo 2.2.4.6.11.)
- Procedimiento de consultas y participación del personal, así como de comunicaciones internas y externas. Incluye el diseño de mecanismos de participación de los trabajadores en la conformación del COPASST y en la identificación de peligros, valoración y evaluación de riesgos. También comprende la formulación de medios para evidenciar que los representantes del COPASST participan en la investigación de accidentes, incidentes y enfermedades laborales y en las inspecciones a los lugares de trabajo. También incluye la definición de estrategias comunicación y difusión de estos procesos y de los componentes del SG-SST. (Artículo 2.2.4.6.8., punto 9)
- Procedimiento de control documental. Supone la implementación de un sistema coherente y funcional para la producción y gestión de documentos, acorde con las exigencias del Decreto 1072, capítulo 2.2.4.6, de 2015. (Artículo 2.2.4.6.12.)
- Plan inicial de emergencias. Toda organización debe contar con un plan de emergencias, que debe ser diseñado con base en los riesgos y peligros detectados como prioritarios. Este plan es una garantía para reducir el impacto de situaciones catastróficas. (Artículo 2.2.4.6.20., punto 10)
- Resultados del primer simulacro de evacuación. La evacuación es una medida de emergencia y todos los trabajadores y personas vinculadas a la empresa deben conocer el procedimiento para realizarla. El simulacro permite verificar si este procedimiento fue asimilado en la cultura empresarial. Su ejecución y evaluación deben estar soportados documentalmente y constituyen uno de los entregables de consultoría. (Artículo 2.2.4.6.25., punto 10)
- Plan de trabajo anual SST. La definición de los criterios de salud y seguridad en el trabajo, de acuerdo con el Decreto 1072, capítulo 2.2.4.6, de 2015, no son solamente un componente burocrático. Cobran forma en el plan de trabajo anual, que debe estar explícitamente formulado y constituye una de las principales evidencias de la adecuada implementación del SG-SST. (Artículo 2.2.4.6.26.)
Es importante hacer hincapié en que el SG-SST exige una implementación muy específica para cada empresa. A diferencia de modelos anteriores, resulta virtualmente imposible caer en la recurrente práctica de copiar el modelo de otra empresa y aplicarla a la propia.
De ahí que la consultoría sea indispensable en muchos casos. Más vale hacer una inversión a tiempo, que exponerse a ser sancionado por una deficiente implementación del SG-SST.
Al finalizar la consultoría en SG-SST, se debe solicitar la visita de la ARL a la cual se encuentra afiliada la empresa para que realice la revisión del sistema y otorgue su aprobación. En este punto termina la labor de consultoría e inicia el camino de la empresa en busca de su mejora continua en seguridad y salud en el trabajo.