La obligación de contar con actas de reunión del COPASST está establecida en la Resolución 2013 de 1986, que en su artículo 11 sobre las funciones del COPASST dice:
«j) Mantener un archivo de las actas de cada reunión y demás actividades que se desarrollen, el cual estará en cualquier momento a disposición del empleador, los trabajadores y las autoridades competentes».
Las actas de reunión del COPASST, están conformadas por cuatro secciones principales:
- Encabezado
- Asistencia y quórum
- Desarrollo de la reunión
- Compromisos adquiridos
Tenga en cuenta que la primera acta del COPASST es la de conformación, la cual tiene unos contenidos adicionales a los de un acta regular. Si va a realiza la primera acta del comité, conozca los elementos del acta de conformación del COPASST.
Tabla de contenido
Encabezado de las actas de reunión del COPASST
Toda acta debe contar con un encabezado que permita identificarla, las actas de reunión del COPASST no son la excepción. Los elementos pueden cambiar de una empresa a otra, sin embargo se recomienda incluir como mínimo:
- Identificar si es un acta de reunión ordinaria o extraordinaria
- Número del acta
- Fecha en que se realiza la reunión que origina el acta
- Hora de inicio y finalización de la reunión
- Lugar en que se realiza la reunión (opcional si la empresa solo tiene un centro de trabajo)
Asistencia y quórum
La segunda sección de las actas de reunión del COPASST incluye el listado de los asistentes a la reunión. Para cada una de las personas que asisten, especificar:
- Nombre completo
- Si es principal o suplente
- A quién representa (empleador, trabajadores)
En caso de contar con invitados a la reunión, se puede realizar la mención de los mismos en esta sección.
Sobre el quórum
Al finalizar la sección se debe determinar si se cuenta con quórum para sesionar, el quórum es la mitad más uno de los miembros principales del comité.
Siempre se debe contar con representantes del empleador y de los trabajadores porque es lo que caracteriza un comité paritario; es decir, si se encuentran todos los principales y suplentes del empleador, aunque se cuenta con el número necesario de asistentes, no se cumpliría con la característica de que el quórum tenga tanto representantes del empleador como representantes de los trabajadores.
Sobre los invitados
De ser necesario, los miembros del comité pueden tener invitados en las reuniones. Por ejemplo, se puede invitar a un profesional o especialista de la ARL o contratado por la empresa para realizar alguna capacitación a los miembros del COPASST; se puede invitar al administrador del Sistema de Gestión para que brinde información con respecto al avance del sistema; también se puede invitar a otras áreas, como el Departamento de Talento Humano o el Área Administrativa para presentar información relevante para los miembros del COPASST.
Desarrollo de la reunión
Los temas que se deben abordar como mínimo son:
- Capacitación
- Visitas de la ARL o de entidades gubernamentales
- Accidentes de trabajo y enfermedades laborales
- Reportes de inspecciones
- Participación de los trabajadores
- Avance en el SG-SST
- Otros temas propuestos por el presidente del comité
Compromisos adquiridos
La última sección en las actas de reunión del COPASST es el listado de compromisos adquiridos en la reunión, para cada uno se debe determinar la actividad, el o los responsables y la fecha límite para el cumplimiento de la actividad.
Un ejemplo de presentación de compromisos es una tabla como la siguiente:
| Actividad | Responsable | Fecha |
|---|---|---|
Actividad
La actividad debe corresponder a una acción derivada de un tema tratado durante la reunión o puede corresponder a un compromiso adquirido en reuniones anteriores.
Cada uno de los compromisos debe pasar de acta en acta hasta que se cumpla, si la actividad no se va a realizar, se elimina de la tabla de compromisos y en el contenido de la reunión se explica por qué la acción no se realizará.
Responsable
En responsable, de forma preferencial, deben colocarse nombres propios, excepto que sea una actividad conjunta de todos los miembros del COPASST.
Solo se deben asignar responsabilidades a quienes asistieron a la reunión, no asigne responsabilidades a quienes no estuvieron presentes.
Ejemplo:
Se desea coordinar una capacitación con la ARL sobre investigación de accidentes, es incorrecto dejar como responsable a la ARL ya que el asesor de la Administradora de Riesgos Laborales no asiste a la reunión.
| Actividad | Responsable incorrecto | Fecha |
|---|---|---|
| Capacitación al COPASST en investigación de accidentes | ARL | Octubre de 2018 |
En ese caso, el compromiso en las actas de reunión del COPASST puede quedar así:
| Actividad | Responsable correcto | Fecha |
|---|---|---|
| Inscribir a los miembros del COPASST en la capacitación en investigación de accidentes de la ARL | Juan Pérez | Octubre de 2018 |
| Asistir a la capacitación en investigación de accidentes | COPASST | 30-nov-2018 |
Fecha
Establezca una fecha límite para realizar la actividad identificando el mes y el año o el día, mes y año.
Firma de los asistentes
Todas las actas de reunión del COPASST se deben imprimir y firmar. La firma de los asistentes a la reunión debe ser autógrafa, no es válido usar imágenes de firmas que se han escaneado y pegarlas al documento.
En algunas empresas solo firman el acta el presidente y el secretario del COPASST, sin embargo, se recomienda que la firmen también los vocales que asistieron al comité.