El ciclo PHVA (Planificar – Hacer – Verificar y Actuar) es un procedimiento lógico y por etapas para la mejora continua, creado por Walter A. Shewhart, quien lo hizo público en 1939 y posteriormente William Edwards Deming lo presentó en Japón en los año 50. También se conoce al ciclo PHVA como el “Ciclo de Shewhart” o “Ciclo de Deming” y en inglés como PDCA (por las iniciales de Plan, Do, Check, Act).
En este artículo se estudiarán las definiciones que el Ministerio de Trabajo ha dado a planificar, hacer, verificar y actuar en el Decreto 1072 de 2015, y cómo el ciclo PHVA es visto desde los estándares internacionales OHSAS 18001.
El primer punto que sobresale en la comparación entre OHSAS 18001 y el capítulo 2.2.4.6 del Decreto 1072 de 2015 es la metodología. Tanto la norma internacional como la directiva colombiana utilizan los principios del ciclo PHVA, sin embargo, hay unas diferencias en su aplicación.
Ciclo PHVA en el Decreto 1072 de 2015
Para la normatividad colombiana, el ciclo PHVA se define en el numeral 10 del artículo 2.2.4.6.2 del Decreto 1072 de 2015 como:
«Planificar: Se debe planificar la forma de mejorar la seguridad y salud de los trabajadores, encontrando qué cosas se están haciendo incorrectamente o se pueden mejorar y determinando ideas para solucionar esos problemas.
Hacer: Implementación de las medidas planificadas.
Verificar: Revisar que los procedimientos y acciones implementados están consiguiendo los resultados deseados.
Actuar: Realizar acciones de mejora para obtener los mayores beneficios en la seguridad y salud de los trabajadores».
Ciclo PHVA en OHSAS 18001
Para la norma OHSAS 18001:2007, en su introducción se establece el ciclo PHVA como:
«Planificar: establecer los objetivos y procesos necesarios para conseguir resultados de acuerdo con la política de SST de la organización.
Hacer: implementar los procesos.
Verificar: realizar el seguimiento y la medición de los procesos respecto a la política de SST, los objetivos, las metas y los requisitos legales y otros requisitos, e informar sobre los resultados.
Actuar: tomar acciones para mejorar continuamente el desempeño del sistema de gestión de la SST».
Comparación entre OHSAS 18001 y Decreto 1072 de 2015
Comenzar la implementación de un sistema de gestión requiere tener claros los conceptos aplicables. Este artículo busca mostrar algunas diferencias que son importantes para las empresas que ya cuentan con la implementación del SG-SST con base en el Decreto 1072 de 2015 y tienen la meta de tener una certificación internacional como OHSAS 18001. Para realizar la comparación, se revisarán las etapas del ciclo PHVA.
Ciclo PHVA: Planificar
En la definición colombiana, la parte de planificar del ciclo PHVA está enfocada en los trabajadores, es una definición que elimina del proceso de planificar a los contratistas, subcontratistas, empleados en misión y cooperados. Esta definición de planificar no es consistente con el campo de aplicación del SG-SST definido en el artículo 2.2.4.6.1 del Decreto 1072 de 2015.
En la norma internacional, la definición está directamente asociada a la política de seguridad y salud en el trabajo, es decir, que si la política de la empresa cubre a empleados y contratistas, la planeación cubrirá también a empleados y contratistas.
En la normatividad colombiana, la definición de planificación tiende a plantear acciones correctivas, preventivas y de mejora, es decir, que se enfoca en la solución de problemas detectados, en OHSAS 18001 se va un poco más lejos, en la planificación se establecen objetivos y procesos.
Ciclo PHVA: Hacer
En el hacer también se presentan diferencias. Para OHSAS 18001 lo que se implementan son procesos mientras para el Decreto 1072 de 2015 se implementan las medidas planteadas. El hacer implica ejecutar acciones ya sea que se deriven de la solución de un problema (Decreto 1072) o de un proceso (OHSAS 18001).
En la norma OHSAS 18001 se tiene en cuenta que muchas organizaciones gestionan sus operaciones por medio de la aplicación de un sistema de procesos y sus interacciones, que se puede denominar como “enfoque basado en procesos”, promovido por la norma ISO 9001.
Por otro lado, en la definición de hacer del Decreto 1072 de 2015 la ejecución de las medidas planteadas en la etapa anterior, se deja al libre criterio del implementador sin ninguna exigencia de que las acciones a tomar queden incorporadas dentro de los procesos de la organización. Esto puede causar que dicha implementación quede desconectada de la organización y no genere un proceso de cambio efectivo.
Ciclo PHVA: Verificar
En la norma OHSAS 18001 es claro que verificar corresponde a medir los resultados del hacer, comparar los indicadores con las metas trazadas y determinar si se cumplen o no se cumplen los objetivos que se definieron en la fase de planificar. Es de resaltar que OHSAS 18001 no solo solicita la evaluación de las metas, sino también la comunicación de los resultados a las partes interesadas.
La definición del Decreto 1072 de 2015 es un poco confusa; en primer lugar habla de verificar los procedimientos, cuando en las definiciones de planificar y hacer nunca de habló de procedimientos, y luego habla de conseguir los resultados deseados, cuando en las etapas previas no se habló de metas u objetivos.
Ciclo PHVA: Actuar
Para el Decreto 1072 de 2015, las acciones de mejora nuevamente están relacionadas con los trabajadores, dejando por fuera a contratistas, visitantes y otras personas que tienen relación con la empresa, mientras que en OHSAS 18001 se va más allá, las mejoras deben abarcar todo el SG-SST.
Otra diferencia es que para el Ministerio de Trabajo, la definición de actuar se relaciona con la mejora en la seguridad y la salud de los trabajadores, pero para OHSAS se pueden encontrar mejoras no solo en la seguridad y la salud de los trabajadores, sino también con la eficiencia del sistema o la mejor disposición de los recursos humanos, técnicos o financieros.
Recomendaciones
El Ministerio de Trabajo realizó un cambio importante en la seguridad y la salud de los trabajadores al pasar de un programa de salud ocupacional a un sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo e introducir el ciclo PHVA y la mejora continua.
Se recomienda al personal que participa en la implementación del SG-SST:
- En la planeación no solo tener en cuenta a los trabajadores sino también a los contratistas, subcontratistas, empleados en misión, cooperados y visitantes, definir, objetivos y metas.
- En el hacer tener en cuenta los procesos de la organización.
- En el verificar tener en cuenta informar a las partes interesadas
- En el actuar abarcar todos los ámbitos del SG-SST
Nota. Este artículo se basa en la comparación de las definiciones de PHVA en el Decreto 1072 de 2015 y OHSAS 18001. Aunque se encuentran algunas diferencias en las definiciones, es importante señalar que en el desarrollo del capítulo 2.2.4.6 del Decreto 1072 de 2015 se abordan varias de las recomendaciones planteadas.