Con la expedición del Decreto 1072 de 2015 ya no hay alternativa: todas las empresas con más de un trabajador deben implementar el nuevo Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST). Así las cosas, la prioridad es definir cómo implementar el SG-SST y poner en marcha este nuevo modelo.
El tema cobra importancia si se toma en cuenta que el SG-SST es una estructura integral, que abarca a la organización en su conjunto. El sistema no solamente cobija a los empleados de la empresa, sino también a los contratistas, subcontratistas y proveedores.
¿Cuáles son entonces los pasos a seguir? Básicamente se trata de llevar a cabo cinco actividades.
Tabla de contenido
1. Diseñar la política de Seguridad y Salud en el Trabajo
La política de Seguridad y Salud en el Trabajo contiene los lineamientos fundamentales del sistema de gestión. No puede ser generalista, sino que se debe adaptar a las características específicas y al tamaño de la organización. Su redacción tiene que ser clara, precisa y concisa.
La norma exige que el documento final sea firmado por el representante legal de la empresa. El contenido se debe difundir a todos los miembros de la organización, y demás partes interesadas, y tiene que revisarse una vez al año.
Una vez definida la política de Seguridad y Salud en el Trabajo, es necesario formular los objetivos de dicha política. Estos, deben enfocarse en tres puntos:
- Identificar los peligros, evaluar y valorar los riesgos, y establecer los controles respectivos.
- Proteger la seguridad y la salud de todos los miembros de la organización, mediante un proceso de mejora continua del sistema.
- Cumplir con las normas vigentes en la materia.
2. Operacionalizar el SG-SST
Este punto se refiere a las acciones que deben llevarse a cabo para poner en marcha el sistema. Incluye los siguientes elementos:
- Definición de obligaciones. Supone establecer las obligaciones puntuales que deben cumplir los empleados, contratistas y las ARL, en relación con el Sistema de Gestión.
- Capacitación en Seguridad y Salud en el Trabajo. Consiste en el diseño de un programa de capacitación que esté enfocado a formar a los trabajadores en los aspectos que el SG-SST exige. Este programa debe ser revisado anualmente. También incluye la elaboración de un programa de inducción dirigido a todos los trabajadores de la organización, sin tomar en cuenta su modalidad de contratación.
3. Producción y conservación de documentos del SG-SST
El Decreto 1072 de 2015 exige que se elaboren una serie de documentos, a saber:
- Política del SG-SST
- Definición de responsables
- Identificación anual de peligros
- Informes (condiciones de salud, programa de capacitación, procedimientos e instructivos, soportes de convocatoria y elección de COPASST)
- Reporte de investigación de accidentes, incidentes y enfermedades laborales
- Análisis de vulnerabilidad y planes de emergencia
- Registros de las inspecciones
- Matriz legal actualizada
- Evidencias para el control de los documentos
De igual manera, la norma indica que algunos documentos deben conservarse por un lapso mínimo de 20 años. Estos son:
- Resultado del perfil epidemiológico
- Resultado de las mediciones ambientales
- Resultados de los programas de vigilancia epidemiológica
- Registros de capacitación, formación y entrenamiento
- Registro de la entrega de Equipos de Protección Personal (EPP)
4. Gestión de la comunicación en el SG-SST
El Decreto indica que es necesario definir unos mecanismos eficaces para recibir, tramitar y responder a las comunicaciones relacionadas con el sistema. Esto aplica tanto para las comunicaciones internas como para las externas.
También se debe garantizar que todos los trabajadores y contratistas conozcan qué es y cómo funciona el SG-SST.
Finalmente, toda empresa debe contar con canales que hagan posible la participación del personal dentro del sistema.
5. Planificación del SG-SST
Para llevar a cabo el proceso de planificación se deben tomar en cuenta dos grandes componentes: la identificación de peligros y valoración de riesgos, y la evaluación inicial del programa de gestión.
La identificación de peligros y valoración de riesgos permite detectar los factores que atentan contra la seguridad y la salud de los trabajadores. También hace posible determinar el nivel de gravedad de esas amenazas. Corresponde a lo que anteriormente se conocía como “panorama de riesgos”.
Respecto a la evaluación inicial del programa de gestión, su propósito es definir los peligros prioritarios. Implica tanto la actualización de la información sobre los riesgos que se habían detectado con anterioridad, como la incorporación de los nuevos riesgos identificados.
La evaluación inicial debe incluir la revisión de estos componentes:
- Matriz legal
- Matriz de identificación de peligros
- Análisis de vulnerabilidad
- Plan de emergencia
- Evaluación de las medidas de control
- Cumplimiento del programa de capacitación
- Evaluación de puestos de trabajo
- Evaluación de programas de vigilancia epidemiológica
- Estadísticas de enfermedad y accidentes
- Registro de indicadores
- Diagnóstico de las condiciones de salud
A partir de toda esa información se elabora el plan de trabajo anual, que debe contener objetivos, metas, actividades, responsables, cronograma y recursos. Es importante recalcar que el plan de trabajo debe