La información laboral de todo trabajador debe ser conservada durante varios años según lo establece la normatividad vigente, conozca en este artículo cuál es la información que se debe guardar y por cuánto tiempo se debe conservar.
Normatividad vigente de conservación documental
El Decreto 1072 de 2015, en su artículo 2.2.4.6.13, establece que los registros y documentos que soportan el SG-SST deben ser conservados durante 20 años, a partir de que cese la relación laboral del trabajador con la empresa.
«Artículo 2.2.4.6.13. Conservación de los documentos. El empleador debe conservar los registros y documentos que soportan el SG-SST de manera controlada, garantizando que sean legibles, fácilmente identificables y accesibles, protegidos contra daño, deterioro o pérdida…
Los siguientes documentos y registros, deben ser conservados por un periodo mínimo de veinte (20) años, contados a partir del momento en que cese la relación laboral del trabajador con la empresa:
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Los resultados de los perfiles epidemiológicos de salud de los trabajadores, así como los conceptos de los exámenes de ingreso, periódicos y de retiro de los trabajadores.
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Resultados de mediciones y monitoreo a los ambientes de trabajo, como resultado de los programas de vigilancia y control de los peligros y riesgos en seguridad y salud en el trabajo;
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Registros de las actividades de capacitación, formación y entrenamiento en seguridad y salud en el trabajo.
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Registro del suministro de elementos y equipos de protección personal
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Para los demás documentos y registros, el empleador deberá elaborar y cumplir con un sistema de archivo o retención documental, según aplique, acorde con la normatividad vigente y las políticas de la empresa.»
No existe una normatividad específica que establezca el tiempo que debe conservarse una historia laboral de un empleado, sin embargo, se debe tener en cuenta que la pensión de un empleado no tiene ninguna prescripción y que cada vez la edad de jubilación es mayor. El Archivo General de la Nación ha determinado que las entidades públicas deben conservar las historias laborales durante 80 años, aunque esto no es obligatorio para la empresa privada, la mayor de especialistas en gestión documental recomiendan seguir esta recomendación ya que el Decreto 036 de 2008, artículo 1, literal b, faculta a la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social . UGPP para en cualquier momento solicitar información laboral:
«… Solicitar a aportantes, afiliados o beneficiarios del Sistema de la Protección Social la presentación de los documentos relacionados con el cumplimiento de sus obligaciones en materia de contribuciones parafiscales de la protección social que la UGPP considere necesarios …
Información laboral de nómina
La información laboral relacionada con la nómina, son todos los documentos que se generan durante la relación laboral e identifican pagos realizados al trabajador o a entidades a las cuales se encuentra afiliado.
Los documentos que se deben conservar son, entre otros:
- Comprobantes de nómina (mensuales o quincenales según se establezca el periodo de pago en el contrato).
- Aportes a la administradora de cesantías
- Aportes voluntarios a pensión
- Pagos de seguridad social (salud, pensión, caja de compensación, arl, etc)
- Pagos de cesantías realizados directos al trabajador
- Copia de consignación o transferencias realizadas al trabajador
- Certificados tributarios entregados al trabajador (declaración de ingresos y retenciones, etc)
- Relación de descuentos
- Horas extras
Tiempo de retención documental recomendado: 80 años. Los primeros dos años en el archivo de gestión y 78 años en el archivo central de la empresa.
Historias clínicas ocupacionales
Cuando la empresa cuente con un médico laboral en la organización, podrá gestionar toda la historia clínica de los trabajadores, en otro caso, los documentos que debe conservar la empresa son:
- Comunicación de presentación de exámenes médicos (ingreso, periódicos, retiro)
- Certificado correspondiente a exámenes médicos periódicos
- Certificado correspondiente a examen médico de ingreso
- Certificado correspondiente a examen médico de retiro
- Estudio de enfermedad profesional (cuando aplique)
Tiempo de retención recomendado: 20 años. Un año en el archivo de gestión y 19 años en el archivo central.
Historia laboral
La historial laboral es una serie documental de manejo y acceso reservado por parte de las áreas de Talento Humano o quien tenga sus funciones, en donde se conservan cronológicamente todos los documentos de carácter administrativo relacionados con el vínculo laboral que se establece entre la empresa y un trabajador.
La historia laboral debe tener, entre otros, los siguientes documentos:
- Contrato de trabajo
- Reporte de accidentes de trabajo
- Certificaciones de estudio
- Certificados de antecedentes (cuando se requiera para el cargo)
- Certificados de capacitación
- Certificados de incapacidad de personal
- Certificados de incapacidad total o parcial
- Certificados laborales
- Copia de libreta militar (cuando se requiera)
- Cartas, actas o documentos de autorización de vacaciones al trabajador
- Evaluación de desempeño (cuando la empresa la realice)
- Formato de afiliación de seguridad social
- Hoja de vida
- Fotocopia del documento de identidad
- Fotografía (opcional)
- Documento que evidencia la aprobación de licencias remuneradas o no remuneradas solicitadas por el trabajador
- Licencias por enfermedad, maternidad o parternidad
- Permisos
- Renuncia del trabajador y aceptación de la misma
- Ascensos
- Sanciones disciplinarias
- Tarjeta profesional (cuando se requiera para el cargo)
- Títulos académicos (cuando se requiera para el cargo)
Tiempo de retención documental recomendado: 80 años en el archivo de gestión.
Si el empleador lo requiere, puede adicionar a la historia laboral, copia de los registros del suministro de elementos y equipos de protección personal y entrega de dotaciones de los trabajadores, el documento original de esta información laboral, lo puede conservar en la carpeta del SG-SST.