En este artículo se presenta un ejemplo de procedimiento de gestión del cambio Dumbox Inc, este procedimiento brinda un orientación sobre los pasos mínimos que se deben seguir ante un situación de cambio en una empresa.
El cambio puede ser generado por condiciones ajenas a la empresa como una pandemia o un fenómeno natural, condiciones de la empresa como la adopción de una nueva tecnología o el cambio de sede o impuestas por el estado como las normatividad en riesgos laborales.
Aspectos normativos de la gestión del cambio
El Decreto 1072 de 2015 en su artículo 2.2.4.6.26 establece obligaciones del empleador con respecto a la gestión del cambio.
«Artículo 2.2.4.6.26. Gestión del cambio. El empleador o contratante debe implementar y mantener un procedimiento para evaluar el impacto sobre la seguridad y salud en el trabajo que puedan generar los cambios internos (introducción de nuevos procesos, cambio en los métodos de trabajo, cambios en instalaciones, entre otros) o los cambios externos (cambios en la legislación, evolución del conocimiento en seguridad y salud en el trabajo, entre otros).
Para ello debe realizar la identificación de peligros y la evaluación de riesgos que puedan derivarse de estos cambios y debe adoptar las medidas de prevención y control antes de su implementación, con el apoyo del Comité Paritario o Vigía de Seguridad y Salud en el Trabajo. De la misma manera, debe actualizar el plan de trabajo anual en seguridad y salud en el trabajo.
Parágrafo. Antes de introducir los cambios internos de que trata el presente artículo, el empleador debe informar y capacitar a los trabajadores relacionados con estas modificaciones.»
Contar con un procedimiento de gestión del cambio (y ejecutarlo cuando sea necesario) es un requisito de la Resolución 0312 de 2019, en su estándar E2.11.1.
De acuerdo con los estándares mínimos del SG-SST el criterio que se evalúa es «Disponer de un procedimiento para evaluar el impacto sobre la Seguridad y Salud en el Trabajo que se pueda generar por cambios internos o externos» y su modo de verificación es «Solicitar el documento que contenga el procedimiento». Sin embargo, en una auditoría, el auditor no se debe limitar a la verificación de la existencia del documento, sino a su aplicación en la empresa. Por ejemplo, en el año 2020, toda empresa debe haber ejecutado su procedimiento de gestión del cambio para enfrentar las situaciones derivadas de la pandemia.
Ejemplo de procedimiento de gestión del cambio
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P-SST-005 – VERSIÓN 1-20180107 DUMBOX INC Procedimiento de gestión del cambio |
1. Objetivo
Evaluar el impacto sobre la Seguridad y Salud en el Trabajo que se pueda generar por cambios al interior de Dumbox Inc o cambios externos.
2. Elementos de entrada
Los elementos que deben ser tenidos en cuenta como entradas para la ejecución del presente procedimiento están dados por:
- La generación de nuevos procesos.
- Nuevos equipos, tecnología o insumos.
- Nuevos proyectos que involucren actividades no rutinarias.
- Nuevos cargos o reasignación de personal.
- Acciones por eventos catastróficos.
- Cambios en estructura organizacional o en la administración.
- Cambios en infraestructura.
- Cambios en la legislación vigente que generen cambios en los procesos.
3. Procedimiento
Este procedimiento debe ser realizado cuando se presente alguna de las situaciones presentadas en los elementos de entrada.
| No. | ACTIVIDAD | DESCRIPCIÓN | RESPONSABLE | DOCUMENTOS / REGISTROS |
| 1 | Descripción del cambio | Se debe completar el formato de gestión del cambio, en el cual se describe el evento generador del cambio, soluciones propuestas y beneficios de realizar el cambio o consecuencias de no hacerlo. | Dueño del proceso, líder del área generadora del cambio o parte interesada. | F-SST-008 Formato de gestión del cambio |
| 2 | Elaborar plan de acción propuesto | Se realiza un plan de acción que describa cada una de las actividades que se deben realizar para ejecutar el cambio, incluyendo tiempos y responsables. | Dueño del proceso, líder del área generadora del cambio o parte interesada. | F-SST-003 Formato de plan de acción |
| 3 | Análisis de riesgos | Evaluación de los riesgos del nuevo proceso o de la la ejecución de las tareas que se requieran para realizar el cambio (construcciones, instalación de maquinaria, etc). | Administrador del SG-SST | P-SST-008 Procedimiento para la elaboración de la matriz de riesgos, F-SST-022 Formato de matriz de riesgos |
| 4 | Evaluación del cambio | Las partes interesadas se reunen para realizar la evaluación del cambio y determinar si se aprueba el cambio. De ser necesario se repiten los pasos 1 a 4 hasta obtener una decisión final. Si no se aprueba el cambio, se omiten los siguientes pasos. | Todas las partes interesadas | Acta de reunión |
| 5 | Asignación del líder del cambio | Se asigna un líder del cambio, que será la persona encargada de ejecutar el plan de acción aprobado | Alta dirección o quien esta designe | Carta de asignación o acta de reunión |
| 6 | Ejecución del plan de acción | Se ejecutan las actividades definidas en el plan de acción | Líder del cambio | Registros de ejecución |
| 7 | Cierre del cambio | Una vez finalizada la ejecución de las actividades, el líder del cambio notifica a las partes interesadas. De ser necesario, se puede generar un informe de rendición de cuentas. | Líder del cambio | Actas, cartas, informes. |
4. Notas
En el plan de acción se deben tener en cuenta actividades como:
- Divulgar el cambio a quien interese.
- Crear o actualizar los formatos, procedimientos e instructivos que se requieran.
- Identificar requisitos legales aplicables
- Capacitar a los trabajadores en los cambios realizados a los formatos, procedimientos e instructivos.
- Pruebas piloto.
- Solicitud de licencias o permisos de entidades externas.
Cuando se requiera un cambio de emergencia, se podrá seguir un camino corto a través del procedimiento normal de manera que se pueda ejecutar rápidamente. La documentación detallada requerida se completará posteriormente.
*Dumbox Inc es una empresa ficticia creada por SafetYA®. Este ejemplo de procedimiento de gestión del cambio se realiza con fines educativos en seguridad y salud en el trabajo.