Circular Externa 0335 de 2020

Para:	Servicios de Vigilancia y Seguridad Privada
De:	Orlando A. Clavijo Clavijo Superintendente de Vigilancia y Seguridad Privada
Asunto:	Instrucciones a los Servicios de Vigilancia y Seguridad Privada sobre el desarrollo de visitas de inspección virtuales.
Fecha:	16/07/2020

El Superintendente de Vigilancia y Seguridad Privada se permite informar a los servicios y Vigilancia y Seguridad Privada:

Que mediante el Decreto 417 de 17 de marzo de 2020, el Gobierno nacional en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales declaró el Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica en todo el territorio nacional.

Que mediante Decretos 457 del 22 de marzo de 2020, 531 del 8 de abril de 2020, 593 del 24 de abril de 2020, 636 del 6 de mayo de 2020, 637 del 6 de mayo de 2020, 689 del 22 de mayo de 2020, 749 del 28 de mayo de 2020, 878 de 25 de junio de 2020, 990 del 9 de julio de 2020, el Gobierno nacional impartió instrucciones en virtud de la emergencia sanitaria generada por la pandemia del nuevo Coronavirus COVID-19, y preservación del orden público, dentro de las cuales se ordenó el aislamiento preventivo obligatorio de todas las personas habitantes de la República de Colombia.

Como consecuencia de lo anterior, el Gobierno nacional con el propósito de limitar las posibilidades de propagación del Coronavirus COVID-19 y de proteger la salud del público en general y de los servidores públicos que los atienden, ha promovido normas y acciones que flexibilizan la obligación de atención personalizada al usuario, así como las disposiciones tendientes a generar la eficiencia en la administración del sector público.

En concordancia con lo anterior, el Presidente de la República, instó a todas las entidades del Estado en todos sus niveles, para que adopten medidas de urgencia a fin de garantizar la atención y la prestación de los servicios por parte de las autoridades públicas y los particulares que cumplan funciones públicas, para que estas puedan ser realizadas a través de las tecnologías de la información y las comunicaciones.

Que en el artículo 6° del Decreto Legislativo número 491 de 28 de marzo de 2020, se faculta a las autoridades administrativas públicas, hasta tanto permanezca vigente la Emergencia Sanitaria declarada por el Ministerio de Salud y Protección Social, por razón del servicio y como consecuencia de la emergencia, a suspender, mediante acto administrativo, los términos de las actuaciones administrativas o jurisdiccionales en sede administrativa, previa evaluación y justificación de la situación concreta, término durante el cual no correrán los términos de caducidad, prescripción o firmeza previstos en la ley que regule la materia.

Que el Superintendente de Vigilancia y Seguridad Privada, mediante Resolución número 20201300037007 de 15 de julio de 2020, prorrogó la medida de suspensión de términos, y algunas de sus excepciones, sin incluir las visitas ordinarias y extraordinarias a prestadores autorizados.

Que las entidades y organismos del Estado deben proteger y garantizar los derechos y libertades de las personas, la primacía de los intereses generales, la sujeción de las autoridades a la Constitución y demás preceptos del ordenamiento jurídico, el cumplimiento de los fines y principios esenciales estatales, el funcionamiento eficiente y democrático de la administración y la observancia de los deberes del Estado y de los particulares.

Que de conformidad con el artículo 2° del Decreto 2355 de 2006, es función de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada dirigir, coordinar y ejecutar la inspección, control y vigilancia de todos los servicios de vigilancia y seguridad privada que se desarrollen en el territorio nacional e imponer los correctivos del caso.

Que para el cumplimiento de los fines señalados en el Decreto 2355 de 2006, se facultó al Superintendente Delegado para el Control, entre otras, para programar, dirigir y coordinar la realización de visitas de inspección, adelantar las investigaciones por infracciones a las normas que regulan la industria y los servicios de vigilancia y seguridad privada e imponer los correctivos y sanciones del caso.

Que de acuerdo con los parámetros establecidos en el Decreto Ley 356 de 1994, la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada es el ente responsable de dirigir, coordinar y ejecutar las funciones de inspección, vigilancia y control sobre los servicios de vigilancia y seguridad privada. Por lo tanto, le resulta necesario tomar medidas que garanticen la reanudación de las visitas de inspección, teniendo en cuenta los escenarios de prevención para evitar la propagación de los graves efectos de salud del Coronavirus COVID-19.

Que en este orden de ideas, durante el período de aislamiento preventivo de todas las personas habitantes de la República de Colombia, ordenado por el Gobierno nacional, la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada tomará las medidas necesarias para atender y garantizar el servicio a su cargo utilizando las tecnologías de la información TIC, visitas de inspección virtuales, y la página web habilitados para tal fin.

Que con fundamento en el Memorando número 20201300060763 del 12 de junio de 2020, expedido por la Oficina Asesora Jurídica de esta Superintendencia, se conceptuó respecto de la viabilidad y procedencia de las visitas virtuales a los servicios de vigilancia y seguridad privada, de conformidad con las facultades legales establecidas en el Decreto 2355 de 2006, razón por la cual se reitera que las actuaciones administrativas serán adelantadas garantizando los derechos Constitucionales al debido proceso, publicidad y derecho de contradicción. Para el efecto, la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada garantizará la efectiva comunicación virtual con los servicios vigilados y adoptará las medidas pertinentes a fin de dar a conocer las decisiones de las diferentes actuaciones adelantadas en el trascurso de las visitas de inspección y hacer uso del ejercicio de sus respectivos derechos.

Que las visitas inspectivas ordinarias y extraordinarias contempladas en el instructivo de visitas de inspección Código INS-GCI-220-002 Versión 2 aprobado 27/11/2019 por esta Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, se llevarán a cabo empleando las tecnologías de la información TIC conforme a los siguientes parámetros:

1. Se ordenará mediante auto comisorio, el cual se comunicará a través de citación enviada por correo electrónico certificado al servicio de vigilancia y seguridad privada y/o al representante legal, en el cual se informará la fecha y hora de su práctica, el funcionario comisionado; así como, los requerimientos técnicos necesarios para atender la visita inspectiva.

2. La visita deberá ser atendida por el representante legal o su apoderado, quienes se identificarán al inicio de la diligencia, una vez comunicado el auto comisorio que la ordena, se levantará el acta, la cual debe contener los hechos que motivaron la realización de la visita, fundamentos jurídicos que la sustentan, pruebas pertinentes, conducentes y útiles, las manifestaciones por parte del representante legal o su apoderado y los requerimientos del caso.

Dicha acta se guardará e incorporará en el expediente de la diligencia en el archivo digital junto con el video de la sesión tomado en Microsoft Teams en formato MP4 y en constancia se firmará por quien atiende la misma y el (s) funcionario (s) comisionado.

3. Las sesiones realizadas en las visitas de inspección virtual, serán grabadas por el funcionario organizador de la misma, dejando evidencia de la identificación de los participantes, lo acontecido en el desarrollo de la diligencia, así como de las manifestaciones realizadas por cada uno de los intervinientes en la misma, en cumplimiento de las garantías procesales propias de las actuaciones administrativas adelantadas por esta Superintendencia.

4. Las visitas de inspección realizadas de forma virtual, se desarrollarán por medio del software para encuentros virtuales denominado “Microsoft Teams”, que es la plataforma unificada de comunicación y colaboración que combina chat persistente en el lugar de trabajo, reuniones de video, almacenamiento de archivos e integración de aplicaciones.

5. A través de Microsoft Teams, se citará a los vigilados por medio de correo electrónico como mínimo con tres (3) días hábiles anteriores de la visita, los cuales deben cumplir con los requisitos de hardware mínimos establecidos (Gmail, Hotmail, Outlook, entre otros) sin necesitar ninguna otra cuenta previo a la notificación del auto comisorio.

6. Los representantes legales o apoderados de los servicios vigilados deben en todo momento tener activada la cámara, para el buen desarrollo de la Visita de Inspección Virtual, para tal efecto ver Anexo 1 de la citación.

7. El aplicativo permite compartir pantalla, lo que proporciona facilidad al mostrar la información en el PC tales como: archivos de Word, Excel, Power Point, videos, PDF, entre otros).

8. El envío de la información que se requiera y se solicite en el desarrollo de la visita, se realizará a través del gestor de información Microsoft Outlook, disponible como par- te de la suite Microsoft Office, el cual tiene respaldo operativo @supervigilancia.gov.co, soporta diversos tipos de archivos, con una capacidad de 10 Mb por correo.

9. La respuesta a los requerimientos que se realicen en el desarrollo de la visita no podrán superar los dos (2) días hábiles siguientes, y deberán ser radicados por parte del representante legal o apoderado del servicio vigilado de manera virtual a través de correo electrónico dirigido al coordinador del grupo de inspección: visitas-virtuales@supervigilancia.gov.co indicando en el asunto del correo electrónico el número del auto comisorio, razón social y NIT., con copia al correo electrónico del funcionario comisionado para la diligencia.

10. Los sujetos que intervienen dentro de las diligencias de inspección cumplirán los deberes constitucionales y legales para colaborar solidariamente con la buena marcha de las visitas de inspección adelantadas por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada.

Finalmente es de resaltar el deber que le concierne a los servicios de vigilancia el de atender y colaborar con la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada de conformidad con lo dispuesto en el numeral 16 del artículo 74 del Decreto Ley 356 de 1994, cuya omisión puede acarrear una sanción administrativa. Aunado a lo anterior es necesario recordar lo dispuesto por el artículo 51 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, frente a la renuencia en el suministro de la información.

La presente rige a partir de su publicación.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, a 16 de julio de 2020.

El Superintendente de Vigilancia y Seguridad Privada,

Orlando Alfonso Clavijo Clavijo.
(C. F.).

Notas a la Circular Externa 0335 de 2020

La Circular 0335 de 2020 fue publicada en el Diario Oficial 51.378 del 17 de julio de 2020.

Esta circular se encuentra derogada tácitamente por desaparición del fundamento jurídico para la existencia de la norma. La emergencia sanitaria por COVID-19 finalizó el 30 de junio de 2022.

Otros actos administrativos de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada que pueden ser de su interés:

Descargar PDF de la Circular 0335/20