La normatividad existente en Colombia para el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) implica el diseño de un conjunto de programas del SG-SST. No hay un modelo fijo para la estructuración de dichos programas.
Tabla de contenido
¿Qué es un programa?
La normatividad siempre habla de programas del SG-SST pero en ningún momento los define ni establece qué se debe incluir en cada programa, esto genera que existan en el mercado diferentes modelos de programa.
De acuerdo con la Real Academia Española, se puede definir un programa como:
«Programa. Serie ordenada de operaciones necesarias para llevar a cabo un proyecto.»
La norma OHSAS 18001, en su numeral 4.3.3, menciona sobre los programas:
«La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios programas para alcanzar sus objetivos. estos programas deben incluir al menos:
a) la asignación de responsabilidades y autoridad para lograr los objetivos en las funciones y niveles pertinentes de la organización; y
b) los medios y plazos para lograr estos objetivos.«
En concordancia, se puede entender un programa del SG-SST como:
«Conjunto de una o más actividades planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia el cumplimiento de los objetivos del SG-SST.»
Ejemplos de programas del SG-SST
A su vez, dependiendo del diagnóstico de salud de los trabajadores, de los resultados del análisis de riesgos para cada cargo y de las actividades de implementación del SG-SST, el responsable del SG-SST con el apoyo del COPASST y la alta dirección puede determinar la creación de programas adicionales como:
- Programa de elementos de protección personal (EPP)
- Programa de fomento de estilos de vida saludable
- Programa de prevención de patologías comunes
- Programa de vigilancia médica para factores de riesgos cardiovasculares.
- Programa de vigilancia médica para el impacto de la función visual en el trabajo.
- Programa de detección precoz del cáncer de próstata.
- Programa de detección precoz del cáncer de cérvix uterino.
- Programa de seguimiento nutricional.
- Programa de preparación ante emergencias
Estructura de un programa del SG-SST
Cada programa del SG-SST debe estar estructurado en un documento el cual debe contener:
1. Justificación y/o alcance del programa
Corresponde a las actividades, indicadores, normas o cualquier otro hecho que motive a la empresa a crear el programa teniendo en cuenta los factores de riesgo. Se debe tener en cuenta la población que debe ser cubierta.
Ejemplo: La creación del programa de vigilancia epidemiológica, además de la obligación legal, se podría justificar con los índices de ausentismo por enfermedad general que presente la población de la empresa.
2. Objetivos del programa
Los objetivos representan los que se pretende alcanzar como resultado de la implementación del programa. Es importante resaltar que los objetivos siempre deben ser medibles.
No se debe confundir justificación con objetivos. La justificación es lo que da origen a la realización de los programas del SG-SST, mientras que los objetivos es lo que esperamos lograr al final de su ejecución.
En caso de ser requerido se puede formular un objetivo general y varios objetivos específicos.
Ejemplo. En el programa de preparación ante emergencias se puede tener el objetivo: preparar al personal de la empresa en cómo responder ante un sismo o terremoto.
3. Responsabilidades
En este aparte se debe especificar quiénes participan de los programas del SG-SST o se benefician del mismo y cuáles son sus responsabilidades.
En algunas empresas tienden a usar siempre el «copiar y pegar» y todos los programas quedan con los mismos roles y las mismas responsabilidades. Esto no es una buena práctica, porque al incluir las responsabilidades, este programa debe ser incluido en el informe de rendición de cuentas de cada rol o se pueden estimar recursos que finalmente no se usarán.
Ejemplo: En un programa de detección precoz del cáncer de cérvix uterino, se establecería que va dirigido a todas las mujeres de la empresa y que su responsabilidad en el programa es asistir a las capacitaciones y actividades que se desarrollen. En este caso, no se puede decir que está dirigido a todos los trabajadores.
4. Duración del programa
Permite determinar el plazo en el que se debe desarrollar el programa. La mayoría de programas del SG-SST son estructurados para tener una duración de un año.
5. Actividades del programa
Se debe presentar una descripción detallada de las actividades que se van a ejecutar en cumplimiento de los programas del SG-SST. Cada una de las actividades debe contar con:
- Responsable de ejecutar la actividad
- Frecuencia de su realización
- Participantes
- Descripción de la actividad
Dependiendo del programa y de la organización de la empresa, en cada actividad se pueden especificar los procedimientos y formatos que se deben utilizar en su ejecución. En caso de ser necesario, se deben mencionar los requisitos para su realización o los requerimientos de preparación de la actividad, los recursos necesarios y las fuentes de información requeridas.
Ejemplo. En el programa de riesgo psicosocial se puede tener la siguiente actividad:
- Descripción de la actividad. Capacitación en manejo de estrés.
- Responsable de ejecutar la actividad. Psicólogo(a) especialista en salud ocupacional y responsable del SG-SST
- Frecuencia de su realización. Una vez al año.
- Participantes: dirigido a todos los empleados de la empresa.
- Requisitos. Dado que la empresa no cuenta con un psicólogo especialista en salud ocupacional, se debe realizar una contratación de una persona externa. Para el desarrollo de la capacitación se debe reservar una sala de reuniones con capacidad para todo el personal.
6. Cronograma de actividades
El cronograma de actividades incluye las actividades del programa como también actividades que sean requisito para su ejecución y las labores de logística necesarias para cumplir con los programado. El cronograma incluye fechas y responsables para cada una de las actividades.
7. Indicadores
Se deben establecer los indicadores que se utilizarán para medir si los objetivos se han cumplido o no se han cumplido. Verifique que hay una relación directa entre el indicador diseñado y el objetivo que se desea cumplir.
El Decreto 1072 de 2015 en su artículo 2.2.4.6.19 establece que cada indicador que se defina debe contar con una ficha técnica que incluya:
- Definición del indicador;
- Interpretación del indicador;
- Límites para el indicador;
- Método de cálculo;
- Fuente de la información para el cálculo; ,
- Periodicidad del reporte; y
- Personas que deben conocer el resultado.
Estos indicadores podrán ser de estructura, proceso o resultado. Para cada indicador debe ser clara la meta a la cual se desea llegar con el cumplimiento de las actividades.
7. Metas
Para cada uno de los indicadores, se deben establecer las metas, es decir el valor a partir del cual se considera que cumple o no con el resultado esperado.
Recomendaciones
Se debe tener en cuenta que cualquier persona debe estar en capacidad de entender el programa, por lo cual es importante que el documento cuente con toda la información necesaria para que otra persona lo pueda entender y ejecutar en caso de ausencia de su creador.
El programa debe ser realizado teniendo en cuenta la realidad de la empresa, no se debe formular un programa para el cual se necesitan recursos que la empresa no puede pagar.
Si decide adicionar al programa un marco teórico o una lista de definiciones, asegúrese de que son un aporte para la interpretación y ejecución del programa y no «contenido de relleno» para el documento.
Al final de la planeación de los programas:
- Incluya todas las actividades en el plan anual del SG-SST
- Verifique la cantidad de tiempo que va a requerir del personal para la ejecución de todas las actividades y valide con la gerencia que en realidad podrá contar con ese tiempo.
- Verifique que las actividades planeadas no se solapan entre programas.
- Asegúrese de que no hay actividades planeadas en la época de vacaciones colectivas
- Tenga en cuenta en su planeación las temporadas altas de trabajo en las cuales no podrá disponer de todos los empleados para participar en capacitaciones u otras actividades.
Tenga un cuenta de un programa de manejo del riesgo no es lo mismo que un programa de vigilancia epidemiológica.
Programas del SG-SST obligatorios
Toda empresa debe contar con los siguientes programas del SG-SST:
- Programa de capacitación en SST (Decreto 1072 de 2015 Art. 2.2.4.6.11)
- Programa de intervención del riesgo psicosocial (Resolución 2646 de 2008, Resolución 2764 de 2022)
- Programa de auditoría (Decreto 1072 de 2015,Art. 2.2.4.6.29)
- Programas de promoción y prevención (Decreto 1072 de 2015 Art. 2.2.4.6.34)
- Programa de mantenimiento preventivo y correctivo para instalaciones, equipos y herramientas (Decreto 1072 de 2015 Art. 2.2.4.6.24 parágrafo 2)
Dependiendo de la actividad económica de la empresa y de los riesgos, es posible que se requieran también los siguientes programas:
- Programa de rehabilitación de la salud de los trabajadores (Ley 9 de 1979 Art. 125, Decreto 1072 de 2015 Art. 2.2.4.6.31, Resolución 30505 de 2022)
- Programa de prevención y protección contra caídas para trabajo seguro en alturas (Resolución 4272 de 2021 Art. 4)
- Programa de Prevención de Accidentes Mayores -PPAM (Decreto 1072 de 2015 art. 2.2.4.12.1 y siguientes)