Instructivo para el reporte de la autoevaluación de estándares mínimos SG – SST

Explicación paso a paso de cada uno de los campos del formulario de reporte de la autoevaluación de estándares mínimos del SG-SST (Circular 0071).

Instructivo para el reporte de la autoevaluación de estándares mínimos 2019-2020

Instructivo para el reporte de la autoevaluación de estándares mínimos 2019-2020

El 30 de noviembre de 2020 el Ministerio del Trabajo publicó la Circular 071 de 2020 en la cual informaba a todos los empleadores y contratantes que se encontraba disponible el aplicativo para el reporte de la autoevaluación de estándares mínimos del SG-SST de los años 2019 y 2020.

Aunque el Ministerio del Trabajo ha publicado un instructivo para el diligenciamiento del reporte de la autoevaluación de estándares mínimos SG – SST en la página web del Fondo de Riesgos Laborales, son varias las inquietudes que han surgido de los lectores sobre la forma correcta de completar la información solicitada. El formulario cambió el 19 de diciembre de 2020, algunos campos que eran obligatorios pasaron a ser opcionales.

En este instructivo encontrará el detalle de cada uno de los campos del formulario y la interpretación que se ha realizado por parte del equipo de SafetYA de la normatividad vigente y cuál sería el espíritu del Ministerio del Trabajo al solicitar la información.

Esta información complementa el instructivo realizado en nuestro canal de Youtube y será actualizada de acuerdo con las nuevas circulares que amplíen, deroguen o modifique la Circular 071 de 2020 o conceptos que expida el Ministerio del Trabajo.

¿Quiénes deben realizar el reporte de autoevaluación?

Están obligados a realizar el reporte de la autoevaluación de estándares mínimos del SG-SST del año 2019 y 2020:

  • Empleadores públicos
  • Empleadores privados
  • Contratantes de personal bajo modalidad de contrato civil, comercial o administrativo
  • Organizaciones de economía solidaria y del sector cooperativo
  • Agremiaciones o asociaciones que afilian trabajadores independientes al Sistema de Seguridad Social Integral
  • Empresas de Servicios Temporales
  • Administradoras de Riesgos Laborales
  • Policía Nacional en lo que corresponde a su personal no uniformado
  • Fuerzas Militares en lo que corresponde al personal civil
  • Todos los que deben implementar los Estándares Mínimos del Sistema de Gestión de SST en el marco del Sistema de Garantía de Calidad del Sistema General de Riesgos Laborales

Se exceptúan de esta obligación:

  • Empleadores de servicio doméstico
  • Empresas creadas en el año 2020 que aun no han iniciado operación, no tienen empleados ni contratistas.
  • Las empresas creadas en el año 2020 no deben presentar reporte del año 2019.

Pasos para acceder al formulario de reporte de la autoevaluación de estándares mínimos

Para acceder al formulario dispuesto por el Ministerio del Trabajo siga los siguientes pasos:

Paso 1. Preparación de documentos

Con el fin de realizar con agilidad el reporte de la autoevaluación de estándares mínimos del SG-SST, se recomienda tener a la mano los siguientes documentos:

  • Información de la empresa
    • Cámara de Comercio o documento equivalente donde se encuentre la información de la empresa y su representante legal.
    • Afiliación a la ARL o documento donde se encuentre la actividad económica de la empresa con la cual cotiza a riesgos laborales (Decreto 1607 de 2002).
    • Código DIVIPOLA del municipio donde está registrada la empresa
  • Información del responsable del SG-SST
    • Hoja de vida o documento donde se encuentre profesión, estudios realizadas y tiempo de experiencia.
    • Licencia en seguridad y salud en el trabajo
    • Curso de 50 horas del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo
  • Autoevaluación
    • Se debe tener previamente diligenciada la autoevaluación siguiendo el formato del artículo 27 de la Resolución 0312 de 2010.
    • En caso de que no aplique uno de los ítems, contar con el texto justificativo.

Paso 2. Ingresar al Fondo de Riesgos Laborales

Aunque el formulario puede ser diligenciado en cualquier dispositivo móvil, por su extensión, se recomienda realizar esta actividad desde un computador.

En el navegador de su preferencia escriba fondoriesgoslaborales.gov.co también puede acceder buscando en el buscador de su preferencia: Fondo de Riesgos Laborales.

Paso 3. Página del Fondo de Riesgos Laborales

En la página principal del Fondo de Riesgos Laborales encontrará la opción de diligenciar el formulario o acceder a la página del Fondo.

Home Fondo de Riesgos Laborales

Haga clic en cualquiera de los enlaces disponibles con el texto: «Diríjase al Formulario de Reportes Autoevaluación de Estándares Mínimos SG-SST».  Si aparece que el formulario está cerrado, ingrese al otro enlace.

Nota. No se recomienda guardar enlaces ya que la dirección del formulario podría cambiar en cualquier momento.

Paso 4. Diligenciar el formulario

Se desplegará un formulario de Google en el cual debe completar la información solicitada.

  • El formulario tiene 105 preguntas
  • El formulario debe ser completado dos veces: una vez para el reporte del año 2019 y otra vez para el reporte de la autoevaluación de estándares mínimos del año 2020.
  • El tiempo estimado de diligenciamiento es de una hora por cada formulario. El tiempo puede variar de empresa a empresa.
  • El formulario tiene tres secciones:
    • Información de la empresa
    • Información del responsable del SG-SST
    • Autoevaluación (60 ítems)

En la siguiente sección de este artículo se explican cada uno de los campos que deben ser diligenciados en el formulario.

Paso 5. Envío

En esta sección final, se plasman recomendaciones antes de hacer el envío del formulario:

La información diligenciada en el presente formulario se hace bajo la gravedad de juramento y hace parte de la autoevaluación en cumplimiento de la implementación del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo de la empresa.

Al terminar de diligenciar el formulario, el resultado dará un número en 0 y 1000. El resultado obtenido en el formulario se debe dividir entre 10 a efectos de obtener los indicadores conforme a lo establecido en el artículo 28 de la Resolución 0312 de 2019.

Haga clic en el botón ENVIAR

Pantalla final del reporte de la autoevaluación de estándares mínimos

Pantalla final del reporte de la autoevaluación de estándares mínimos

Se enviará un correo electrónico con una copia de las respuesta a la dirección de correo suministrada en el campo 1 del formulario.  El empleador o contratante deberá guardar los dos correos que le lleguen (uno por cada año) como evidencia del cumplimiento de la obligación.

Nota. Haga clic en ver puntuación y guarde ese enlace, le servirá como evidencia en caso de que no le llegue el correo electrónico.

Información de la empresa

La siguiente tabla presenta la información solicitada por el formulario correspondiente a la información de la empresa, la columna de de observaciones fue adicionada por SafetYA y no corresponde a información oficial del Ministerio del Trabajo. Se resaltan en rojo los cambios que ha tenido el formulario desde su publicación.

# Campo Instrucciones Mintrabajo Observaciones
1 Dirección de correo electrónico Obligatorio Se recomienda escribir el correo electrónico oficial de la empresa para notificaciones que es el que se encuentra en la cámara de comercio o su documento equivalente.

Si se escribe un correo electrónico diferente al registrado en cámara de comercio, se recomienda que se cuente con autorización de la alta dirección en la cual se especifique autorizar al líder de SST a realizar el reporte con una dirección electrónica diferente a la de notificaciones.

Se recomienda usar cuentas corporativas y no personales con el fin de que mantener la información y recibir comunicaciones esté bajo el control de la empresa.

2 Fecha del reporte (Año) Obligatorio. Seleccione el año del cual desea registrar información. (Ej. 2019 para reportar los estándares del año 2019). Una vez haya diligenciado y enviado el formulario, deberá acceder nuevamente al link del formulario para ingresar la información correspondiente al año 2020.
3 Tipo de persona Obligatorio. Seleccione una de las siguientes opciones:

  • Jurídica
  • Natural
4 Razón Social PERSONA JURÍDICA Diligenciar ÚNICAMENTE si en la opción Tipo de Persona seleccionó: JURÍDICA
5 Primer Nombre PERSONA NATURAL Diligenciar ÚNICAMENTE si en la opción Tipo de Persona seleccionó: NATURAL
6 Segundo Nombre PERSONA NATURAL Diligenciar ÚNICAMENTE si en la opción Tipo de Persona seleccionó: NATURAL Si la persona tiene más de dos nombres, escriba acá del segundo en adelante.
7 Primer Apellido PERSONA NATURAL Diligenciar ÚNICAMENTE si en la opción Tipo de Persona seleccionó: NATURAL
8 Segundo Apellido PERSONA NATURAL Diligenciar ÚNICAMENTE si en la opción Tipo de Persona seleccionó: NATURAL
9 Código de la actividad económica Obligatorio. Ingresar los 5 DIGITOS del Decreto 1607 de 2002 si es Persona JURÍDICA

Debe ser un número entre 10000 y 59999

Tenga en cuenta que el código de actividad económica del Decreto 1607 de 2002 no es el mismo código de actividad del RUT.  Para conocer el código puede:

  • Buscar el código en su afiliación a la ARL o solicitarlo a su ARL
  • Buscar el código en el Decreto 1607 de 2020 si es persona jurídica.

En el Decreto 1607 de 2002 aparecen 7 dígitos y no 5 como solicita el formulario. Seleccione los primeros 5 dígitos, el que está bajo la columna Clase de riesgo y los cuatro dígitos bajo la columna código CIIU.

10 Régimen tributario Obligatorio. Diligenciar si en la opción Tipo de Persona seleccionó cualquiera de las 2 opciones: NATURAL / JURÍDICA El régimen tributario se encuentra en el RUT de la empresa o contratante.
11 Número de identificación tributario SIN dígito de verificación Obligatorio. Diligenciar si en la opción Tipo de Persona seleccionó cualquiera de las 2 opciones: NATURAL / JURÍDICA

Debe ser un número mayor que 0.

12 Dígito de verificación Diligenciar si en la opción Tipo de Persona seleccionó cualquiera de las 2 opciones: NATURAL / JURÍDICA.

Debe ser un número menor o igual que 9

Opcional.
13 Tipo documento Representante Legal Diligenciar ÚNICAMENTE si en la opción Tipo de Persona seleccionó: JURÍDICA La opción de pasaporte no está disponible. Alternativas:

  • Escribir la información de un representante suplente que tenga cédula colombiana
  • Esperar que el Ministerio actualice el formulario.
  • Seleccionar cédula de extranjería y en caso de ser necesario, remitir al Ministerio del Trabajo comunicado con la aclaración.

La opción de NIT no está disponible, por lo cual no se puede reportar representante legal persona jurídica. Alternativas:

  • Escribir la información de un representante suplente que sea persona natural
  • Esperar que el Ministerio actualice el formulario.
  • Escribir la información del representante legal de la persona jurídica.
14 Número documento Representante Legal Debe ser un número entre 10000 y 9999999999
15 Primer NOMBRE del representante legal Diligenciar ÚNICAMENTE si en la opción Tipo de Persona seleccionó: JURÍDICA No existe la opción de razón social, para el caso de persona jurídica representante legal de persona jurídica.

Alternativa:

  • Esperar que el Ministerio actualice el formulario.
  • Escribir la razón social en el campo de Primer nombre.
16 Segundo NOMBRE del representante legal Diligenciar ÚNICAMENTE si en la opción Tipo de Persona seleccionó: JURÍDICA Se recomienda escribirlo igual a como aparece en la cédula de ciudadanía o su equivalente sin omitir nombres ni apellidos
17 Primer APELLIDO o de soltera del representante legal Diligenciar ÚNICAMENTE si en la opción Tipo de Persona seleccionó: JURÍDICA
18 Segundo APELLIDO o de casada del representante legal Diligenciar ÚNICAMENTE si en la opción Tipo de Persona seleccionó: JURÍDICA
19 Correo electrónico Obligatorio. Diligenciar si en la opción Tipo de Persona seleccionó cualquiera de las 2 opciones: NATURAL / JURÍDICA Corresponde al correo electrónico del representante legal de la empresa.
20 Número telefónico fijo de la empresa Obligatorio. Diligenciar si en la opción Tipo de Persona seleccionó cualquiera de las 2 opciones: NATURAL / JURÍDICA.

Debe ser un número entre 1000000 y 9999999.

Solo admite 7 dígitos, por lo cual no se debe incluir el código de la ciudad.
21 Número celular de la empresa Obligatorio. Diligenciar si en la opción Tipo de Persona seleccionó cualquiera de las 2 opciones: NATURAL / JURÍDICA

Debe ser un número entre 3000000000 y 3999999999.

Se recomienda un número corporativo, que permanezca aunque cambie el gerente o el líder de seguridad y salud en el trabajo.
22 Dirección de la empresa Obligatorio. Diligenciar si en la opción Tipo de Persona seleccionó cualquiera de las 2 opciones: NATURAL / JURÍDICA (Por favor digitar la dirección de la empresa usando únicamente LETRAS MAYÚSCULAS) Solo escriba la dirección, no incluya municipio ni departamento.
23 Departamento Obligatorio. Diligenciar si en la opción Tipo de Persona seleccionó cualquiera de las 2 opciones: NATURAL / JURÍDICA Seleccione el departamento donde se encuentra registrado el empleador o contratante.  En el caso de Bogotá, seleccione Cundinamarca.
24 Municipio Obligatorio. Diligenciar si en la opción Tipo de Persona seleccionó cualquiera de las 2 opciones: NATURAL / JURÍDICA
25 Código de DIVIPOLA Municipio (Empresa) Obligatorio. Consultar código DIVIPOLA del municipio (Columna B) en el siguiente link Código de 5 dígitos que identifica al municipio. Acceda al listado de códigos DIVIPOLA de los municipios de Colombia.
26 Zona donde está ubicada la empresa Obligatorio.

Diligenciar si en la opción Tipo de Persona seleccionó cualquiera de las 2 opciones: NATURAL / JURÍDICA
Seleccione la zona donde está ubicada la sede principal de la empresa: Rural o Urbana
27 ARL a la que se encuentra afiliada la empresa Opcional. Diligenciar si en la opción Tipo de Persona seleccionó cualquiera de las 2 opciones: NATURAL / JURÍDICA El campo era obligatorio al momento del lanzamiento del formulario, pero en la tercera semana de diciembre, el Ministerio del Trabajo dejó el campo como opcional para aquellos empleadores que no tienen empleados y por lo tanto no cuentan con una ARL.

Si en el año 2019 su ARL era Liberty Seguros, usted tiene estas opciones:

  • No seleccionar ninguna ARL
  • Seleccionar ARL Bolívar quien adquirió a ARL Liberty
  • Esperar a que el Ministerio del Trabajo actualice el formulario
28 Cantidad de trabajadores Obligatorio. El Ministerio aclara que cuando se hace referencia a trabajadores es a todos los que realizan un trabajo para la empresa sin importar su forma de contratación.

Cuente empleados y contratistas independientes. No incluya los empleados de sus contratistas.

Una vez completada la información de la empresa, haga clic en el botón SIGUIENTE para continuar. Si se encuentra que falta un campo obligatorio, el sistema le marcará en rojo el error.

Información del responsable del SG-SST

El Ministerio del Trabajo realizó modificaciones a esta sección.  Cuando el formulario se publicó el 1 de diciembre de 2020, el campo de la licencia era obligatorio, en ese momento la interpretación era que se solicitaba el responsable del diseño pues el único que requiere licencia en los artículos 3, 9 y 16 de la Resolución 0312 de 2019.

Desde el 18 de diciembre de 2020, el requisito de licencia pasó de ser obligatorio a ser opcional, y el ministerio realizó aclaraciones en su evento del 18 de diciembre de 2020. Teniendo en cuenta este cambio, se considera que la persona que se registra en la sección de responsable es quien junto con el empleador, firmó la autoevaluación del SG-SST que está reportando.

El responsable del SG-SST puede cambiar de un año a otro, es decir, la persona que reporta en el año 2019 puede ser diferente a la del año 2020 si ha tenido rotación de personal o contratistas.

# Campo Instrucciones Mintrabajo Observaciones
29 Primer NOMBRE del Responsable del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo – SG -SST Obligatorio. El formulario no permite que el responsable del SG-SST sea una persona jurídica a pesar de que una persona jurídica puede tener licencia.

Alternativas:

  • Solicitar a la empresa contratada que asigne un responsable y remita la información correspondiente.

Si no se cuenta con responsable del SG-SST tiene dos alternativa:

  • Escriba los datos del representante legal
  • Escriba: NO HAY
30 Otros NOMBRES del Responsable del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo – SG –SST Se recomienda escribirlo igual a como aparece en la cédula de ciudadanía o su equivalente sin omitir nombres ni apellidos
31 Primer APELLIDO o de soltera del Responsable del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo – SG –SST Obligatorio. Si no se cuenta con responsable del SG-SST tiene dos alternativa:

  • Escriba los datos del representante legal
  • Escriba: NO HAY
32 Segundo APELLIDO o de casada del Responsable del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo – SG -SST
33 Tipo de documento del Responsable del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo – SG-SST Opcional. No acepta NIT para reportar como responsable una persona jurídica.
34 Número de documento del Responsable del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo – SG  SST Opcional.

Debe ser un número entre 1000000 y 1999999999.

35 Fecha de la expedición o renovación de la licencia en SO o SST Opcional Si el responsable ha renovado su licencia recientemente, seleccione la fecha de la renovación.

En el caso del reporte de la autoevaluación de estándares mínimos del año 2019, se recomienda escribir la información de la licencia que estaba vigente en el momento de realizar la autoevaluación.

36 Número de la licencia Opcional Escribir solo el número, omitir la palabra Resolución. No incluir el año ya que este se conoce del campo de fecha de expedición o renovación.
37 Municipio de la entidad que genera la Resolución Opcional
38 Departamento de la entidad que genera la Resolución (Secretaría de salud) Opcional En la resolución que otorga la licencia, identifique el departamento que la expidió y selecciónelo de la lista.

Tenga en cuenta que la opción BOGOTA está disponible al final de la lista.

39 Código DIVIPOLA Municipio de la entidad que genera la Resolución Opcional. Consultar código DIVIPOLA del municipio (Columna B) en el siguiente link Código de 5 dígitos que identifica al municipio. Acceda al listado de códigos DIVIPOLA de los municipios de Colombia.
40 Entidad que autoriza la Resolución de la licencia (Secretaría de salud) Opcional Escriba el nombre que aparece al inicio de la Resolución.

Ejemplos:

  • En el caso de Bogotá, la entidad que autoriza es la Secretaría de Salud de Bogotá.
  • En el caso de una licencia expedida en Villavicencio, la entidad que autoriza es: Gobernación del Meta
  • En el caso de una licencia expedida en Cali, la entidad que autoriza es: Alcaldía de Santiago de Cali
41 Fecha de certificación del curso de 50 horas Opcional. Escriba la fecha que aparece en el certificado del curso de 50 horas (o de 20 horas) que estaba vigente en el momento en que la persona ofreció su servicio.

El certificado puede variar entre el reporte de la autoevaluación de estándares mínimos del año 2019 y el del año 2020.

42 Entidad que certifica el curso Obligatorio. Nombre del oferente autorizado que certifica el curso. Escriba el nombre igual a como aparece en el certificado.

Si el responsable no ha tomado el curso de 50 horas, pero ya está inscrito, escriba el oferente con el que lo va a tomar.

Si no ha tomado el curso ni está inscrito, escriba: NO INSCRITO

43 Nivel de estudios Obligatorio. Seleccione el título por el cual le fue otorgada la licencia en seguridad y salud en el trabajo independiente de que haya realizado estudios superiores.

Si realizó especialización en seguridad y salud en el trabajo, seleccione la opción posgrado.

Si no cuenta con estudios en seguridad y salud en el trabajo, seleccione el mayor nivel de estudios alcanzado.

Si el mayor nivel de estudios es bachiller, las alternativas son:

  • Esperar que el Ministerio actualice el formulario.
  • Seleccionar el menor nivel de estudios disponible.
44 Profesión Obligatorio. Indique cual es su profesión o profesiones De ser posible, escriba la profesión de la misma forma como aparece en el título universitario.

En caso de técnico, tecnólogo o bachiller, escribir el nombre del título obtenido.

Si tiene varias profesiones, sepárelas por coma.

Si no se cuenta con responsable del SG-SST tiene dos alternativa:

  • Escriba los datos del representante legal
  • Escriba: NO HAY
45 Nivel de experiencia en SST Obligatorio. Indique cual es su profesión o profesiones Tenga en cuenta que la experiencia es en meses y no en años. Solo experiencia en seguridad y salud en el trabajo a la fecha del reporte.

Se recomienda solo contar la experiencia adquirida después de obtener la licencia en seguridad y salud en el trabajo.

Si no se cuenta con responsable del SG-SST escriba cero (0).

Una vez completada la información del responsable del SG-SST, haga clic en el botón SIGUIENTE para continuar. Si se encuentra que falta un campo obligatorio, el sistema le marcará en rojo el error.

Autoevaluación del SG-SST

En esta sección es donde realmente inicia el reporte de la autoevaluación de los estándares mínimos del SG-SST.  Recuerde que debe completar el formulario dos veces, una vez para el año 2019 y otra vez para el año 2020.

En cada ítem del formulario dispondrá de una lista desplegable para seleccionar cualquiera de las siguientes opciones:

  • cumple totalmente
  • no cumple
  • no aplica

Si la opción es marcada como no aplica, se debe completar en el campo siguiente la justificación.

Los campos 46 a 105 corresponden al listado de los 60 estándares mínimos del SG-SST de la tabla de calificación del artículo 27 de la Resolución 0312 de 2019.

Los campos 3.3.1, 3.3.2, 4.1.1 tienen una descripción que no corresponde con al Resolución 0312 de 2019,  se recomienda tener en cuenta el texto de la resolución al momento de la respuesta.

——-

La información originada de los correos electrónicos del dominio safetya.co, en el canal de Youtube de SafetYA, la que aparece en la página www.safetya.co, así como los servicios que se prestan en ella, son proporcionados únicamente para fines educativos e informativos, por lo tanto no constituye asesoría legal ni consejo profesional alguno. Por ello, SafetYA no asume ninguna responsabilidad por las decisiones que el USUARIO tome con fundamento en la información publicada en nuestro sitio web o en nuestras respuestas a consultas por correo electrónico o por nuestras redes sociales.

Periódicamente enviaremos un boletín con nuestros últimos artículos