ESTE ARTÍCULO ESTÁ EN PROCESO DE ACTUALIZACIÓN CON EL NUEVO SISTEMA DE INFORMACIÓN DE MINTRABAJO
Mientas actualizamos el artículo, te compartimos estos videos que ha publicado el Fondo de Riesgos Laborales con el paso a paso que se debe seguir. El Ministerio del Trabajo informó en la Circular 082 de 2022 que habilitará el sistema para todas las empresas desde el 2 de enero de 2023 en el siguiente enlace: https://sgrl.mintrabajo.gov.co/Autenticacion/Autenticacion
Para realizar el reporte de estándares mínimos se deben seguir los siguientes pasos:
- Crear la empresa y su administrador
- Registrar el responsable del SG-SST
- Reportar la autoevaluación del SG-SST
Contenido
Paso 1. Registrar la empresa en el Sistema de Información de Riesgos Laborales
En este video se explica el paso a paso para registrar una empresa en el nuevo sistema de información de riesgos laborales a través del cual los empleadores deberán realizar el reporte de autoevaluación del SG-SST 2022. Después de crear la empresa se debe crear el usuario administrador de la entidad que es diferente del responsable de SST.
Paso 2: Registrar usuario responsable del SG-SST
En este video se explica el paso a paso para registrar el responsable del SG-SST y posteriormente darle persmisos en el sistema. Este paso es un requisito necesario para el reporte de autoevaluación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo 2022.
Paso 3: Reporte de estándares mínimos y autoevaluación
En este video elaborado por el Fondo de Riesgos Laborales se explica el paso a paso para reportar los estándares mínimos del SG-SST 2022 al Ministerio del Trabajo.
—————————- Contenido vigente 2020 y 2021 ——————————-
El 30 de noviembre de 2021 el Ministerio del Trabajo publicó la Circular 072 de 2021 en la cual informaba a todos los empleadores y contratantes que se encontraba disponible el aplicativo para el reporte de la autoevaluación de estándares mínimos del SG-SST del año 2021.
Aunque el Ministerio del Trabajo ha publicado un instructivo para el diligenciamiento del reporte de la autoevaluación de estándares mínimos SG – SST en la página web del Fondo de Riesgos Laborales, son varias las inquietudes que han surgido de los lectores sobre la forma correcta de completar la información solicitada. El formulario cambió el 19 de diciembre de 2020, algunos campos que eran obligatorios pasaron a ser opcionales.
En este instructivo encontrará el detalle de cada uno de los campos del formulario y la interpretación que se ha realizado por parte del equipo de SafetYA de la normatividad vigente y cuál sería el espíritu del Ministerio del Trabajo al solicitar la información.
Esta información complementa el instructivo realizado en nuestro canal de Youtube y será actualizada de acuerdo con las nuevas circulares que amplíen, deroguen o modifique la Circular 072 de 2021 o conceptos que expida el Ministerio del Trabajo.
¿Quiénes deben realizar el reporte de autoevaluación?
Están obligados a realizar el reporte de la autoevaluación de estándares mínimos del SG-SST del año 2019, 2020 y 2021:
- Empleadores públicos
- Empleadores privados
- Contratantes de personal bajo modalidad de contrato civil, comercial o administrativo
- Organizaciones de economía solidaria y del sector cooperativo
- Agremiaciones o asociaciones que afilian trabajadores independientes al Sistema de Seguridad Social Integral
- Empresas de Servicios Temporales
- Administradoras de Riesgos Laborales
- Policía Nacional en lo que corresponde a su personal no uniformado
- Fuerzas Militares en lo que corresponde al personal civil
- Todos los que deben implementar los Estándares Mínimos del Sistema de Gestión de SST en el marco del Sistema de Garantía de Calidad del Sistema General de Riesgos Laborales
Se exceptúan de esta obligación:
- Empleadores de servicio doméstico
- Empresas creadas en el año 2020 que aun no han iniciado operación, no tienen empleados ni contratistas.
- Las empresas creadas en el año 2020 no deben presentar reporte del año 2019.
Pasos para acceder al formulario de reporte de la autoevaluación de estándares mínimos
Para acceder al formulario dispuesto por el Ministerio del Trabajo siga los siguientes pasos:
Paso 1. Preparación de documentos
Con el fin de realizar con agilidad el reporte de la autoevaluación de estándares mínimos del SG-SST, se recomienda tener a la mano los siguientes documentos:
- Información de la empresa
- Cámara de Comercio o documento equivalente donde se encuentre la información de la empresa y su representante legal.
- Afiliación a la ARL o documento donde se encuentre la actividad económica de la empresa con la cual cotiza a riesgos laborales (Hasta el 16 de noviembre de 2022 se realizaba con el Decreto 1607 de 2002, a partir del 1 de diciembre de 2022 se deben hacer con el Decreto 768 de 2022).
- Código DIVIPOLA del municipio donde está registrada la empresa
- Información del responsable del SG-SST
- Hoja de vida o documento donde se encuentre profesión, estudios realizadas y tiempo de experiencia.
- Licencia en seguridad y salud en el trabajo
- Curso de 50 horas del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo
- Autoevaluación
- Se debe tener previamente diligenciada la autoevaluación siguiendo el formato del artículo 27 de la Resolución 0312 de 2019.
- En caso de que no aplique uno de los ítems, contar con el texto justificativo.
Paso 2. Ingresar al Fondo de Riesgos Laborales
Aunque el formulario puede ser diligenciado en cualquier dispositivo móvil, por su extensión, se recomienda realizar esta actividad desde un computador.
En el navegador de su preferencia escriba fondoriesgoslaborales.gov.co también puede acceder buscando en el buscador de su preferencia: Fondo de Riesgos Laborales.
Paso 3. Página del Fondo de Riesgos Laborales
En la página principal del Fondo de Riesgos Laborales encontrará la opción de diligenciar el formulario o acceder a la página del Fondo.
Home Fondo de Riesgos Laborales
Haga clic en cualquiera de los enlaces disponibles con el texto: «Diríjase al Formulario de Reportes Autoevaluación de Estándares Mínimos SG-SST». Si aparece que el formulario está cerrado, ingrese al otro enlace.
Nota. No se recomienda guardar enlaces ya que la dirección del formulario podría cambiar en cualquier momento.
Paso 4. Diligenciar el formulario
Se desplegará un formulario de Google en el cual debe completar la información solicitada.
- El formulario tiene 105 preguntas
- El formulario debe ser completado por cada año. Si ya realizó el reporte de 2019 y 2020 solo debe presentarlo una vez. Si no ha realizado el reporte de 2019, y 2020, debe hacerlo tres veces: una vez para el reporte del año 2019, otra vez para el reporte de la autoevaluación de estándares mínimos del año 2020 y una tercera para el reporte de 2021.
- El tiempo estimado de diligenciamiento es de una hora por cada formulario. El tiempo puede variar de empresa a empresa.
- El formulario tiene tres secciones:
- Información de la empresa
- Información del responsable del SG-SST
- Autoevaluación (60 ítems)
En la siguiente sección de este artículo se explican cada uno de los campos que deben ser diligenciados en el formulario.
Paso 5. Envío
En esta sección final, se plasman recomendaciones antes de hacer el envío del formulario:
La información diligenciada en el presente formulario se hace bajo la gravedad de juramento y hace parte de la autoevaluación en cumplimiento de la implementación del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo de la empresa.
Al terminar de diligenciar el formulario, el resultado dará un número en 0 y 1000. El resultado obtenido en el formulario se debe dividir entre 10 a efectos de obtener los indicadores conforme a lo establecido en el artículo 28 de la Resolución 0312 de 2019.
Haga clic en el botón ENVIAR
Pantalla final del reporte de la autoevaluación de estándares mínimos
Se enviará un correo electrónico con una copia de las respuesta a la dirección de correo suministrada en el campo 1 del formulario. El empleador o contratante deberá guardar los dos correos que le lleguen (uno por cada año) como evidencia del cumplimiento de la obligación.
Nota. Haga clic en ver puntuación y guarde ese enlace, le servirá como evidencia en caso de que no le llegue el correo electrónico.
Información de la empresa
La siguiente tabla presenta la información solicitada por el formulario correspondiente a la información de la empresa, la columna de de observaciones fue adicionada por SafetYA y no corresponde a información oficial del Ministerio del Trabajo. Se resaltan en rojo los cambios que ha tenido el formulario desde su publicación.
| # | Campo | Instrucciones Mintrabajo | Observaciones |
|---|---|---|---|
| 1 | Dirección de correo electrónico | Obligatorio | Se recomienda escribir el correo electrónico oficial de la empresa para notificaciones que es el que se encuentra en la cámara de comercio o su documento equivalente.
Si se escribe un correo electrónico diferente al registrado en cámara de comercio, se recomienda que se cuente con autorización de la alta dirección en la cual se especifique autorizar al líder de SST a realizar el reporte con una dirección electrónica diferente a la de notificaciones. Se recomienda usar cuentas corporativas y no personales con el fin de que mantener la información y recibir comunicaciones esté bajo el control de la empresa. |
| 2 | Fecha del reporte (Año) | Obligatorio. Seleccione el año del cual desea registrar información. (Ej. 2019 para reportar los estándares del año 2019). Una vez haya diligenciado y enviado el formulario, deberá acceder nuevamente al link del formulario para ingresar la información correspondiente al año 2020. | |
| 3 | Tipo de persona | Obligatorio. Seleccione una de las siguientes opciones:
|
|
| 4 | Razón Social PERSONA JURÍDICA | Diligenciar ÚNICAMENTE si en la opción Tipo de Persona seleccionó: JURÍDICA | |
| 5 | Primer Nombre PERSONA NATURAL | Diligenciar ÚNICAMENTE si en la opción Tipo de Persona seleccionó: NATURAL | |
| 6 | Segundo Nombre PERSONA NATURAL | Diligenciar ÚNICAMENTE si en la opción Tipo de Persona seleccionó: NATURAL | Si la persona tiene más de dos nombres, escriba acá del segundo en adelante. |
| 7 | Primer Apellido PERSONA NATURAL | Diligenciar ÚNICAMENTE si en la opción Tipo de Persona seleccionó: NATURAL | |
| 8 | Segundo Apellido PERSONA NATURAL | Diligenciar ÚNICAMENTE si en la opción Tipo de Persona seleccionó: NATURAL | |
| 9 | Código de la actividad económica | Obligatorio. Ingresar los 5 DIGITOS si es Persona JURÍDICA
Debe ser un número entre 10000 y 59999 |
En la tabla de clasificación de actividades económicas aparecen 7 dígitos. Seleccione los primeros 5 dígitos, el que está bajo la columna Clase de riesgo y los cuatro dígitos bajo la columna código CIIU.
Hasta el 16 de noviembre de 2022 se realizaba con el Decreto 1607 de 2002, a partir del 1 de diciembre de 2022 se deben hacer con el Decreto 768 de 2022. Recuerde que desde la expedición del Decreto 768 de 2022 el código de actividad económica en la ARL y en el RUT deben ser el mismo. |
| 10 | Régimen tributario | Obligatorio. Diligenciar si en la opción Tipo de Persona seleccionó cualquiera de las 2 opciones: NATURAL / JURÍDICA | El régimen tributario se encuentra en el RUT de la empresa o contratante. |
| 11 | Número de identificación tributario SIN dígito de verificación | Obligatorio. Diligenciar si en la opción Tipo de Persona seleccionó cualquiera de las 2 opciones: NATURAL / JURÍDICA
Debe ser un número mayor que 0. |
|
| 12 | Dígito de verificación | Diligenciar si en la opción Tipo de Persona seleccionó cualquiera de las 2 opciones: NATURAL / JURÍDICA.
Debe ser un número menor o igual que 9 |
Opcional. |
| 13 | Tipo documento Representante Legal | Diligenciar ÚNICAMENTE si en la opción Tipo de Persona seleccionó: JURÍDICA | La opción de pasaporte no está disponible. Alternativas:
La opción de NIT no está disponible, por lo cual no se puede reportar representante legal persona jurídica. Alternativas:
|
| 14 | Número documento Representante Legal | Debe ser un número entre 10000 y 9999999999 | |
| 15 | Primer NOMBRE del representante legal | Diligenciar ÚNICAMENTE si en la opción Tipo de Persona seleccionó: JURÍDICA | No existe la opción de razón social, para el caso de persona jurídica representante legal de persona jurídica.
Alternativa:
|
| 16 | Segundo NOMBRE del representante legal | Diligenciar ÚNICAMENTE si en la opción Tipo de Persona seleccionó: JURÍDICA | Se recomienda escribirlo igual a como aparece en la cédula de ciudadanía o su equivalente sin omitir nombres ni apellidos |
| 17 | Primer APELLIDO o de soltera del representante legal | Diligenciar ÚNICAMENTE si en la opción Tipo de Persona seleccionó: JURÍDICA | |
| 18 | Segundo APELLIDO o de casada del representante legal | Diligenciar ÚNICAMENTE si en la opción Tipo de Persona seleccionó: JURÍDICA | |
| 19 | Correo electrónico | Obligatorio. Diligenciar si en la opción Tipo de Persona seleccionó cualquiera de las 2 opciones: NATURAL / JURÍDICA | Corresponde al correo electrónico del representante legal de la empresa. |
| 20 | Número telefónico fijo de la empresa | Obligatorio. Diligenciar si en la opción Tipo de Persona seleccionó cualquiera de las 2 opciones: NATURAL / JURÍDICA.
Debe ser un número de 10 dígitos, iniciando por 60 + indicativo + teléfono |
Mintrabajo actualizó el formulario tiendo en cuenta que desde el 1 de septiembre de 2021, los número fijos en Colombia tienen 10 dígitos. |
| 21 | Número celular de la empresa | Obligatorio. Diligenciar si en la opción Tipo de Persona seleccionó cualquiera de las 2 opciones: NATURAL / JURÍDICA
Debe ser un número entre 3000000000 y 3999999999. |
Se recomienda un número corporativo, que permanezca aunque cambie el gerente o el líder de seguridad y salud en el trabajo. |
| 22 | Dirección de la empresa | Obligatorio. Diligenciar si en la opción Tipo de Persona seleccionó cualquiera de las 2 opciones: NATURAL / JURÍDICA (Por favor digitar la dirección de la empresa usando únicamente LETRAS MAYÚSCULAS) | Solo escriba la dirección, no incluya municipio ni departamento. |
| 23 | Departamento | Obligatorio. Diligenciar si en la opción Tipo de Persona seleccionó cualquiera de las 2 opciones: NATURAL / JURÍDICA | Seleccione el departamento donde se encuentra registrado el empleador o contratante. En el caso de Bogotá, seleccione Cundinamarca. |
| 24 | Municipio | Obligatorio. Diligenciar si en la opción Tipo de Persona seleccionó cualquiera de las 2 opciones: NATURAL / JURÍDICA | |
| 25 | Código de DIVIPOLA Municipio (Empresa) | Obligatorio. Consultar código DIVIPOLA del municipio (Columna B) en el siguiente link | Código de 5 dígitos que identifica al municipio. Acceda al listado de códigos DIVIPOLA de los municipios de Colombia. |
| 26 | Zona donde está ubicada la empresa | Obligatorio.
Diligenciar si en la opción Tipo de Persona seleccionó cualquiera de las 2 opciones: NATURAL / JURÍDICA
|
Seleccione la zona donde está ubicada la sede principal de la empresa: Rural o Urbana |
| 27 | ARL a la que se encuentra afiliada la empresa | Opcional. Diligenciar si en la opción Tipo de Persona seleccionó cualquiera de las 2 opciones: NATURAL / JURÍDICA | El campo era obligatorio al momento del lanzamiento del formulario, pero en la tercera semana de diciembre, el Ministerio del Trabajo dejó el campo como opcional para aquellos empleadores que no tienen empleados y por lo tanto no cuentan con una ARL.
Si en el año 2019 su ARL era Liberty Seguros, usted tiene estas opciones:
|
| 28 | Cantidad de trabajadores | Obligatorio. | El Ministerio aclara que cuando se hace referencia a trabajadores es a todos los que realizan un trabajo para la empresa sin importar su forma de contratación.
Cuente empleados y contratistas independientes. No incluya los empleados de sus contratistas. |
Una vez completada la información de la empresa, haga clic en el botón SIGUIENTE para continuar. Si se encuentra que falta un campo obligatorio, el sistema le marcará en rojo el error.
Información del responsable del SG-SST
El Ministerio del Trabajo realizó modificaciones a esta sección. Cuando el formulario se publicó el 1 de diciembre de 2020, el campo de la licencia era obligatorio, en ese momento la interpretación era que se solicitaba el responsable del diseño pues el único que requiere licencia en los artículos 3, 9 y 16 de la Resolución 0312 de 2019.
Desde el 18 de diciembre de 2020, el requisito de licencia pasó de ser obligatorio a ser opcional, y el ministerio realizó aclaraciones en su evento del 18 de diciembre de 2020. Teniendo en cuenta este cambio, se considera que la persona que se registra en la sección de responsable es quien junto con el empleador, firmó la autoevaluación del SG-SST que está reportando.
El responsable del SG-SST puede cambiar de un año a otro, es decir, la persona que reporta en el año 2019 puede ser diferente a la del año 2020 o el 2021 si ha tenido rotación de personal o contratistas.
| # | Campo | Instrucciones Mintrabajo | Observaciones |
|---|---|---|---|
| 29 | Primer NOMBRE del Responsable del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo – SG -SST | Obligatorio. | El formulario no permite que el responsable del SG-SST sea una persona jurídica a pesar de que una persona jurídica puede tener licencia.
Alternativas:
Si no se cuenta con responsable del SG-SST tiene dos alternativa:
|
| 30 | Otros NOMBRES del Responsable del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo – SG –SST | Se recomienda escribirlo igual a como aparece en la cédula de ciudadanía o su equivalente sin omitir nombres ni apellidos | |
| 31 | Primer APELLIDO o de soltera del Responsable del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo – SG –SST | Obligatorio. | Si no se cuenta con responsable del SG-SST tiene dos alternativa:
|
| 32 | Segundo APELLIDO o de casada del Responsable del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo – SG -SST | ||
| 33 | Tipo de documento del Responsable del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo – SG-SST | Opcional. | No acepta NIT para reportar como responsable una persona jurídica. |
| 34 | Número de documento del Responsable del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo – SG SST | Opcional.
Debe ser un número entre 1000000 y 1999999999. |
|
| 35 | Fecha de la expedición o renovación de la licencia en SO o SST | Opcional | Si el responsable ha renovado su licencia recientemente, seleccione la fecha de la renovación.
En el caso del reporte de la autoevaluación de estándares mínimos del año 2019, se recomienda escribir la información de la licencia que estaba vigente en el momento de realizar la autoevaluación. |
| 36 | Número de la licencia | Opcional | Escribir solo el número, omitir la palabra Resolución. No incluir el año ya que este se conoce del campo de fecha de expedición o renovación. |
| 37 | Municipio de la entidad que genera la Resolución | Opcional | |
| 38 | Departamento de la entidad que genera la Resolución (Secretaría de salud) | Opcional | En la resolución que otorga la licencia, identifique el departamento que la expidió y selecciónelo de la lista.
Tenga en cuenta que la opción BOGOTA está disponible al final de la lista. |
| 39 | Código DIVIPOLA Municipio de la entidad que genera la Resolución | Opcional. Consultar código DIVIPOLA del municipio (Columna B) en el siguiente link | Código de 5 dígitos que identifica al municipio. Acceda al listado de códigos DIVIPOLA de los municipios de Colombia. |
| 40 | Entidad que autoriza la Resolución de la licencia (Secretaría de salud) | Opcional | Escriba el nombre que aparece al inicio de la Resolución.
Ejemplos:
|
| 41 | Fecha de certificación del curso de 50 horas | Opcional. | Escriba la fecha que aparece en el certificado del curso de 50 horas (o de 20 horas) que estaba vigente en el momento en que la persona ofreció su servicio.
El certificado puede variar entre el reporte de la autoevaluación de estándares mínimos del año 2019 y el del año 2020. |
| 42 | Entidad que certifica el curso | Obligatorio. | Nombre del oferente autorizado que certifica el curso. Escriba el nombre igual a como aparece en el certificado.
Si el responsable no ha tomado el curso de 50 horas, pero ya está inscrito, escriba el oferente con el que lo va a tomar. Si no ha tomado el curso ni está inscrito, escriba: NO INSCRITO |
| 43 | Nivel de estudios | Obligatorio. | Seleccione el título por el cual le fue otorgada la licencia en seguridad y salud en el trabajo independiente de que haya realizado estudios superiores.
Si realizó especialización en seguridad y salud en el trabajo, seleccione la opción posgrado. Si no cuenta con estudios en seguridad y salud en el trabajo, seleccione el mayor nivel de estudios alcanzado. Si el mayor nivel de estudios es bachiller, las alternativas son:
|
| 44 | Profesión | Obligatorio. Indique cual es su profesión o profesiones | De ser posible, escriba la profesión de la misma forma como aparece en el título universitario.
En caso de técnico, tecnólogo o bachiller, escribir el nombre del título obtenido. Si tiene varias profesiones, sepárelas por coma. Si no se cuenta con responsable del SG-SST tiene dos alternativa:
|
| 45 | Nivel de experiencia en SST | Obligatorio. Indique cual es su profesión o profesiones | Tenga en cuenta que la experiencia es en meses y no en años. Solo experiencia en seguridad y salud en el trabajo a la fecha del reporte.
Se recomienda solo contar la experiencia adquirida después de obtener la licencia en seguridad y salud en el trabajo. Si no se cuenta con responsable del SG-SST escriba cero (0). |
Una vez completada la información del responsable del SG-SST, haga clic en el botón SIGUIENTE para continuar. Si se encuentra que falta un campo obligatorio, el sistema le marcará en rojo el error.
Autoevaluación del SG-SST
En esta sección es donde realmente inicia el reporte de la autoevaluación de los estándares mínimos del SG-SST. Recuerde que debe completar el formulario dos veces, una vez para el año 2019 y otra vez para el año 2020.
En cada ítem del formulario dispondrá de una lista desplegable para seleccionar cualquiera de las siguientes opciones:
- cumple totalmente
- no cumple
- no aplica
Si la opción es marcada como no aplica, se debe completar en el campo siguiente la justificación.
Los campos 46 a 105 corresponden al listado de los 60 estándares mínimos del SG-SST de la tabla de calificación del artículo 27 de la Resolución 0312 de 2019.
Los campos 3.3.1, 3.3.2, 4.1.1 tienen una descripción que no corresponde con al Resolución 0312 de 2019, se recomienda tener en cuenta el texto de la resolución al momento de la respuesta.
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