La política del SG-SST es la verdadera columna vertebral del Sistema de Gestión. En Colombia, el Decreto 1072 de 2015 (capítulo 2.2.4.6) dejó muy en claro que no se trata de un simple requisito formal, ni de un componente abstracto. Todo lo contrario. La formulación de la política es el elemento que le da sentido específico y dirección concreta a toda la implementación del sistema.
Algunas organizaciones ya han formulado su política y otras no han tocado el tema hasta ahora. Lo cierto es que desde la expedición del Decreto 1443 de 2014 (posteriormente compilado en el D1072/15), la política del SG-SST se ha convertido en un requisito obligatorio y la norma señala taxativamente los parámetros que debe cumplir.
Lo fundamental es que la Política de Seguridad y Salud en el Trabajo cumpla con esos parámetros y se muestre capaz de superar un proceso de auditoría. ¿Cómo lograrlo? Se deben seguir algunos pasos.
1. Características de la política del SG-SST
El siguiente video hacer parte del curso de 50 horas del SG-SST de SafetYA, se explican uno a uno los elementos de la política y se da un ejemplo.
2. Clarificación del concepto
El propio concepto de “política” puede resultar algo impreciso para muchos empresarios. Así que lo primero es hacer un ejercicio de clarificación del concepto.
El Decreto 1072 de 2015, capítulo 2.2.4.6, indica que la Política de seguridad y salud en el trabajo “Es el compromiso de la alta dirección de una organización con la seguridad y la salud en el trabajo, expresadas formalmente, que define su alcance y compromete a toda la organización.”
Esto, en otras palabras, significa que la política es una declaración de intenciones de la alta dirección de la compañía. En este componente, la gerencia define qué es lo que quiere frente al sistema de gestión.
Se trata de una directriz global, que cumple con dos funciones principalmente:
- Define a la organización de cara al compromiso de la alta dirección
- Guía la actuación de la empresa en la prevención de accidentes y enfermedades laborales.
En la política, la alta dirección comunica lo que espera y desea; el horizonte hacia el cual debe dirigirse la organización en su conjunto.
3. Definición de criterios
La definición de criterios incluye todas las actividades de preparación y tratamiento previo de la información, necesarias para diseñar la política. Cumplir con este paso es fundamental porque evita que en los pasos posteriores haya improvisaciones que puedan llevar a inconsistencias.
En este paso se deben cumplir tres acciones:
- Definir los requisitos legales que debe cumplir la política. De lo que se trata aquí es de hacer una recopilación de todas las normas que la ley consagra para la formulación de la política. La pregunta que se debe responder es ¿A qué normas está sujeta la formulación de la política de seguridad y salud en el trabajo, en el marco del sistema de gestión?
- Precisar los beneficios que se van a obtener con la creación de la política. El propósito último de la política es contribuir a la evolución de la empresa. Por eso, se deben puntualizar cuáles son esos aspectos favorables que la empresa alcanzará mediante la implementación de su política. En general, esos beneficios deben estar asociados a tres componentes:
- Beneficios en términos de prevención de lesiones y accidentes de trabajo.
- Beneficios en prevención de enfermedades laborales.
- Compilar los documentos estratégicos. Para poder formular una política coherente, debemos tener a mano todos los documentos estratégicos de la organización. Esa documentación es el marco de referencia obligado para garantizar una política auténticamente consistente, pues esta debe estar alineada con la misión, la visión, los objetivos y los valores corporativos.
4. Reunión con la alta dirección
Una vez concluida la etapa de definición de criterios, lo que sigue es programar una reunión con la alta dirección de la empresa. Se trata de un paso crucial en el logro de una política articulada, que realmente represente las expectativas, los intereses y los propósitos de la gerencia.
Lo más aconsejable es que la solicitud de reunión vaya acompañada por una breve exposición de los motivos que la hacen importante. Con el Decreto 1072 de 2015, Colombia vive una etapa de transición y no siempre los gerentes son conscientes de la importancia capital que tiene la política en el nuevo sistema de gestión. Se sugiere enfatizarles que el principal propósito de la reunión es que ellos den a conocer cuáles son los beneficios que esperan obtener del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo.
También es recomendable que se haga llegar a la gerencia una síntesis de los criterios definidos en el paso anterior. Este puede ser un buen punto de partida, tanto para hacer hincapié en la importancia de la reunión, como para contar con parámetros que hagan más fructífero el encuentro.
La política de seguridad y salud en el trabajo da origen a los objetivos y que, por lo tanto, implica el compromiso de unos recursos para lograr tales objetivos.
El tiempo destinado para la reunión debe ser suficientemente amplio como para tratar detalladamente el tema.
5. Formulación de la política del SG-SST
Con base en el diseño de criterios y en los resultados de la reunión con la alta dirección se llega propiamente a la redacción de la política del SG-SST. Es un texto que debe condensar y de verdad reflejar la directriz de la alta gerencia respecto al SG-SST.
La formulación de la política debe contener los siguientes elementos:
- Nombre de la empresa.
- Naturaleza y objeto.
- Compromisos principales frente al sistema de gestión (incluye los mínimos del Decreto 1072 de 2015).
- Compromisos de mejoramiento.
- Firma del representante de la dirección
6. Comunicación de la política del SG-SST
El Decreto 1072 de 2015 exige que la política de seguridad y salud en el trabajo sea comunicada a todos los colaboradores de la empresa y las partes interesadas. No deben ahorrarse esfuerzos ni medios para llevar a cabo este cometido. Es fundamental que todas las personas vinculadas con la organización conozcan su política.
En principio, la política debe estar publicada de manera visible tanto en la página web de la empresa, como en sus instalaciones. Se trata de una garantía mínima de que tanto las partes interesadas, como los empleados de la compañía conozcan el documento.
En ambos casos la publicación debe responder a la imagen corporativa de la empresa. El tratamiento gráfico debe corresponder a la jerarquía de ese importante documento.
La ley exige que la política también sea dada a conocer en el COPASST. Lo sugerido es que sea el primer punto de la agenda en las reuniones de este comité.
También es aconsejable que se incluya en folletos, como fondo de pantalla, en el anverso del carnet de los trabajadores y en todos aquellos espacios y medios que permitan garantizar una difusión y apropiación real del documento.
7. Revisión de la política del SG-SST
La revisión de la política se debe efectuar al menos una vez al año, según lo ordena el Decreto 1072 de 2015. Esta acción generalmente es uno de los componentes de la revisión por la alta dirección, que también exige la norma.
En la revisión se debe verificar si la política se adecúa a la situación actual de la organización. Permite plantear nuevos objetivos cuando los antiguos ya se han alcanzado, introducir elementos nuevos o precisar los ya existentes.
La revisión forma parte del proceso de mejora continua y por eso debe asumirse con el mayor detalle y un alto compromiso.
Para tener en cuenta
Si la organización está abordando otros sistemas de gestión, como OSHAS, ISO, etc., debe lograr que no haya inconsistencias entre estas y el SG-SST. Lo ideal es conseguir una sinergia entre todos esos componentes.
La política del SG-SST debe tener una redacción sencilla, acorde con el nivel de instrucción de los trabajadores de la empresa. De nada sirve que esté bien formulada si sus destinatarios no la entienden.
Es recomendable que la política sea un documento independiente del manual de calidad y/o del manual de sistema de gestión. Esto, debido a que si se cambia la política y esta depende de alguno de esos manuales, también será necesario cambiar el manual para que todo sea coherente.
El documento de la política debe tener fecha, bien especificada. Esto impide que se presenten confusiones entre las versiones antiguas y las versiones actualizadas.