El equipo de SafetYA ha creado una empresa ficticia a la que se ha denominado DUMBOX INC, con esta empresa se van a mostrar algunos ejemplos de documentos del sistema de gestión en seguridad y salud en el trabajo, en esta ocasión, un ejemplo de acta del COPASST.
Cada una de las partes de este ejemplo de acta del COPASST, sigue la guía sobre actas de reunión del Comité Paritario en Seguridad y Salud en el Trabajo publicada por SafetYA.
Ejemplo de acta del COPASST
ACTA DEL COMITÉ PARITARIO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO DE DUMBOX INC PERIODO 2017-2019
Acta No. 015
| Fecha | 31 de mayo de 2018 |
|---|---|
| Hora | 3:30 pm – 5:00 pm |
1 VERIFICACIÓN DE LA ASISTENCIA Y QUORUM
A la reunión asistieron los siguientes empleados:
| Nombre | Principal/Suplente | Representa a |
|---|---|---|
| JOHN LOPEZ | Principal | Empleador |
| SABRINA PUERTO | Principal | Trabajadores |
Se cuenta con quórum para sesionar.
2 DESARROLLO DE LA REUNIÓN
2.1 CAPACITACIÓN
El 30 de mayo de 2018 se realizó a todos los trabajadores una capacitación en manejo de estrés, la cual forma parte del programa de riesgo psicosocial.
La reinducción al SG-SST se realizará en el mes de junio de 2018. Está pendiente por confirmar la fecha por parte de la gerencia.
2.2 VISITAS DE ENTIDADES DE VIGILANCIA O ARL
Desde la última sesión del comité no se han recibido visitas de entidades de vigilancia o de la ARL.
2.3 ENFERMEDADES LABORALES Y ACCIDENTE DE TRABAJO
No se han presentado accidentes de trabajo o enfermedades laborales en el último mes.
2.4 PARTICIPACIÓN DE LOS TRABAJADORES
Se recibió por parte de Luisa García de contabilidad una sugerencia, a la cual se asigna el identificador Caso #005. Luisa escribe que las personas de contabilidad no pudieron asistir a la capacitación de riesgo psicosocial porque estaban gestionando la nómina y solicita que se no se programen capacitaciones esos días. Se recomendará al administrador del SG-SST que las capacitaciones que incluyan al personal administrativo no se programen en los días de cierre de nómina.
2.5 INSPECCIONES
En el mes de mayo se realizó en conjunto con la brigada, una inspección de los extintores y del botiquín de primeros auxilios. Todos los extintores están conformes, pero el botiquín tenía vencidos algunos productos. Se solicitará al área administrativa reabastecer el botiquín.
2.6 AVANCE EN EL SG-SST
Los miembros del COPASST revisan los indicadores de ausentismo del primer trimestre del año, no se generan comentarios sobre los indicadores.
El administrador del SG-SST comparte con los miembros del COPASST la Circular 26 de 2018, publicada el 24 de abril de 2018 por el Ministerio de Trabajo, e informa que esta circular ya se encuentra adicionada a la matriz legal de la empresa.
3 COMPROMISOS ADQUIRIDOS
| Actividad | Responsable | Fecha |
|---|---|---|
| Realizar seguimiento a la gerencia para confirmar la fecha de la reinducción al SG-SST | Sabrina Puerto | 30-jun-18 |
| Solicitar al administrador del SG-SST que las capacitaciones para administrativos no se realicen los días de nómina | John López | 30-jun-18 |
| Reabastecer botiquín | Sabrina Puerto | 30-jun-18 |
En constancia firman,
____________________
John López
Presidente del COPASST
____________________
Sabrina Puerto
Secretaria del COPASST
Notas al ejemplo de acta del COPASST
El formato de acta puede cambiar de una empresa a otra, dependiendo de la gestión documental que adelanta cada organización. Estas actas deben ser realizadas mensualmente, de acuerdo con los establecido en la Resolución 2013 de 1986.
Este ejemplo de acta del COPASST sugiere que las actas de reunión del comité sean muy descriptivas, eso permitirá que cuando alguien las lea en el futuro, pueda entender el contexto de lo que se trató en la reunión.