En este artículo se presenta un ejemplo de procedimiento de actualización de la matriz legal de una empresa. Se utilizará la empresa Dumbox Inc, una empresa ficticia creada por SafetYA con fines educativos para mostrar ejemplos de documentos de seguridad y salud en el trabajo.
Aspectos normativos de la matriz legal
El Decreto 1072 de 2015 en su artículo 2.2.4.6.2, define la matriz legal como:
«24. Matriz legal: Es la compilación de los requisitos normativos exigibles a la empresa acorde con las ‘actividades propias e inherentes de su actividad productiva,los cuales dan los lineamientos normativos y técnicos para desarrollar el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo – SG-SST, el cual deberá actualizarse en la medida que sean emitidas nuevas disposiciones aplicables».
Es una obligación del empleador actualizar la matriz legal, así lo establece el parágrafo del artículo 2.2.4.6.8 del Decreto 1072 de 2015:
«Parágrafo. Por su importancia, el empleador debe identificar la normatividad nacional aplicable del Sistema General de Riesgos Laborales, la cual debe quedar plasmada en una matriz legal que debe actualizarse en la medida que sean emitidas nuevas disposiciones aplicables a la empresa».
La matriz legal también se encuentra relacionada en los estándares mínimos del SG-SST establecidos en la Resolución 0312 de 2019.
Teniendo en cuenta que es un requisito la puesta al día de la matriz legal, se presenta en este artículo un ejemplo de procedimiento de actualización de la matriz legal de una empresa.
Formato de la matriz legal
El procedimiento de Dumbox Inc para la actualización de la matriz legal, utiliza el formato que incluye los siguientes elementos:
- La norma
- Artículos aplicables
- Evidencia de cumplimiento
Para recomendaciones sobre el formato de la matriz legal, se recomienda la lectura del artículo Formato de la matriz legal de una empresa.
Ejemplo de procedimiento de actualización de la matriz legal
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P-SST-016 – VERSIÓN 1-20170531 DUMBOX INC Procedimiento de actualización de la matriz legal |
EJEMPLO DE PROCEDIMIENTO DE ACTUALIZACIÓN DE LA MATRIZ LEGAL DE DUMBOX INC
OBJETIVO
Establecer las acciones que se deben seguir para actualizar la matriz de requisitos legales de Dumbox Inc.
PROCEDIMIENTOS
La actualización de la matriz de requisitos legales se puede originar de dos formas:
- La adición, modificación o eliminación de una norma de la matriz
- La actualización de evidencias de cumplimiento del requisito legal
Procedimiento de actualización normativa
Este procedimiento debe ser ejecutado como mínimo una vez al mes.
| No. | ACTIVIDAD | DESCRIPCIÓN | RESPONSABLE | DOCUMENTOS |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Crear una nueva versión de la matriz legal | Generar una copia de la matriz legal existente, actualizar la versión y la fecha de modificación. | Administrador del SG-SST | D-SST-021 Matriz de requisitos legales |
| 2 | Consultar fuentes normativas | Consultar en el Diario Oficial y en fuentes normativas confiables las leyes, decretos, resoluciones, acuerdos o circulares expedidos desde la última revisión. | Administrador del SG-SST | |
| 3 | Eliminar las normas derogadas | Eliminar de la matriz las normas que fueron derogadas desde la última revisión. | Administrador del SG-SST | |
| 4 | Actualizar las normas modificadas | Actualizar la normatividad que se encontraba en la matriz de requisitos legales y cambió desde la última expedición | Administrador del SG-SST | |
| 5 | Adicionar nueva normatividad | Adicionar en la matriz legal tantas filas como nuevas normas se hayan encontrado. En caso de ser necesario, dividir una norma en varias filas separando los artículos relacionados. | Administrador del SG-SST | |
| 6 | Comunicar los cambios en la matriz legal | Comunicar a la alta dirección y a las partes interesadas los cambios en la matriz legal. | Administrador del SG-SST | Correo electrónico, carta o comunicado |
Procedimiento de actualización de evidencias
Este procedimiento debe ser ejecutado como mínimo una vez al año.
| No. | ACTIVIDAD | DESCRIPCIÓN | RESPONSABLE | DOCUMENTOS |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Búsqueda de evidencias | Para cada uno de los requisitos legales se debe realizar la búsqueda de los registros que evidencian su cumplimiento. | Administrador del SG-SST | |
| 2 | Actualizar evidencia de cumplimiento | Para cada uno de los requisitos se deben actualizar los campos de la matriz legal para involucrar las evidencias existentes. | Administrador del SG-SST | D-SST-021 Matriz de requisitos legales |
| 3 | Verificar vigencia de las evidencias | Para las evidencias existentes, se debe establecer si la fecha de registro de las mismas representa que se encuentran vigentes o si se requiere una evidencia más reciente. | Administrador del SG-SST | |
| 4 | Informar a la dirección de normatividad no cumplida | Buscar la normatividad que no tiene evidencias de cumplimiento y remitir a la alta dirección un reporte de las no conformidades encontradas. | Administrador del SG-SST | Correo electrónico, carta o comunicado |