El formato de la matriz legal de una empresa es una colección ordenada de normas (resoluciones, decretos, leyes, etc) colocadas en filas y columnas. Más allá de los criterios para elaborar una matriz de requisitos legales del SG-SST, en este artículo se abordará el detalle de cada una de las columnas que se deben incluir en el archivo de la matriz.
Se recomienda utilizar para este archivo una hoja de cálculo como Microsoft Excel, OpenOffice Calc o Google Docs por su facilidad para manejar grandes cantidades de filas y columnas y sus herramientas para la creación de filtros y búsquedas.
No existe una guía técnica que determine el formato para la matriz legal de una empresa, por lo cual cada responsable del SG-SST puede realizar las adaptaciones o modificaciones que considere convenientes.
Encabezado de la matriz legal de una empresa
La matriz legal debe iniciar con un encabezado que incluya la identificación de la empresa y del documento. Estos campos pueden variar dependiendo del sistema de gestión documental que tenga la empresa.
La empresa
Si la empresa o entidad cuenta con un formato establecido para los documentos, puede incorporarlo en la matriz para mantener la imagen corporativa. Algunas empresas incluyen el logo en el encabezado del documento, otras solo escriben en texto el nombre de la compañía y otras empresas realizan una combinación.
Como parte de la identidad corporativa se puede incluir:
- Logo de la empresa
- Nombre de la empresa
- NIT o identificación
Información del documento
Debe incluirse en el encabezado el título del documento que se está elaborando, por ejemplo: «Matriz legal» o «Matriz de requisitos legales».
El parágrafo del artículo 2.2.4.6.8 del Decreto 1072 de 2015 dice:
«Parágrafo. Por su importancia, el empleador debe identificar la normatividad nacional aplicable del Sistema General de Riesgos Laborales, la cual debe quedar plasmada en una matriz legal que debe actualizarse en la medida que sean emitidas nuevas disposiciones aplicables a la empresa».
Teniendo en cuenta que la matriz debe ser actualizada periódicamente, se debe incluir como parte de la información del documento la fecha de actualización y el nombre de la persona que hizo la última actualización. Algunos responsables incluyen también la fecha de creación del documento.
Como parte de la información del documento puede incluir:
- Título del documento
- Fecha de la última actualización
- Responsable de la última actualización
Columnas necesarias en la matriz legal de una empresa
La matriz legal de una empresa deberá tener en cad fila una norma y en cada columna las características de la norma. Se describen a continuación algunas columnas mínimas que se recomienda incluir:
La norma
Se debe indicar el tipo de norma (decreto, resolución, ley, acuerdo, etc), el número de la norma y el año de expedición.
En algunas matrices se puede encontrar una columna con toda la información:
Presentación de la norma en la matriz legal de una empresa
También se pueden utilizar dos o tres columnas para almacenar la información de la norma
Presentación de la norma en 3 columnas
Si se considera importante, se puede adicionar una columna para incluir el nombre de la entidad que emitió la norma. Ejemplo: Ministerio de Trabajo.
En el curso de 50 horas para responsables del SG-SST el SENA sugiere incluir:
- Una clasificación de la norma que identifique si es general o específica.
- La disposición que regula la norma, usualmente el título de la norma (Ejemplo: Código Sustantivo del Trabajo) o la temática tratada en la norma (exámenes médicos), esto puede llegar a ser muy útil al filtrar y buscar normas que se relacionan.
Ver el modelo de matriz legal creado por el SENA.
Artículos aplicables
Se debe incluir una columna para enumerar los artículos aplicables de la norma, es decir, aquellos de los cuales se debe dejar evidencia de su cumplimiento. Cada artículo debe ir acompañado de la descripción del requisito, es decir, un texto resumen sobre lo que trata la norma o los artículos especificados.
La matriz de requisitos legales de una empresa puede tener tantas filas como sea necesario. En algunas empresas se utiliza una fila por cada norma y en una sola casilla se escriben todos los artículos que se tienen que cumplir.
Presentación de una norma por fila de la matriz
En otras empresas se utiliza una fila por cada artículo que se debe cumplir.
Presentación de una fila por artículo
Se pueden realizar combinaciones de los dos esquemas de presentación. Usualmente se agrupan los artículos cuando la forma de evidenciar su cumplimiento es la misma y se separan en varias filas cuando cada artículo tiene una forma de evidenciarse diferente.
Evidencia de cumplimiento
La información que no puede falta es la evidencia de cumplimiento de la normatividad, porque esto es lo que será exigible por el funcionario del Ministerio de Trabajo, por el inspector de la ARL, por la alta dirección o por un auditor.
La matriz legal de una empresa (matriz de requisitos legales) se define en el Decreto 1072 de 2015 como:
«Matriz legal: Es la compilación de los requisitos normativos exigibles a la empresa acorde con las ‘actividades propias e inherentes de su actividad productiva,los cuales dan los lineamientos normativos y técnicos para desarrollar el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo -SG-SST, el cual deberá actualizarse en la medida que sean emitidas nuevas disposiciones aplicables». (Artículo 2.2.4.6.2).
Esta definición muestra uno de los cambios más importantes incorporados por el Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo y es que el SG-SST no es un sistema de papel, es un sistema de evidencias de las gestión de la empresa.
La presentación de la evidencia puede incluir:
- Descripción de la evidencia
- Columna SI/NO que indique si existe evidencia actualizada
- Observaciones
Puede ser más detallada incluyendo la fecha y la persona que generó la evidencia:
- Fecha de la evidencia
- Nombre de quien generó la evidencia
- Ubicación de la evidencia
En algunos casos se puede incluir el cargo que es responsable del cumplimiento de la normatividad, esto se usa principalmente en empresas grandes donde cada actividad la realiza un rol diferente. En el caso de las microempresas este campo no es necesario si para todas las actividades el responsable va a ser el gerente o propietario.
Se recomienda tener al final un campo de observaciones que se puede usar libremente para hacer aclaraciones sobre las evidencias presentadas, este campo también puede ser utilizado para realizar aclaraciones sobre a qué área de trabajo o sede de la empresa aplica la norma seleccionada.
Historial de cambios de la matriz legal
En algunas empresas se considera importante llevar todo el detalle de las revisiones realizadas al documento y adicionan una hoja con el historial de cambios en los cuales incluyen:
- Número de versión del documento
- Fecha del cambio
- Responsable de realizar el cambio
- Descripción de los cambios realizados
Cuando muchas personas están actualizando el documento esta información puede llegar a ser relevante en algún momento, pero en el caso de las microempresas donde usualmente es solo una persona quien modifica el archivo no sería necesario realizar una descripción tan detallada, lo que se recomienda es guardar versiones antes de realizar cambios importantes.
El versionamiento se puede realizar con las opciones disponibles en las hojas de cálculo de escritorio (como Excel), si se utiliza un sistema de hoja de cálculo como el ofrecido por Google Docs, no es necesario preocuparse por el historial de versiones porque estas herramientas guardan automáticamente los cambios realizados y la persona que los realizó.
Independiente del programa de software utilizado, se recomienda guardar al menos una copia de la matriz legal cada año dado que el Decreto 1072 de 2015 en su artículo 2.2.4.6.13 dice:
«Artículo 13. Conservación de los documentos. El empleador debe conservar los registros y documentos que soportan el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST de manera controlada, garantizando que sean legibles, fácilmente identificables y accesibles. protegidos contra daño. deterioro o pérdida… el empleador deberá elaborar y cumplir con un sistema de archivo o retención documental, según aplique, acorde con la normatividad vigente y las políticas de la empresa.».