La planeación de una auditoría se realiza mediante un documento denominado programa. En este artículo se comparte un ejemplo de programa de auditoría del SG-SST de Dumbox Inc, que incluye las auditorías internas del SG-SST de Dumbox Inc y también la verificación del cumplimiento de sus contratistas.
Normatividad sobre auditorías
El Decreto 1072 de 2015, en su artículo 2.2.4.6.29 establece:
“Artículo 2.2.4.6.29. Auditoría de cumplimiento del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo. SG-SST. El empleador debe realizar una auditoría anual, la cual será planificada con la participación del Comité Paritario o Vigía de Seguridad y Salud en el Trabajo. Si la auditoría se realiza con personal interno de la entidad, debe ser independiente a la actividad, área o proceso objeto de verificación.[…]”
En este ejemplo de programa de auditoría se puede encontrar que además de incluir los elementos básicos de un programa del SG-SST, se incluyen secciones que cumplen con los requisitos normativos.
La Resolución 1111 de 2017, en su anexo técnico, establece para el estándar 6.1.2 el siguiente modo de verificación:
“La empresa adelantará por lo menos una vez al año, un ciclo completo de auditorías internas al SG-SST, en donde su alcance deberá incluir todas las áreas.
Solicitar el programa de la auditoría, el alcance de la auditoría, la periodicidad, la metodología y la presentación de informes y verificar que se haya planificado con la participación del Comité Paritario o Vigía de Seguridad y Salud en el Trabajo”.
A su vez, la Circular 26 de 2018 del Ministerio de Trabajo aclara que el perfil del auditor es determinado por el empleador, es por eso, que este ejemplo de programa de auditoría del SG-SST presenta varios perfiles de auditor.
Ejemplo de programa de auditoría del SG-SST
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P-SST-001 VERSIÓN 20180131 DUMBOX INC PROGRAMA DE AUDITORIA |
PROGRAMA DE AUDITORIA 2018
1 INTRODUCCIÓN
El presente documento describe los lineamientos para el programa de auditoría en el marco del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo de DUMBOX INC.
2 JUSTIFICACIÓN
El artículo 2.2.4.6.29 del Decreto 1072 de 2015 establece que se debe realizar una auditoría anual al SG-SST cuyo alcance deberá incluir todas las áreas.
De acuerdo con el numeral 6.1.2 del anexo técnico de la Resolución 1111 de 2017, este programa de auditoría debe incluir: alcance de la auditoría, la periodicidad, la metodología y la presentación de informes.
Dado que DUMBOX INC no cuenta con personal entrenado en auditorías internas, la auditoría será realizada por personal externo.
3 OBJETIVO
Este programa de auditoría busca establecer las responsabilidades, requisitos y actividades necesarias para la planificación y realización de la auditoría al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) de DUMBOX INC.
4 ALCANCE DE LA AUDITORÍA
Las auditorías que se realicen deberán abordar todas las áreas de la empresa, haciendo énfasis en el cumplimiento de los estándares mínimos del SG-SST establecidos en la Resolución 1111 de 2017 por parte de DUMBOX INC y sus principales contratistas.
La auditoría buscará determinar el avance en el cumplimiento de los estándares mínimos del SG-SST por parte de DUMBOX INC y su proveedor de personal de vigilancia y la firma contratista de aseo.
5 RESPONSABILIDADES
Para el desarrollo de este programa participan los siguientes roles dentro de la organización.
5.1 ALTA DIRECCIÓN
Disponer de los recursos humanos, técnicos, económicos necesarios para la ejecución de las actividades propuestas.
5.2 COPASST, COMITÉ DE CONVIVENCIA Y BRIGADA
Atender a las preguntas del auditor y presentar las evidencias que le sean solicitadas.
5.3 ADMINISTRADOR DEL SG-SST
Atender la auditoría del SG-SST, entregar las evidencias que solicite el auditor.
Una vez finalizada la auditoría, debe comunicar los resultados a las partes interesadas e iniciar las acciones correctivas, preventivas y de mejora que se origen de la auditoría.
5.4 EMPRESAS CONTRATISTAS
Atender la auditoría del SG-SST, entregar las evidencias que solicite el auditor.
6 DURACIÓN DEL PROGRAMA
Este programa tiene vigencia durante el año 2018.
7 METODOLOGÍA
Las auditorías se realizarán en sitio con acompañamiento de personal, los métodos utilizados en la auditoría serán:
- Entrevistas
- Listas de verificación
- Cuestionarios
- Revisión documental con el auditado
- Muestreo
- Auditoría física con acompañamiento
8 ACTIVIDADES DEL PROGRAMA
Las actividades se describen a continuación
8.1 SELECCIÓN DE LOS AUDITORES
Para la auditoría inicial del SG-SST, enfocada en la verificación del cumplimiento legal, el auditor externo contratado deberá cumplir con los siguientes requisitos:
- Ser profesional en derecho con especialización en derecho laboral
- Contar con experiencia en auditoría en SG-SST o normas internacionales como OHSAS 18001
- No haber participado en las actividades de diseño e implementación del SG-SST
Para la auditoría final del SG-SST, enfocada en la identificación, prevención e intervención de los riesgos, el auditor externo contratado deberá cumplir con los siguientes requisitos:
- Ser profesional o especialista en salud ocupacional y/o seguridad y salud en el trabajo
- Tener licencia vigente en seguridad y salud en el trabajo
- Haber cursado el curso virtual de 50 horas del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo
- Contar con experiencia en auditorías del SG-SST con Resolución 1111 de 2017
- No haber participado en las actividades de diseño e implementación del SG-SST
Para la auditoría a las empresas contratistas de vigilancia y aseo, los requisitos del auditor son:
- Contar con experiencia en auditoría en SG-SST o normas internacionales como OHSAS 18001
- Conocer el SG-SST del DUMBOX INC.
8.2 PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORIA CON EL COPASST
Una vez definido el profesional que realizará la auditoría, se realizará la planeación de la misma con el COPASST para determinar la fecha de la visita.
| Responsable | Administrador del SG-SST |
| Frecuencia | Semestral |
| Participantes | Administrador del SG-SST COPASST |
8.3 AUDITORIA
Actividad que corresponde como tal a la ejecución de técnicas de auditoría por parte del auditor contratado.
| Responsable | Auditor externo |
| Frecuencia |
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| Participantes | Todos los colaboradores Contratistas seleccionados |
8.4 INFORME DE AUDITORIA
El auditor contratado realizará un informe de los hallazgos realizados durante la auditoría. El informe utilizará los formatos que defina el auditor.
| Responsable | Auditor externo |
| Frecuencia | Un informe por cada auditoría realizada |
8.5 FORMULACIÓN DE ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS y DE MEJORA
Una vez se cuente con el informe de auditoría, este será revisado por el administrador del SG-SST, el COPASST y la alta dirección, y a partir de las no conformidades o de las recomendaciones que se presenten, se realizarán las acciones correctivas, preventivas y de mejora que sean necesarias.
| Responsable | Administrador del SG-SST |
| Frecuencia | Anual |
| Participantes | Administrador del SG-SST COPASST Comité de convivencia Brigada de emergencias Gerencia |
Con respecto a las auditorías de los contratistas, en caso de encontrar una no conformidad, la alta dirección o quien esta delegue, solicitará un plan de trabajo al contratista y le hará el respectivo seguimiento.
9 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
A continuación, se presenta el cronograma de actividades que será ejecutado bajo el liderazgo del administrador del SG-SST.
| Actividad | Fecha |
|---|---|
| Selección de auditores | Enero de 2018 |
| Planificación de las auditorías con el COPASST | Enero de 2018 Octubre de 2018 |
| Auditoría inicial | Febrero de 2018 |
| Informe de auditoría | Marzo de 2018 |
| Auditoría contratista vigilancia | Septiembre de 2018 |
| Auditoría contratista aseo | Septiembre de 2018 |
| Auditoría final | Noviembre de 2018 |
| Formulación de acciones correctivas, preventivas y de mejora | Abril a diciembre de 2018 |
10 INDICADORES
Las fichas técnicas de los indicadores pueden ser consultadas en el documento D-SST-031-Ficha técnica de indicadores del SG-SST.
El indicador del programa será:
10.1 INDICADOR DE CUMPLIMIENTO
Establece el cumplimiento de las actividades ejecutadas con respecto a las actividades programadas.
Para el año 2018, se espera lograr un indicador de cumplimiento del 100%.
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*Dumbox Inc es una empresa ficticia creada por SafetYA®. Este ejemplo de programa de auditoría del SG-SST se realiza con fines educativos en seguridad y salud en el trabajo.