La exigencia de una Matriz Legal dentro del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) es un gran avance legislativo. Esta herramienta permite hacer mejor seguimiento y control al cumplimiento de la normatividad vigente.
La utilidad de la Matriz Legal reside en que es un instrumento para que la empresa compile las obligaciones legales en materia de seguridad y salud en el trabajo, que le competen. Antes, y debido a la dispersión de las normas en esta materia, era difícil mantener un verdadero control sobre el cumplimiento de la normatividad.
¿Qué es la matriz legal?
El Decreto 1072 de 2015, en su artículo 2.2.4.6.2, punto 24, define la matriz legal así:
“Es la compilación de los requisitos normativos exigibles a la empresa acorde con las actividades propias e inherentes de su actividad productiva, los cuales dan los lineamientos normativos y técnicos para desarrollar el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), el cual deberá actualizarse en la medida que sean emitidas nuevas disposiciones aplicables.”
En otras palabras, la Matriz Legal es la herramienta para definir qué normas actualizadas debe cumplir una organización y controlar su aplicación efectiva.
Etapas en la formulación de la matriz legal
Para elaborar la matriz legal se deben cumplir cinco etapas. Estas son:
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Identificación y registro de los requisitos legales en materia ambiental y de seguridad y salud en el trabajo aplicables a la empresa.
Un requisito legal puede definirse como la exigencia que establece las condiciones que debe reunir una actividad, instalación, equipamiento, proceso o servicio determinado, para cumplir con las especificaciones señaladas en los textos legales.
En esta fase deben identificarse todas las normas que aplican para cada empresa, según su naturaleza y actividad. Se deben tomar en cuenta diferentes tipos de disposiciones: leyes, decretos, resoluciones, directivas, circulares, reglamentos, estatutos, acuerdos, convenios y contratos.
Es importante no perder de vista las normas internacionales involucradas en el tema, ni tampoco las disposiciones acordadas por negociación colectiva.
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Evaluación del grado de cumplimiento de la normatividad
Una vez establecidos los requisitos legales que debe cumplir la empresa, se debe hacer un barrido para determinar en qué medida y cómo se están cumpliendo las normas.
En este punto es importante tomar como punto de referencia la matriz de riesgos y peligros. Esto quiere decir que todas las normas relacionadas con los peligros prioritarios, deben ser asumidas como las exigencias de mayor relevancia.
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Implementación de acciones preventivas o correctivas
Para cada deficiencia o no cumplimiento detectado en la etapa anterior, debe diseñarse un conjunto de acciones correctivas y/o preventivas. De este modo, las normas dejan de ser letra muerta y se convierten en la fuente de acciones concretas. Ese es el espíritu del SG-SST y la razón de ser de la Matriz Legal.
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Actualización de la normatividad
Se debe establecer una frecuencia de actualización para cada requisito legal, dependiendo de su naturaleza, su importancia y el grado de cumplimiento que se ha alcanzado en el mismo.
Algunos requisitos legales que son críticos (por ejemplo las medidas de seguridad para el trabajo en alturas) exigen una actualización más frecuente, especialmente para verificar si se ha elevado o no el nivel de cumplimiento.
Otros requisitos, en cambio, solo deben actualizarse cuando hay modificaciones o cambios en la legislación.
De ahí que para la frecuencia de actualización no haya una regla fija. Algunos requisitos deben actualizarse cada mes, mientras que otros solo se actualizarán semestral o anualmente.
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Comunicación y difusión de los requisitos legales
La comunicación es un componente fundamental en el SG-SST. Así que, en todos los casos, se deben diseñar mecanismos para comunicar a los responsables y a los interesados, todo lo referente a los requisitos legales que deben cumplir.
Componentes de la matriz legal
Lo aconsejable es que la matriz legal se diseñe con base en la Matriz de Riesgos y Peligros, y que contenga los siguientes elementos:
- Aspecto ambiental o riesgo laboral relacionado con el requisito legal
- Ámbito de aplicación (Distrital, municipal, nacional, etc.)
- Entidad (quién emite la norma)
- Tipo de requisito legal o suscrito (Ley, decreto, resolución, etc., y su número)
- Fecha de expedición
- Vigencia del requisito legal o suscrito (vigente, derogado o modificado)
- Título (nombre de la norma, si lo tiene)
- Tipo de disposición legal aplicable (segmento de la norma que es aplicable a la empresa)
- Obligación dispuesta (texto literal de la norma que se debe aplicar)
- Unidades responsables en el cumplimiento del requisito
- Registro de Cumplimiento (soportes que evidencian el cumplimiento)
- Evaluación (verificación del grado de cumplimiento)
- Frecuencia de la Evaluación
- Fecha de la última Evaluación
- Cumplimiento del Requisito (SI o NO)
- Acciones preventivas y/o correctivas
Conozca el formato de la matriz legal de una empresa con el detalle de cada una de las columnas que la componen y también los pasos para la elaboración de la matriz de requisitos legales.