Todo indicador del SG-SST debe tener una ficha técnica que permita identificar cómo se calcula y qué significa el resultado arrojado, o como lo explica el DANE, esta ficha técnica es un instrumento metodológico de resumen. Este artículo presenta ejemplos que serán de utilidad para la creación de la ficha técnica de los indicadores del SG-SST.
Normatividad de la ficha técnica de los indicadores del SG-SST
El Decreto 1072 de 2015 en su artículo 2.2.4.6.19 establece los elementos que debe contener la ficha técnica de los indicadores del SG-SST:
«[…] Cada indicador debe contar con una ficha técnica que contenga las siguientes variables:
1. Definición del indicador;
2. Interpretación del indicador;
3. Límite para el indicador o valora partir del cual se considera que cumple o no con el resultado esperado;
4. Método de cálculo;
5. Fuente de la información para el cálculo; ,
6. Periodicidad del reporte; y
7. Personas que deben conocer el resultado.»
La Resolución 0312 de 2019 establece, en el ítem del estándar 6.1.1, que se debe contar con indicadores de estructura, proceso y resultado. Aunque en el modo de verificación no especifica que se deba realizar una revisión de la ficha técnica de los indicadores.
Elementos de la ficha técnica del indicador
En este artículo se da una explicación y un ejemplo de cada una de las variables que se presentan en la ficha técnica de los indicadores del SG-SST. La fuente utilizada es la Guía de Introducción al diseño, construcción e interpretación de indicadores (DANE, 2012).
1. Definición del indicador
La definición del indicador es la explicación conceptual de cada uno de los términos utilizados en el mismo.
Un ejemplo se obtiene en el artículo 30 de la Resolución 0312 de 2019 en la cual se presenta la definición del indicador de severidad de los accidentes laborales como:
«Número de días perdidos por accidentes de trabajo en el mes».
El mismo artículo presenta la definición del indicador de ausentismo
«Ausentismo es la no asistencia al trabajo, con incapacidad médica».
2. Interpretación del indicador
Para el DANE, la interpretación del indicador debe tener en cuenta:
- La variables que están en el numerador y el denominador
- Las definiciones y sus contenidos
Mintrabajo no presenta un ejemplo de interpretación para ninguno de los indicadores mínimos del SG-SST, por lo cual se toma como referencia la Norma Técnica Colombiana de ausentismo: NTC 3793.
Para el indicador de ausentismo, la interpretación de la NTC 3793 es la siguiente:
«El «X %» de las unidades de período programadas (horas) se perdieron por ausentismo laboral
o,
de cada 100 unidades de período programadas (horas) se perdieron «X» por ausentismo laboral.«
3. Límite para el indicador
En la Guía de diseño de indicadores del DANE no se habla del límite de los indicadores sino de las limitaciones del mismo, es decir, las limitaciones que el indicador tiene como modelo para medir una realidad a la que es imposible acceder directamente.
También el límite del indicador se puede presentar como los valores permitidos del indicador.
Ejemplos
- Si el indicador mide el porcentaje de trabajadores que asistieron a una capacitación, el límite del indicador estaría en 0% (no asiste ningún trabajador) y el 100% (asisten todos los trabajadores).
- Si el indicador mide la rotación del personal, el límite del indicador sería mayor igual a cero (>=0%), dado que es posible que el indicador de rotación sea superior al 100%
La normatividad permite que se utilice en la ficha técnica el límite del indicador o el valor a partir del cual se considera que cumple o no con el resultado esperado. Esta última opción no se recomienda que se utilice en la ficha técnica dado que el valor esperado puede variar año a año dependiendo de las metas de la organización y esto generaría tener que actualizar anualmente las fichas técnicas.
Teniendo en cuenta las características de un indicador del SGSST, la recomendación es que las fichas técnicas de los indicadores del SGSST no sean de corta duración, sino que permanezcan en el mediano y/o largo plazo para poder mostrar la mejora continua del sistema siendo comparables en el tiempo.
4. Método de cálculo
Para el DANE, el método de cálculo es diferente de la fórmula y de la descripción de las variables, sin embargo, para el Ministerio de Trabajo, estos elementos se conjugan en un solo ítem de la ficha técnica de los indicadores del SG-SST.
- El método de cálculo corresponde a la explicación técnica sobre el proceso para la obtención de los datos utilizados y la medición del resultado del indicador.
- La fórmula es la expresión matemática mediante la cual se calcula el indicador. La fórmula se debe presentar con siglas claras y que, en lo posible, den cuenta del nombre de cada variable.
- Descripción de cada variable de la fórmula es la especificación precisa de cada una de las variables con su respectiva sigla.
Un ejemplo se presenta en el artículo 30 de la Resolución 0312 de 2019 en la cual el Ministerio de Trabajo determina la fórmula para calcular la frecuencia de accidentalidad (FA):
FA(Z) = (Número de accidentes de trabajo que se presentaron en el mes / Número de trabajadores en el mes) * 100
5. Fuente de la información para el cálculo
Nombre de los roles dentro de la empresa encargados de la producción y/o suministro de la información que se utiliza para la construcción del indicador y operación estadística que produce la fuente.
También se puede mencionar no solo el área encargada de suministrar la información, sino también la base de datos, formato o registro en el cual se encuentra la información.
Por ejemplo, para el indicador de ausentismo se puede mencionar que la fuente será el área de talento humano, pero también se puede especificar que la fuente de la información serán los registros de incapacidad generados por la EPS o la ARL a la cual se encuentra afiliado el trabajador.
6. Periodicidad del reporte
Para el DANE, la periodicidad es la frecuencia con que se hace la medición del indicador en su expresión total.
La Resolución 0312 de 2019 en su artículo 30, establece periodicidad mensual para los indicadores de frecuencia de accidentalidad, severidad de accidentalidad y ausentismo por causa médica. Para los indicadores de proporción de accidentes de trabajo mortales, prevalencia de la enfermedad laboral e Incidencia de la enfermedad laboral se solicita una periodicidad mínima anual.
Otras opciones de periodicidad pueden ser:
- Semestral
- Cuatrimetral
- Trimestral
- Bimestral
- Mensual
- Quincenal
- Semanal
- Diaria
La periodicidad determina el número de mediciones que debe realizar el administrador del SG-SST en el año. Por ejemplo, si la periodicidad es mensual, al finalizar el año se debe contar con 12 mediciones del indicador.
7. Personas que deben conocer el resultado
El DANE no define la necesidad de incluir en la ficha técnica de los indicadores el listado de personas que deben conocer el resultado. Debido a que se tiene en cuenta que el objetivo de este resumen metodológico responde a obtener los roles de las personas en la ficha técnica mas no sus nombres propios.
Los roles que siempre deben conocer los resultados de los indicadores del SGSST son:
- Administrador del SG-SST
- COPASST / vigía
Dependiendo del indicador, otros roles que pueden incluirse son:
- Comité de convivencia
- Brigada de emergencias
- Alta dirección
- ARL
Es importante garantizar que los indicadores podrán ser accedidos por todos aquellos que se incluyan en la ficha técnica de los indicadores del SG-SST como personas que deben conocer el resultado.