La auditoría interna y la aprobación del SG-SST

La empresa debe realizar mínimo una auditoría interna una vez al año, a su vez, la ARL debe verificar el SG-SST de sus afiliados anualmente.

Se debe realizar una auditoría al menos una vez al año para la aprobación del SG-SST

Se debe realizar una auditoría al menos una vez al año para la aprobación del SG-SST

Una de las grandes diferencias del nuevo Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) con los anteriores modelos, es el fuerte énfasis que hace en los procesos de evaluación y mejoramiento continuo y la participación de la ARL en la aprobación del SG-SST.

Una de las herramientas para lograr ese cometido es la auditoría interna. A través de ese proceso se verifica si la empresa, efectivamente, ha logrado implementar un sistema de gestión coherente, que se ajuste a lo exigido por la ley.

Aspectos legales

La auditoría del SG-SST está reglamentada por el Decreto 1072 de 2015, en el artículo 2.2.4.6.29. El texto dice: “El empleador debe realizar una auditoría anual, la cual será planificada con la participación del Comité Paritario o Vigía de Seguridad y Salud en el Trabajo. Si la auditoría se realiza con personal interno de la entidad, debe ser independiente a la actividad, área o proceso objeto de verificación.”

Alcance de la auditoría

El proceso de auditoría tiene el propósito básico de verificar el cumplimiento de la Política de Seguridad y Salud en el Trabajo, en una organización. Para lograrlo, evalúa 13 aspectos generales (Artículo 2.2.4.6.30, Decreto 1072 de 2015), que son:

  • Resultado de los indicadores
  • Participación de los trabajadores
  • Desarrollo de las responsabilidades y de la rendición de cuentas
  • Mecanismo de comunicación de los contenidos del SG-SST
  • Planificación, desarrollo y aplicación del SG-SST
  • Gestión del cambio
  • Consideración de la seguridad y la salud en el proceso de nuevas adquisiciones
  • Alcance y aplicación del SG-SST frente a los proveedores y contratistas
  • Supervisión y medición de resultados
  • Proceso de investigación de incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades laborales y su efecto sobre el mejoramiento del sistema
  • Desarrollo del proceso de auditoría interna
  • Evaluación por la alta dirección

Criterios y estándares básicos

Los criterios que sirven de base para el proceso de auditoría son básicamente cuatro:

  • La organización debe tener formulada una política y unos objetivos de SG-SST y evidenciar que los cumple.
  • Deben estar formulados los indicadores de estructura, proceso y resultado del SG-SST
  • La alta dirección debe hacer una evaluación anual del SG-SST y comunicar sus resultados al COPASST y/o al Vigía de Seguridad y Salud en el Trabajo. Adicionalmente, debe formular medidas preventivas, correctivas y de mejora.
  • La organización debe planificar el procedimiento de auditoría de cumplimiento, con la participación del COPASST, o el Vigía de Seguridad y Salud en el Trabajo. Debe aportar el documento de planeación que evidencie la participación, así como el resultado de la auditoría. Se verificará si fueron auditados, al menos una vez al año, todos los componentes del SG-SST.

Los estándares se refieren a los elementos observables que dan cuenta del cumplimiento de la política de SG-SST. Dentro de esos elementos los más importantes son:

  • El documento de la política de SG-SST
  • El acta de conformación del COPASST o la designación del Vigía de Seguridad y Salud en el Trabajo.
  • La evaluación inicial, con diagnóstico y definición de riesgos y peligros prioritarios
  • Documentos relativos a la planeación, su congruencia con las prioridades identificadas y la definición del cronograma
  • Planes, programas y acciones de intervención sobre los riesgos y peligros detectados, además de la realización de inspecciones periódicas con sus resultados.
  • Planes y programas de capacitación y entrenamiento.
  • Seguimiento del proceso, a través de indicadores.
  • Herramientas de información y comunicación del SG-SST

Aprobación del SG-SST por parte de la ARL

Aunque desde el punto de vista conceptual el SG-SST guarda grandes analogías con el estándar OSHAS 18001, para efectos de la auditoría el esquema opera de diferente manera.

Particularmente, mientras que en el estándar OHSAS 18001 se debe llevar a cabo un proceso de certificación, en la implementación del SG-SST lo que se adelanta es una verificación de cumplimiento. Así mismo, mientras que en OHSAS 18001 la auditoría debe ser llevada a cabo por un agente externo, como ICONTEC, Bureau Veritas, etc., en el caso del SG-SST el único agente externo competente para llevar a cabo dicho proceso es la ARL o el Ministerio de Trabajo.

El resultado final de una auditoría de certificación en OHSAS 18001 es una certificación en la versión vigente del estándar. En cambio, en el SG-SST la verificación por parte de la ARL debe producir una aprobación del SG-SST de conformidad con cada uno de los componentes evaluados.

Lecturas recomendadas

Aspectos a tener en cuenta

Se deben tomar en cuenta algunas recomendaciones para llevar a cabo un proceso de auditoría verdaderamente enriquecedor para la organización. Son las siguientes:

  • Generar un clima positivo durante el proceso. Es importante establecer una comunicación sincera, confiable y amable con el inspector de la ARL. Para lograrlo, lo mejor es mantener en todo momento la sinceridad, no desafiar o entablar discusiones inútiles con el inspector y atender a este funcionario con todo el respeto y la consideración que se merece.
  • Mantener una comunicación clara y fluida. Se deben tener claros los requerimientos del auditor y, en caso de duda, preguntar para que los especifique. Es importante tomar nota de todas sus observaciones y/o recomendaciones, porque no todas ellas aparecerán en el informe final. Los aspectos en los que haya “no conformidad” deben ser muy claros para la organización.
  • Ofrecer la documentación precisa. Se debe entregar cada documento específico que el inspector requiera. Entregar más información puede dar lugar a una extensión innecesaria del proceso.

 

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