El Decreto 1072 de 2015 define taxativamente que la elaboración del plan de trabajo anual es una de las obligaciones de los empleadores y que constituye uno de los documentos indispensables dentro del sistema.
En el Artículo 2.2.4.6.8, punto 7, literalmente, la norma indica que el empleador debe:
… “diseñar y desarrollar un plan de trabajo anual para alcanzar cada uno de los objetivos propuestos en el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), el cual debe identificar claramente metas, responsabilidades, recursos y cronograma de actividades, en concordancia con los estándares mínimos del Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad del Sistema General de Riesgos Laborales.”
En el Artículo 2.2.4.6.12, que se refiere a la documentación, se establece la obligación de que el plan de trabajo anual esté firmado por el empleador y el responsable del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST” (punto 5).
Por otro lado, el plan de trabajo anual es uno de los elementos esenciales en la revisión por la alta dirección, establecida en el Artículo 2.2.4.6.31. Específicamente, la norma indica que la alta dirección “debe determinar en qué medida se cumple con la política y los objetivos de seguridad y salud en el trabajo y se controlan los riesgos”.
Tabla de contenido
Fundamentos del plan de trabajo anual
El plan de trabajo anual es uno de los resultados del proceso de implementación del SG-SST. Al mismo tiempo, representa uno de sus ejes principales ya que debe guardar plena coherencia con lo definido en la planificación del SG-SST y con los objetivos del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.
Una vez identificadas las prioridades en materia de seguridad y salud en el trabajo, se deben concretar medidas de prevención y control, que se materializan precisamente en el plan de trabajo anual.
Este plan debe tener en cuenta los programas definidos en el sistema y sus actividades, el presupuesto asignado para el SG-SST y la disponibilidad de recursos técnicos y humanos para su ejecución.
El plan anual de trabajo del SG-SST es un estándar mínimo que deben cumplir todos los empleadores y contratantes sin importar el número de trabajadores o el nivel de riesgo. Resolución 0312 de 2019, artículos 3, 9 y 16.
Elaborar el plan de trabajo anual
Para elaborar el plan de trabajo anual se debe partir de los riesgos y peligros prioritarios identificados en la evaluación inicial. Básicamente se deben plantear metas alcanzables en el periodo de un año para minimizar y monitorear esos factores que pueden afectar la seguridad y salud de los trabajadores, o la buena marcha de la empresa.
En la elaboración del plan de trabajo anual se deben tener en cuentas las siguientes recomendaciones:
Programas
Los programas son el conjunto de acciones que se deben llevar a cabo en las diferentes áreas, para garantizar el cumplimiento de los objetivos del SG-SST. Básicamente comprenden: programa de capacitación, programa de auditoría, programa de tareas de alto riesgo, programa de emergencias, programas de vigilancia epidemiológica, entre otros.
El plan anual debe tener como mínimo una actividad de cada uno de los programas definidos en el SG-SST de la empresa. Una vez finalice el plan de trabajo anual, verifique que hay actividades de todos los programas.
Evidencias de ejecución del plan
El artículo 2.2.4.6.12 del Decreto 1072 de 2015 establece que el empleador debe mantener disponibles y actualizados los documentos relacionados con el SG-SST.
Una vez se inicie la ejecución del plan de trabajo anual, se hace necesario que de cada una de las actividades se genere una evidencia de su cumplimiento. Esta evidencia puede existir en papel, disco magnético, óptico o electrónico, fotografía, o una combinación de éstos.
Durante la elaboración del plan de trabajo anual se debe verificar que para cada actividad existe un procedimiento, un formato, un manual, una guía o cualquier otro documento que determine cómo se generará la evidencia de la ejecución y cómo se almacenará.
Por ejemplo, de una capacitación usted puede tomar una hoja de papel, marcarla con el nombre y fecha del evento y hacer que cada uno de los asistentes la firme. También puede tomar fotografías del evento en las que se vea a los asistentes y hacer que la cámara imprima la fecha y hora o puede tomar un video de toda la capacitación. Cualquiera de estos tres documentos es una evidencia válida de la ejecución de la tarea, lo importante es que la evidencia esté disponible cuando sea requerida.
Cronograma
El cronograma de actividades contiene todas las acciones a desarrollar, con las fechas respectivas de iniciación y terminación de cada una de ellas, en forma consecutiva. También debe identificar a los responsables de cada una de las actividades.
Incluya en el cronograma las tareas de preparación que deba ejecutar antes de una actividad, esto le permitirá que cuando llegue el momento no tenga que improvisar. Por ejemplo, si se va a realizar una capacitación en primeros auxilios a todo el personal, además de la capacitación, incluya una tarea previa de divulgación del evento.
Un plan de trabajo realista
El plan de trabajo anual debe elaborarse teniendo en cuenta la realidad de la organización. Debe tener en cuenta el presupuesto disponible para el SG-SST durante el año, proponer actividades cuya realización exceda el presupuesto asignado por la alta dirección generará que las actividades sean canceladas y que al finalizar el año no se pueda cumplir con los objetivos propuestos.
Las fechas asignadas a las actividades deben tener en cuenta el ciclo del negocio al cual se dedica la empresa, por ejemplo, si la empresa es una exportadora de flores a Estados Unidos, no estaría bien que se incluyeran un gran número de actividades en enero y febrero que es cuando la empresa está en su periodo de mayor actividad comercial.
El plan de trabajo anual debe tener en cuenta la disponibilidad del personal en la empresa, por ejemplo, si se programa una capacitación un 31 de diciembre, lo más probable es que la asistencia a la capacitación sea muy baja porque gran parte del personal se encontrará de vacaciones.
Recuerde
El plan de trabajo anual se realiza de forma independiente para cada organización, no existen dos planes de trabajo iguales, copiar y pegar el plan de otra empresa nunca generará buenos resultados.