La información sociodemográfica de los trabajadores, también conocida como descripción sociodemográfica, es un requisito de la Resolución 2646 de 2008, del Decreto 1072 de 2015 y de la Resolución 0312 de 2019.
El ítem del estándar 3.1.1 de la Resolución 0312 de 2019 solicita:
Artículo 9: «Identificar las características de la población trabajadora (edad, sexo, cargos, antigüedad, nivel escolaridad, etc.)».
Artículo 16. «Recolectar la siguientes información actualizada de todos los trabajadores del último año: la descripción socio demográfica de los trabajadores (edad, sexo, escolaridad, estado civil)».
La normatividad solicita que la información sociodemográfica esté actualizada, pero no especifica un tiempo determinado para realizarlo. Si la población trabajadora tiene poca rotación, actualizar la información sociodemográfica cada año puede ser suficiente, pero si hay una alta rotación de personal, se debe realizar con mayor frecuencia.
Toda la información recolectada será un insumo para los diferentes programas que se diseñen en la empresa y también serán de interés para los profesionales que dirijan procesos de capacitación para la población trabajadora.
El responsable del SG-SST puede incluir la solicitud de esta información como parte del proceso de inducción del trabajador, de esta forma garantiza que se cuenta con la información de todo el personal.
Datos de los trabajadores
La información sociodemográfica que se debe recolectar de cada uno de los trabajadores puede variar de una empresa a otra. La información mínima que solicita la Resolución 0312 de 2019 es:
- Edad
- Sexo
- Escolaridad
- Estado civil
La ficha de datos generales sugerida por el Fondo de Riesgos Laborales incluye los siguientes campos:
- Fecha de diligenciamiento
- Sexo
- Año de nacimiento
- Estado civil
- Último nivel de estudios que alcanzó
- ¿Cuál es su ocupación o profesión?
- Lugar de residencia actual
- Estrato de los servicios públicos de la vivienda
- Tipo de vivienda
- Número de personas que dependen económicamente del trabajador (aunque vivan en otro lugar)
- Lugar donde trabaja actualmente
- Tiempo laborado en la empresa
- Cargo
- Tipo de cargo (jefatura, profesional, auxiliar, operario)
- Tiempo desempeñando el cargo actual
- Departamento, área o sección de la empresa en el que trabaja
- Tipo de contrato
- Horas diarias de trabajo establecidas habitualmente por la empresa para el cargo
- Tipo de salario que recibe
El empleador puede ajustar el cuestionario a las necesidades de la empresa, aumentar o disminuir preguntas según las características de la empresa. Por ejemplo:
- En una microempresa es común que cada área solo tenga una o dos personas, por lo cual está pregunta podría omitirse.
- Si una empresa no tiene sedes en diferentes ciudades, se puede omitir la pregunta sobre el lugar de trabajo.
El empleador puede solicitar información adicional, algunos ejemplos son:
- Medio de transporte usado para desplazarse al trabajo
- Tipo de sangre
Se recomienda que siempre que sea posible, limitar las preguntas abiertas y formular preguntas de selección única o selección múltiple que presentan opciones de respuesta a los usuarios.
Recolección de la información sociodemográfica
Una vez se ha definido qué información sociodemográfica se requiere, se debe proceder a recolectarla. Para esta actividad se puede utilizar alguna de las siguientes herramientas o combinaciones de ellas.
Utilizando la ficha de datos generales
Una alternativa es utilizando la ficha de datos generales que se encuentra en la batería de instrumentos para la evaluación del riesgo psicosocial Para ello, se debe proceder a:
- Descargar el cuestionario
- Imprimir un ejemplar por cada empleado
- Entregar a cada empleado el cuestionario
- Recolectar las hojas
- Tabular la información del perfil sociodemográfico
Esta alternativa puede ser ejecutada por cualquier miembro de la empresa, es costosa en uso de recursos como el papel, tinta de impresora y el tiempo del empleado que digite la información para procesarla posteriormente.
Es una alternativa que se puede usar cuando la población trabajadora no maneja plataformas informáticas o no cuenta con acceso a Internet.
Mediante un formulario de Internet
La creación de una encuesta o formulario a través de Internet permite centralizar toda la información de los empleados en un solo lugar y facilita las labores de tabulación. Para esto se requiere:
- Ingresar a un sitio de formularios conocido
- Crear el formulario o encuesta
- Enviar a todos los empleados el vínculo para responderlos
- Tabular la información del perfil sociodemográfico
Algunas herramientas como los formularios de Google, permiten descargar la información en una hoja de cálculo para posteriormente proceder a generar los gráficos del perfil sociodemográfico.
Esta alternativa tiene la ventaja que facilita el proceso de análisis de la información, evita el uso innecesario de papel y ahorra tiempo de digitación, sin embargo, requiere que todo el personal tenga acceso a Internet.
Encuesta personal al trabajador
Las anteriores alternativas están orientadas a trabajadores que saben leer y escribir. En caso de que la empresa cuente con trabajadores analfabetas o con un bajo nivel de estudios, se puede utilizar una persona de apoyo que entreviste a los trabajadores y complete la información en los formularios (n papel o virtuales) que se definan.
¿Qué entregable incluye la información sociodemográfico?
El artículo 2.2.4.6.16 del Decreto 1072 de 2015 establece los aspectos que se deben incluir en la Evaluación inicial del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST. En el numeral 7 solicita:
«7. La descripción sociodemográfica de los trabajadores y la caracterización de sus condiciones de salud, así como la evaluación y análisis de las estadísticas sobre la enfermedad y la accidentalidad»
Por lo tanto, la descripción sociodemográfica hace parte de la evaluación inicial del SG-SST.