El Decreto 1072 de 2015 en su artículo 2.2.4.6.8, establece la obligación de rendir cuentas como mínimo una vez al año, a todos aquellos que tengan responsabilidades en el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. Los brigadistas no son ajenos a esta obligación y por lo tanto, se debe contar con una rendición de cuentas de la brigada de emergencias.
La recomendación es que esta rendición de cuentas se haga al final del año, una vez finalizado el plan de capacitación y el plan anual de seguridad y salud en el trabajo, para que se integre con los otros procesos del sistema.
En la rendición de cuentas deben participar todos los miembros de la brigada, o por lo menos, la mitad más uno de sus miembros para que sea una reunión que cuente con el quórum necesario para sesionar.
Tabla de contenido
Informe de la rendición de cuentas de la brigada de emergencias
El medio más común para realizar la rendición de cuentas es un documento escrito, éste debe estar fechado y firmado por todos los integrantes que asistieron a la reunión para realizar la rendición de cuentas de la brigada de emergencias. A continuación se presentan los principales temas que se deben abordar en el informe de rendición de cuentas de la brigada de emergencias.
Conformación de la brigada de emergencias
En el informe se debe tener en cuenta la conformación de la brigada, si la brigada fue conformada durante el último año, se debe mencionar el proceso de conformación:, cuándo se llevó a cabo, quiénes fueron las personas que la conformaron, si se conformaron diferentes grupos al interior de la brigada (evacuación y rescate, contra incendios, etc) y si se presentaron cambios en la conformación durante el año. En el informe de rendición de cuentas de la brigada de emergencias se incluye un resumen de los acuerdos que se hicieron en la conformación, no es necesario repetir todo lo que ya se encuentra en el acta de creación de la brigada.
Capacitación
Como segunda sección del documento debe incluirse la capacitación, ya que la Resolución 0312 de 2019, en su estándar 5.1.2, establece que la brigada debe estar conformada, capacitada y dotada.
Se debe listar qué capacitaciones recibieron los miembros de la brigada, ya sea capacitación por parte de la ARL, por un organismo gubernamental o una capacitación contratada con un tercero. También debe mencionarse en el informe de rendición de cuentas de la brigada de emergencias si la brigada realizó capacitaciones a los empleados.
Dotación
Otra sección del informe debe hablar de la dotación de la brigada de emergencias, se deben enumerar los equipos de emergencias con los cuales cuenta la empresa, si se entregó implementos a la brigada como chalecos, pitos, linternas u otros elementos que puedan ayudar a la gestión en caso de una emergencia.
Simulacros
En el informe de rendición de cuentas de la brigada de emergencias se debe contar con una sección que hable del simulacro o simulacros realizados. Mencionar si se realizó en una fecha definida por la empresa o si se integró al Simulacro Distrital, un Simulacro Municipal o al Simulacro Nacional.
La información de los simulacros realizados debe incluir: con cuántas personas se contó en el simulacro, una breve comparación del simulacro con el realizado en períodos anteriores o una referencia a cuáles fueron las lecciones aprendidas de la actividad del simulacro. Si eso ya se tiene en un acta de la brigada, puede referenciarse la respectiva acta y colocar un breve resumen en el informe de rendición de cuentas.
Inspecciones
Se debe hablar de las inspecciones a los equipos de emergencia, con qué frecuencia se hicieron, si los resultados de las inspecciones fueron conformes o no conformes, si hay elementos que estén pendientes por comprar, si ya se notificó a la alta dirección la necesidad de los elementos que hagan falta, esto con el fin de garantizar que se cuente con todos los elementos necesarios necesarios para atender una emergencia.
Plan de trabajo
Se debe tener una sección en la cual se describan las acciones realizadas por la brigada. Si al inicio del año, la brigada generó un plan de trabajo, debe indicarse si se cumplieron las actividades programadas, en caso de que no se hayan cumplido, debe indicarse cuál fue la causa de que éstas no se cumplieran y establecer un indicador de las actividades de la brigada.
Indicadores
Describa los indicadores generados por la brigada de emergencias para establecer el cumplimiento de las actividades programadas y determinar si hay una mejora continua.
Destino de la rendición de cuentas
El informe de rendición de cuentas de la brigada de emergencias es un insumo para la alta dirección en su proceso de evaluación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, por lo tanto, puede incorporarse al informe una sección de sugerencias o recomendaciones de la brigada, en la cual se presenten propuestas de actividades que deberían realizarse en el siguiente año.
El informe de rendición de cuentas de la brigada de emergencias es un resumen de todas las actividades que realizó la brigada durante el año y los indicadores establecidos. No es necesario que el informe de rendición de cuentas tenga todos los detalles de las actividades, ya que si la alta dirección o un auditor requiere el detalle de todas las actividades, puede consultar las respectivas evidencias de las capacitaciones o las actas de la brigada en el periodo.