El informe de rendición de cuentas del administrador del SG-SST, es uno de los documentos más importantes del sistema de gestión, ya que resume toda la actividad realizada durante el año o el periodo objeto del informe, en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo.
La rendición de cuentas del administrador del SG-SST será el principal insumo de la gerencia de la empresa para realizar su revisión por la dirección, facilitará los procesos de auditoría y permitirá a nuevos administradores conocer la historia de actividades de salud ocupacional realizadas en la empresa.
Se recomienda estar impreso y contar con la firma autógrafa de quien lo elabora (si solo hay una persona liderando el SG-SST) o del equipo de trabajo (en el caso de empresas que cuentan con un departamento de salud ocupacional).
Actividades previas a la elaboración del informe
El informe de rendición de cuentas del administrador del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo debe tener en cuenta los informes de rendición de cuentas ya realizados por la brigada de emergencias, por el comité de convivencia, el COPASST o vigía, el comité de seguridad vial y todos aquellos que participen de la seguridad y salud en el trabajo de la empresa. No se deben copiar los informes de los comités, pero sí tenerlos en cuenta para consolidar las recomendaciones a la alta dirección de las nuevas estrategias que se deben seguir en el siguiente año.
Antes de iniciar la elaboración del informe, el administrador del SG-SST debe contar con:
- Todas las evidencias de las actividades realizadas en el año
- El cálculo de los indicadores del SG-SST y de los programas implementados
- Informes de rendición de cuentas de quienes tienen responsabilidad en SST
- El programa de trabajo programado y el realmente ejecutado
- El valor de los recursos económicos ejecutados para seguridad y salud en el trabajo
- Informes de investigación de accidentes, incidentes y enfermedades laborales
- Informes de visitas realizadas por la ARL o entidades de control
- Acciones correctivas, preventivas y de mejora del periodo
- Evaluación inicial del SG-SST al inicio del periodo y al final del periodo
Ejes de la rendición de cuentas del administrador del SG-SST
El artículo 2.2.4.6.8 del Decreto 1072 de 2015 establece la obligación de rendir cuentas mínimo una vez al año a quienes tengan responsabilidades en el SG-SST.
«Artículo 2.2.4.6.8. Obligaciones de los Empleadores. El empleador está obligado a la protección de la seguridad y la salud de los trabajadores, acorde con lo establecido en la normatividad vigente.
Dentro del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) en la empresa, el empleador tendrá entre otras, las siguientes obligaciones:
[…]
3. Rendición de cuentas al interior de la empresa: A quienes se les hayan delegado responsabilidades en el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), tienen la obligación de rendir cuentas internamente en relación con su desempeño. Esta rendición de cuentas se podrá hacer a través de medios escritos, electrónicos, verbales o los que sean considerados por los responsables. La rendición se hará como mínimo anualmente y deberá quedar documentada. […]»
Se recomienda en el informe de rendición de cuentas del administrador del SG-SST tener como mínimo las siguientes secciones:
- Resumen ejecutivo de la gestión realizada en el año
- Comparación entre la evaluación inicial del SG-SST y el resultado al final del periodo
- Descripción de las actividades realizadas en cada uno de los estándares mínimos del SG-SST
- Recomendaciones a la alta dirección para el siguiente periodo
- Anexos de interés
Contenido del informe
En esta sección se describen las principales recomendaciones sobre cada una de las secciones del informe de rendición de cuentas del administrador del SG-SST.
Resumen ejecutivo
Al inicio del informe de rendición de cuentas del administrador del SG-SST, se recomienda realizar un resumen ejecutivo de las actividades realizadas, los peligros/riesgos que se clasificaron como prioritarios, cuáles fueron los principales logros del sistema y los aspectos más importantes durante el año.
El resumen ejecutivo puede ser un texto al inicio del documento o puede ser parte de la introducción del informe. La lectura del resumen ejecutivo debe permitir a cualquier lector tener un panorama general del estado del SG-SST de la empresa.
En este texto dirigido principalmente a la alta dirección y a otras partes interesadas, se debe tener claridad en la exposición de las ideas y asegurarse que cualquier lector las puede entender sin necesidad de tener un nivel de especialista en seguridad y salud en el trabajo y sin que conozca términos técnicos del sistema. El uso de siglas, acrónimo o similares no es recomendado.
Comparación del estado inicial y final del SG-SST
En el informe de rendición de cuentas se debe incluir un análisis del estado inicial del SG-SST al inicio del periodo y del estado final de la empresa al concluir el periodo objeto del informe. Se debe tener en cuenta que el estado final del sistema para un periodo será el estado inicial para el periodo siguiente.
Para esta comparación, se recomienda basarse en la tabla de valores del artículo 27 de la Resolución 0312 de 2019, de tal manera que se pueda mostrar el antes y el después.
Se sugiere utilizar una tabla como la siguiente:
| Estándar | Ítem del estándar | Valor máximo | Evaluación 1 de enero |
Evaluación 31 de diciembre |
|---|---|---|---|---|
| TOTAL | ||||
Al finalizar la relación de cada uno de los estándares, se recomienda totalizar el puntaje para cada una de las fechas en las cuales se realiza la medición, esto con el fin de poder determinar si en el año se mejoró, empeoró o se continúa igual con el avance en la implementación del SG-SST.
Descripción de las actividades realizadas
Se debe contar con una sección de las actividades realizadas en el año con respecto a la matriz de requisitos legales, el plan de emergencias, las medidas de intervención de la matriz de riesgos y los planes y programas ejecutados en el periodo.
Para facilitar la organización del documento y que no se olvide ninguna de las actividades realizadas, se recomienda organizar el documento con las mismas secciones e ítems de los estándares mínimos del SG-SST.
Se debe incluir el detalle tanto de lo que se hizo como de lo que no hizo, por ejemplo, si se realizaron mediciones al ambiente de trabajo, describir los resultados de las mediciones, si se tenían programadas en el plan de trabajo y no se realizaron, describir la causa de que no se ejecutaran. Esta información permitirá generar acciones de mejora en la planeación del siguiente año.
En cada uno de los ítems analizados, el administrador del SG-SST debe establecer si la empresa cumple o no cumple y en caso de que no aplique, debe justificar por qué no aplica. De esta forma se facilita el proceso de revisión por la dirección, el proceso de auditoría interna y externa y se permite año a año evidenciar la mejora continua del sistema.
Recomendaciones a la alta dirección
En esta sección se deben describir los aspectos en los cuales se requiere que la alta dirección tome decisiones para el siguiente periodo, se deben establecer los aspectos que debe considerar el representante legal o quien haga sus veces en el momento de realizar la revisión por la dirección.
De ser necesario, elaborar cuadros comparativos de las opciones disponibles para que la gerencia pueda revisar los pro y contra de cada alternativa y así poder tomar una decisión basada en hechos, informes o estadísticas.
Cuando sea relevante, se debe mencionar la normatividad asociada, sin que las recomendaciones se transformen en un tratado legal.
Anexos de interés
La descripción de las actividades realizadas debe consolidar los hechos y cifras más importantes y apoyarse en tablas o gráficos que faciliten su comprensión.
Se presentan a continuación algunos elementos que se consideran de interés incluirlos en el informe de rendición de cuentas del administrador del SG-SST ya sea dentro del contenido por considerarlos de gran importancia o en los anexos del informe:
- Cálculo de todos los indicadores que se definieron en la etapa de diseño para el SG-SST
- Comparación de indicadores con periodos anteriores
- Plan anual ejecutado (que incluya la fecha programada, la fecha de ejecución y los recursos utilizados).
- Análisis de los resultados de los programas de acuerdo con las metas e indicadores definidos
- Resultados de inspecciones realizadas
- Participación de los trabajadores en las actividades
Siglas usadas en este artículo
COPASST: Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo
SST: Seguridad y salud en el trabajo
SG-SST: Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo