La rendición de cuentas del comité de convivencia laboral es una de las obligaciones establecidas en el Decreto 1072 de 2015 en su artículo 2.2.4.6.8, también es uno de los estándares mínimos exigidos en la Resolución 0312 de 2019.
Contenido de la rendición de cuentas del comité de convivencia
El informe de rendición de cuentas del comité de convivencia laboral debe responder por las responsabilidades asignadas al comité en el artículo 6 de la Resolución 652 de 2012.
Los temas que se deben tratar como mínimo son:
- Conformación del comité de convivencia laboral
- Reuniones del comité
- Capacitación
- Casos de acoso laboral
- Situaciones de conflicto en el lugar de trabajo
Conformación del comité de convivencia laboral
La primera parte de la rendición de cuentas del comité de convivencia laboral debe hablar de la conformación del comité. Si durante el año se realizaron elecciones, debe mencionarse quiénes resultaron elegidos como representantes de los trabajadores y quiénes fueron asignados por la alta dirección como representantes del empleador. Si durante el año se presentaron cambios en la conformación del comité, estos deben mencionarse dentro del informe de rendición de cuentas del comité de convivencia laboral.
Reuniones del comité de convivencia
En la rendición de cuentas debe tenerse en cuenta las reuniones del comité, el cual debe reunirse como mínimo cada tres meses o de forma extraordinaria cuando sea requerido. Se debe mencionar si se realizaron reuniones extraordinarias y qué motivó realizarlas.
Si el comité de convivencia laboral estuvo vigente durante todo el año, deberían tenerse como mínimo cuatro actas del año, en caso contrario, debe explicarse por qué no se realizaron las reuniones mínimas requeridas por la normatividad colombiana.
Todas las actas deben estar debidamente impresas y firmadas por quienes asistieron a las reuniones del comité. Si durante el año se presentaron cambios en la conformación del comité también se debe mencionar.
Capacitación
La capacitación es otro de los temas que debe estar presente en el informe de rendición cuentas del comité de convivencia laboral, debe mencionarse qué capacitaciones recibió el comité que le permitan cumplir mejor con sus funciones, ya sean orientadas por la ARL, por personal externo contratado o por personal interno de la organización.
Se debe establecer si se realizaron todas las capacitaciones programadas o si alguna no se realizó, en este caso, indicar por qué no se realizó y si es necesario volver a programarla. Se deben mencionar cuáles capacitaciones se hicieron a todos los trabajadores que contribuyen a tener un buen ambiente de trabajo, conocer sobre acoso laboral o relacionadas con el riesgo psicosocial.
Quejas presentadas por los trabajadores
Esta es una sección muy importante en la rendición de cuentas del comité de convivencia laboral ya que las funciones del comité están enfocadas en el manejo de situación de conflicto y principalmente de acoso laboral.
Se debe mencionar si se presentaron o no casos de acoso laboral, porque el comité de convivencia puede recibir sugerencias o comentarios por parte de los empleados, pero no todos son clasificados como una situación de acoso laboral.
Si se presentaron casos de acoso laboral, se debe mencionar un resumen de cada uno de los casos, si se escucharon a las partes, si se llegaron a acuerdos y si estos se cumplieron. La rendición de cuentas está asociada con el desempeño del comité, por lo cual el informe debe tener en cuenta todas las responsabilidad establecidas en la Ley 1010 de 2006 y en la Resolución 652 de 2012.
Sobre los casos de convivencia en el lugar de trabajo, también se debe hacer un resumen de cada uno, estableciendo si se ha solucionado o si continúa la situación de conflicto que lo generó.
Es importante tener en cuenta que en ningún momento se debe violar la confidencialidad de las personas involucradas en la situación de acoso laboral. Cada caso se debe mencionar con el código o número asignado.
Indicadores y estadísticas
Se recomienda incluir un indicador de cumplimiento de reuniones del comité de convivencia laboral, para establecer, por ejemplo, el porcentaje de cumplimiento de los miembros del comité en sus reuniones. También se pueden calcular indicadores sobre la ejecución de las actividades planeadas por el comité, la asistencia a capacitaciones, entre otros.
Se debe establecer una estadísticas de los casos que se presentaron en el año, se puede diferenciar entre casos de convivencia y de acosos laboral y tener una estadística total.
En las estadísticas se pueden incluir datos como:
- Número de casos al inicio del año
- Número de casos nuevos en el año
- Número de casos que se cerraron en el año
- Número de casos abiertos al finalizar el año
Recomendaciones del comité de convivencia laboral
En la rendición de cuentas del comité de convivencia laboral se espera una activa participación de todos los miembros generando al final recomendaciones del comité.
Las recomendaciones pueden estar dadas por actividades que se sugieren a la alta dirección realizar para mejorar el ambiente laboral o también pueden ser recomendaciones de buenas prácticas que se han realizado y se deberían mantener en la empresa.
En esta sección se pueden mencionar actividades que si se realizan, permitan mejorar el ambiente laboral en la empresa, disminuir el riesgo psicosocial de los trabajadores o para facilitar al comité de convivencia laboral el cumplimiento de sus funciones.
Se puede incluir normatividad que la empresa esté pendiente por cumplir y en la que se debe dar importancia en el próximo plan de trabajo. Por ejemplo, si durante el año la empresa no realizó la medición del riesgo psicosocial de los trabajadores, los representantes en el comité puede incluir en su rendición de cuentas del comité de convivencia laboral, la recomendación a la alta dirección del cumplimiento de la Resolución 2646 de 2008.
Tener en cuenta que si en el siguiente año se deben realizar elecciones de representantes de los trabajadores, se puede dejar el recordatorio para que sea tenido en cuenta en el plan de trabajo del siguiente año.