El Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo, es otro de los obligados a rendir cuentas como mínimo, una vez al año. En este artículo se enuncian las principales secciones que debería tener un informe de rendición de cuentas del COPASST.
Tabla de contenido
¿Cuándo se realiza la rendición de cuentas del COPASST?
La normatividad solo menciona que debe realizarse como mínimo una vez al año, no especifica en qué momento del año hacerlo. Teniendo en cuenta que las principales actividades del SG-SST se realizan anualmente, usando el año calendario, se recomienda que la rendición de cuentas del COPASST sea realizada durante la última sesión del año, en el mes de diciembre.
Si la rendición de cuentas del COPASST se realiza en una reunión ordinaria, en esta reunión, además del acta mensual que deben realizar los miembros del COPASST, realizarían el informe de rendición de cuentas del año. También se puede convocar a una reunión extraordinaria para crear el documento resumen de todas las actividades realizadas por el COPASST durante el año.
Temas a incluir en la rendición de cuentas del COPASST
La rendición de cuentas del COPASST debe ser consolidada en un documento que es impreso y firmado por todos sus miembros, o por lo menos, por sus miembros principales o por los suplentes en ausencia de ellos. Se recomienda que para la reunión de rendición de cuentas asistan tanto principales como suplentes.
El contenido del informe de rendición de cuentas es muy similar al de un acta del COPASST, la diferencia radica en que en la rendición de cuentas se hace un resumen de las actividades realizadas en el año y se generan indicadores y recomendaciones, mientras que en un acta mensual, se lleva un registro completo de cada actividad con todos sus detalles. Se deben tener en cuenta todas las funciones asignadas al COPASST en la Resolución 2013 de 1986.
A continuación se describen las secciones recomendadas para ser incluidas en la rendición de cuentas del COPASST, también conocido como informe anual del Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo.
Conformación del COPASST
La rendición de cuentas del COPASST debe incluir una breve información sobre la conformación del COPASST, incluyendo:
- Si realizaron elecciones durante el año, se debe mencionar la fecha de la elección, la fecha de la conformación del COPASST, los elegidos como representantes de los trabajadores, los elegidos como representantes del empleador.
- Si han existido modificaciones en la conformación durante el año, se debe mencionar que las originó y quienes son los nuevos miembros del COPASST.
Se debe hacer una resumen de la conformación, no se debe duplicar el contenido del acta de conformación del COPASST.
Visitas de entidades gubernamentales, de vigilancia o ARL
El informe de rendición de cuentas del COPASST debe incluir si se recibieron en el año visitas de entidades gubernamentales, entidades de vigilancia, entidades de control, Administradora de Riesgos Laborales o auditorías de partes interesadas (por ejemplo: cliente).
En esta sección se deben resumir las acciones que se derivaron de las visitas realizadas y se encuentran relacionadas con Seguridad y Salud en el Trabajo.
Capacitación
El Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo, en su rendición de cuentas del COPASST, debe incluir una sección sobre capacitación.
En esta sección se debe mencionar:
- Capacitaciones recibidas por los miembros del COPASST que les permitan desempeñar mejor sus funciones.
- Capacitaciones promovidas o apoyadas por el COPASST que recibieron los trabajadores.
- Capacitaciones sugeridas por el COPASST para el siguiente año.
Investigación de accidentes de trabajo
El informe del COPASST debe mencionar cuántos incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades laborales se presentaron en el año, si un miembro del COPASST participó del equipo investigador, si las investigaciones de todos los accidentes se encuentran realizadas, impresas y firmadas, si se realizó seguimiento al plan de acción derivado de la investigación y si se socializaron con los trabajadores las lecciones aprendidas.
Se recomienda generar un indicador de cumplimiento que relacione al COPASST y su participación en la investigación de accidentes y enfermedades laborales.
Avance del SG-SST
Se sugiere incluir una sección acerca del avance del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. En esa sección, los miembros del COPASST mencionarán temas como:
- Si han sido incluidos en el proceso de implementación del SG-SST.
- Si les han sido comunicadas las políticas y sus modificaciones.
- Si conocen los objetivos del SG-SST.
- Si se les ha permitido participar en las auditorías y si recibieron copia del plan de auditoría
- Si se les ha comunicado el plan de capacitación
- Si han recibido copia de la revisión por la dirección
Y las demás actividades que están reguladas por la normatividad vigente, en especial, las mencionadas en la Resolución 0312 de 2019.
Inspecciones y programas de mantenimiento
Se debe tener una sección en el documento de rendición de cuentas del COPASST que hable de las inspecciones y programas de mantenimiento. El COPASST puede estar apoyado por las áreas de mantenimiento y seguridad y salud en el trabajo que tenga la empresa, sin embargo, el COPASST siempre tiene la obligación de vigilar y hacer inspecciones aleatorias.
En esta sección se incluyen los resultados de las inspecciones realizadas por el COPASST y el seguimiento realizado a los programas de mantenimiento establecidos en el plan anual de la empresa. En caso de no haber realizado las inspecciones, se debe justificar por qué no se hicieron.
Sobre las inspecciones se debe informar en qué porcentaje fueron conformes y el porcentaje de las no conformes; si se notificó a la alta dirección o al administrador del sistema de gestión acerca de esas no conformidades; si en el transcurso del año fueron cerradas la no conformidades o continúan abiertas.
Acciones correctivas, preventivas y de mejora
No puede faltar en el informe de rendición de cuentas del COPASST incluir las acciones correctivas, preventivas y de mejora originadas en los comentarios, sugerencias o reportes de los trabajadores.
Cada una de estas acciones debe estar identificada con un número, con una letra o con un conjunto de ellos.
Se debe establecer una estadística, indicando si las acciones recibidas de los trabajadores fueron abordadas por el comité, si se realizó un plan de acción y al final cuántas quejas o solicitudes continúan abiertas.
Derivado de las acciones correctivas, preventivas y de mejora, el COPASST debe establecer en su informe, si se generaron modificaciones a la matriz de riesgos de la empresa y de darse, resumir las modificaciones que se plantearon en la matriz.
Reuniones del comité
Una de las obligaciones del comité es reunirse mensualmente, por ello, se debe establecer en el informe un espacio para rendir cuentas sobre las reuniones.
Se debe mencionar cuántas reuniones se planearon, cuántas reuniones se ejecutaron, si se realizaron reuniones extraordinarias y si de cada reunión se encuentra un acta impresa y firmada por los asistentes.
Si el COPASST estuvo vigente todo el año, deben haberse realizado, como mínimo, doce reuniones. Se recomienda establecer un indicador de cumplimiento de las reuniones del COPASST.
Recomendaciones a la alta dirección
Si los miembros del COPASST lo desean, pueden incluir en su informe recomendaciones para que la gerencia las tenga en cuenta al momento de su revisión por la alta dirección.
Estas recomendaciones pueden ser capacitaciones, mejores prácticas, prioridades en la intervención de peligros, normatividad que no ha sido tenida en cuenta, convocatoria a nuevas elecciones o cualquier otro tema que el COPASST considere importante incluir en su informe.