Aclaraciones de Mintrabajo sobre el reporte de autoevaluación del SG-SST

El Fondo de Riesgos Laborales ha informado El 18 y 23 de diciembre de 2020, el Ministerio del Trabajo a través de la Dirección de Inspección, Vigilancia y Control realizó dos eventos virtuales en los cuales se aclararon inquietudes sobre el reporte de autoevaluación de estándares mínimos del SG-SST.

En este artículo se presentan las preguntas más frecuentes sobre este reporte con el que se da cumplimiento a la Circular 093 de 2023.  Para ampliar esta información consulte el instructivo de presentación del reporte de autoevaluación del SG-SST.

Este artículo se estará actualizando con la nueva información que suministre el Ministerio del Trabajo sobre esta obligación.

Formulario de reporte

Preguntas frecuentes sobre el formulario de reporte de la autoevaluación del SG-SST dispuesto en la página del Fondo de Riesgos Laborales.

¿Cómo acceder al Sistema de Información de Riesgos Laborales?

En la Circular 093 de 2023, el Ministerio del Trabajo informó que el enlace para ingresar es: https://sgrl.mintrabajo.gov.co

¿Hasta cuándo se puede presentar el reporte?

La Circular 093 de 2023 establece que el reporte de la autoevaluación se debe realizar a más tardar el 29 de marzo de 2024 (si, viernes santo).

La empresa tiene varias sedes que tienen gerente y presupuesto independiente ¿Se puede reportar por centro de trabajo?

No, el reporte debe realizarse por NIT,  la autoevaluación debe tener en cuenta el cumplimiento de los estándares mínimos en todos los centros de trabajo de la empresa.

No se realiza reporte por centro de trabajo ni por sede. Se realiza un único reporte anual por empresa.

¿En qué orden se realiza el reporte?

En este momento la aplicación se encuentra en pruebas, por lo cuál no hay lineamientos claros en cuanto al orde de presentación de años anteriores.

Afiliación a riesgos laborales

En esta sección encuentre las preguntas sobre afiliación a la ARL y actividad económica.

¿Quiénes deben afiliarse a una Administradora de Riesgos Laborales?

La respuesta de Fabio de Jesús Ernesto Vargas Poveda, profesional especializado de la Subdirección de Inspección del  Ministerio del Trabajo y quien fue conferencista de los dos eventos de 2020 fue:

«[…] cuando hablamos de afiliación a riesgos laborales, siempre nos tenemos que llevar a dos condiciones importantes: una que es la afiliación de la empresa por sí misma por el hecho de estar existiendo que debe ser afiliada a una Administradora de Riesgos Laborales; y por otra parte la obligación que tienen las empresas de afiliar a todos sus trabajadores a riesgos laborales, a una ARL.

Estas obligaciones están concebidas en el artículo cuarto del Decreto 1295, ¿por qué se trae a colación esto? porque lamentablemente siempre pensamos que las empresas que tienen que estar afiliadas a riesgos laborales son única y exclusivamente las que tienen empleados o trabajadores».

El artículo 4 del Decreto 1295 de 1994 establece:

«[…] c. Todos los empleadores deben afiliarse al Sistema General de Riesgos Profesionales.

d. La afiliación de los trabajadores dependientes es obligatoria para todos los empleadores».

Primero se debe afiliar el empleador a la Administradora de Riesgos Laborales, y una vez afiliado, debe proceder a afiliar a sus trabajadores dependientes.

Para los contratados formalmente por prestación de servicios, también se debe contar con una afiliación del empleador. Así lo presenta el Decreto 1072 de 2015 en su artículo 2.2.4.2.2.5.

«Afiliación por intermedio del contratante. El contratante debe afiliar al Sistema General de Riesgos Laborales a los contratistas objeto de la presente sección, de conformidad con lo establecido en el parágrafo 3° del artículo 2° de la Ley 1562 de 2012. El incumplimiento de esta obligación, hará responsable al contratante de las prestaciones económicas y asistenciales a que haya lugar».

El parágrafo 3 del artículo 2 del Decreto 1072 de 2015 determina:

«PARÁGRAFO 3o. Para la realización de actividades de prevención, promoción y Salud Ocupacional en general, el trabajador independiente se asimila al trabajador dependiente y la afiliación del contratista al sistema correrá por cuenta del contratante y el pago por cuenta del contratista; salvo lo estipulado en el numeral seis (6) de este mismo artículo».

¿Qué actividad económica se debe reportar?

El nuevo sistema de información de riesgos laborales solicita la actividad económica principal de acuerdo con el Decreto 768 de 2022 para el reporte del año 2022 y siguientes.

Para reportar el año 2021 y anteriores, se debe hacer con el código correspondiente al Decreto 1607 de 2002.

Solo se reporta la actividad económica principal de la empresa.

¿Qué pasa si no tengo ARL?

En este momento el SGRL no permite registrar la empresa si no se selecciona una Administradora de Riesgos Laborales.

Trabajadores y empleados

Preguntas en relación con qué es un trabajador, qué es un empleado y cómo se calculan los trabajadores de una empresa.

¿Qué es un trabajador?

Fabio de Jesús Ernesto Vargas Poveda expuso en su conferencia el siguiente concepto:

«Acá hay un punto importante que es la utilización o la definición del término trabajadores. Los trabajadores no son solamente los empleados directos que tiene una empresa sino es la sumatoria de todas aquellas personas que le están sirviendo a la entidad independientemente de cuál es el tipo de relación contractual que tenga. Entonces, aquí tenemos que trabajadores la sumatoria de los empleados más aquellos que están en misión, estos de misión pueden venir de una cooperativa de trabajo social o pueden provenir de una empresa de servicios temporales, pueden ser contratistas contratados a través de una prestación de servicios, pueden venir de una tercerización.

Por ejemplo: los conjuntos residenciales hacen tercerización para el tema de vigilancia, para el tema de aseo, incluso de la administración y también están los contratistas.

Reitero de cualquier tipo y relación contractual que se tenga son trabajadores».

La normatividad colombiana no establece una definición de trabajador, sin embargo, en riesgos laborales se encuentra una norma supranacional, la Decisión 584 de 2004 de la Comunidad Andina de Naciones que es parte de la normatividad colombiana.

Esta Decisión de la CAN si trae la definición de trabajador y empleador para la interpretación de las normativas en seguridad y salud en el trabajo, en su artículo 1 define:

Empleador
«Toda persona física o jurídica que emplea a uno o varios trabajadores»

Trabajador
«Toda persona que desempeña una actividad laboral por cuenta ajena remunerada, incluidos los trabajadores independientes o por cuenta propia y los trabajadores de las instituciones públicas».

Por lo anterior, para calcular el número de trabajadores de la empresa, se debe tener en cuenta:

Trabajadores = Empleados (contrato laboral) + Contratistas (prestación de servicios) + Cooperados + Trabajadores en misión + Tercerizados + Practicantes.

La definición incluye la existencia de remuneración, por lo cual los voluntarios no serían incluidos en esta cuenta.

¿Quién es el responsable del SG-SST?

En la sección 2 del formulario se solicita la información del responsable del SG-SST.  El conferencista los expone como el encargado del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo.  Es la persona que junto con el representante legal, da fe de que lo que se ha dicho en el formulario es cierto.

En diciembre de 2019 y en diciembre de 2020, todos los empleadores y contratantes deben realizar una autoevaluación del SG-SST, en el artículo 27 de la Resolución 0312 de 2019 se establece que este documento debe ir con dos firmas:

• FIRMA DEL EMPLEADOR O CONTRATANTE
• FIRMA DEL RESPONSABLE DE LA EJECUCIÓN DEL SG-SST

La persona que haya firmado en el campo de responsable de la ejecución del SG-SST es quien debe reportarse como responsable en el formulario del Ministerio del Trabajo.

Al respecto se mencionó en el conversatorio de Mintrabajo:

«[…] En algunos casos, algunas empresas no tienen un encargado del sistema de gestión de seguridad y salud del trabajo, por supuesto esto es una violación a la norma, pero el formulario permite que en este caso dejemos en el primer nombre que no se tiene: NO HAY.

Con esa circunstancia, para el año siguiente tiene que haber incluido la corrección de esta situación: la falta de este encargado del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo. Una falta bastante importante, bastante compleja y grave.

Si no tienen, como dijimos, escriben: NO HAY[…]»

Estándares mínimos del SG-SST

Preguntas relacionadas con los estándares mínimos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) de la Resolución 0312 de 2019  y la autoevaluación del SG-SST.

¿Cuántos estándares reporta una microempresa de bajo riesgo?

Una empresa de menos de 10 o menos trabajadores con nivel de riesgo I, II, III solo debe reportar 7 estándares.

Los estándares que se deben reportar con cumple o no cumple en la autoevaluación del SG-SST son:

• 1.1.1. Responsable del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST
• 1.1.4 Afiliación al Sistema General de Riesgos Laborales
• 1.2.1 Programa Capacitación promoción y prevención – PyP
• 2.4.1 Plan que identifica objetivos, metas, responsabilidad, recursos con cronograma y firmado
• 3.1.4 Realización de Evaluaciones Médicas Ocupacionales -Peligros- Periodicidad- Comunicación al Trabajador
• 4.1.2 Identificación de peligros con participación de todos los niveles de la empresa
• 4.2.1 Implementación de medidas de prevención y control de peligros/riesgos identificados

En el conversatorio se explicó con este ejemplo:

«En este ejemplo,  que era una empresa de menos de 11 trabajadores, […] que pertenece a clase 1, y eso nos lleva a que en el reporte aunque nosotros tengamos que diligenciar las 60 preguntas, tenemos la obligación de diligenciar solamente estas siete que corresponden según en la 312. A una empresa con menos de 11 trabajadores y adicionalmente que es de clase de riesgo 1, estos serían estos 7 que están en azul, serían los ítems que tienen que ser
evaluados con cumple o no cumple y todos los demás pueden ir con no aplica que es lo que ordena la resolución 312″. (En el video se puede ver la imagen que lista los 7 ítems del artículo 3 de la Resolución 0312 de 2019).

Por lo anterior, se concluye:

• La calificación mínima de una microempresa de bajo riesgo es del 87,5%
• Las microempresas de bajo riesgo no deben presentar el plan de mejora a la ARL, pero si deben elaborarlo y tenerlo a disposición del Ministerio del Trabajo.

¿Con los estándares mínimos tengo un SG-SST?

Mintrabajo responde:

«[…] los estándares mínimos ante todo NO son el sistema de gestión.

Los estándares mínimos, como lo dice la definición en el artículo 1º (R0312/19) corresponden al conjunto de normas, requisitos y procedimientos de obligatorio cumplimiento de los empleadores y contratantes, mediante los cuales se establecen, verifican y controlan las condiciones básicas de capacidad técnico-administrativa y de suficiencia patrimonial y financiera indispensables para el funcionamiento, ejercicio y desarrollo de actividades en el Sistema de Gestión de SST.

Esto se traduce en el sentido de que son unas medidas, una forma de poder medir cómo se está realizando una implementación al interior de las empresas del sistema de gestión de seguridad y salud del trabajo y también estos estándares mínimos, sirvió para comparar las empresas entre sí dentro de parámetros iguales […]». FJEVP.

Si un trabajador demanda la empresa, ¿el juez juzgará solo con los estándares mínimos o con todas la normatividad en riesgos laborales?

El juez juzgará teniendo en cuenta Resolución 0312 de 2019, Decreto 1072 de 2015 y todas las normas de riesgos laborales.

El artículo 23 de la Resolución 0312 de 2019 establece:

«[…] La implementación de los Estándares Mínimos establecidos en la presente Resolución no exime a los empleadores del cumplimiento de las obligaciones y requisitos contenidos en otras normas del Sistema General de Riesgos Laborales vigentes […]»

Los estándares mínimos no significa que solo deba cumplir 7, 21 o 60 estándares, debe cumplir todas las normas.

¿Cumplir con los estándares mínimos me exime de multas y sanciones del Ministerio del Trabajo?

No, el Ministerio del Trabajo en sus visitas verificará el cumplimiento de todas las normas de riesgos laborales y podrá multar a la empresa por su incumplimiento.