Aclaraciones de Mintrabajo sobre el reporte de autoevaluación del SG-SST

Resumen de las preguntas más frecuentes sobre la autoevaluación del SG-SST y las respuestas que ha dado Mintrabajo en sus eventos.

Preguntas frecuentes sobre el reporte a Mintrabajo de la autoevaluación del SG-SST

Preguntas frecuentes sobre el reporte a Mintrabajo de la autoevaluación del SG-SST

El 18 y 23 de diciembre de 2020, el Ministerio del Trabajo a través de la Dirección de Inspección, Vigilancia y Control realizó dos eventos virtuales en los cuales se aclararon inquietudes sobre el reporte de autoevaluación de estándares mínimos del SG-SST.

En este artículo se presentan las preguntas más frecuentes sobre este reporte con el que se da cumplimiento a la Circular 071 de 2020. Para ampliar esta información consulte el instructivo de presentación del reporte de autoevaluación del SG-SST.

Este artículo se estará actualizando con la nueva información que suministre el Ministerio del Trabajo sobre esta obligación.

Formulario de reporte

Preguntas frecuentes sobre el formulario de reporte de la autoevaluación del SG-SST dispuesto en la página del Fondo de Riesgos Laborales.

¿Hasta cuándo se puede presentar el reporte?

La respuesta de Fabio de Jesús Ernesto Vargas Poveda (FJEVP), conferencista del evento del 23 de diciembre de 2020 fue:

“Lo primero que tenemos que tener claro es que en este momento la norma no establece una fecha límite para reportar, sólo la fecha de inicio. Decía en el artículo 28 que a partir del primero de diciembre del año 2020, el Ministerio del Trabajo debía tener una plataforma dispuesta para poder capturar toda la información de este reporte autoevaluación.

Si bien es cierto que no hay una fecha límite y que pueden hacerlo en cualquier momento de aquí en adelante, también es cierto que el ministerio ha establecido empezar a hacer revisiones, es decir seguimiento a partir del día 31 de enero de 2021.

Es decir, tienen dos meses de haber reportado en tiempo y en oportunidad y de ahí en adelante obviamente tiene que hacerse seguimiento de por qué las empresas no han realizado el reporte que ha ordenado la norma”.

La empresa tiene varias sedes que tienen gerente y presupuesto independiente ¿Se puede reportar por centro de trabajo?

No, el reporte debe realizarse por NIT, la autoevaluación debe tener en cuenta el cumplimiento de los estándares mínimos en todos los centros de trabajo de la empresa.

No se realiza reporte por centro de trabajo ni por sede. Se realiza un único reporte anual por empresa.

¿En qué orden se realiza el reporte?

El profesional del Ministerio del Trabajo explica:

“Debe definirse cuál es el año del reporte, en este momento se están reportando el año 2019 y también el año 2020. No se hace simultáneamente, se hace uno por uno, primero reportan uno y luego reportan el otro. Y no he dicho que primero tienen que reportar 2019 y luego el 2020, ¡no! porque se puede hacer reportando primero el 2020 y luego reportando el 2019″. FJEVP.

Afiliación a riesgos laborales

En esta sección encuentre las preguntas sobre afiliación a la ARL y actividad económica.

¿Quiénes deben afiliarse a una Administradora de Riesgos Laborales?

La respuesta de Fabio de Jesús Ernesto Vargas Poveda, profesional especializado de la Subdirección de Inspección del Ministerio del Trabajo y quien fue conferencista de los dos eventos fue:

“[…] cuando hablamos de afiliación a riesgos laborales, siempre nos tenemos que llevar a dos condiciones importantes: una que es la afiliación de la empresa por sí misma por el hecho de estar existiendo que debe ser afiliada a una Administradora de Riesgos Laborales; y por otra parte la obligación que tienen las empresas de afiliar a todos sus trabajadores a riesgos laborales, a una ARL.

Estas obligaciones están concebidas en el artículo cuarto del Decreto 1295, ¿por qué se trae a colación esto? porque lamentablemente siempre pensamos que las empresas que tienen que estar afiliadas a riesgos laborales son única y exclusivamente las que tienen empleados o trabajadores”.

El artículo 4 del Decreto 1295 de 1994 establece:

“[…] c. Todos los empleadores deben afiliarse al Sistema General de Riesgos Profesionales.

d. La afiliación de los trabajadores dependientes es obligatoria para todos los empleadores”.

Primero se debe afiliar el empleador a la Administradora de Riesgos Laborales, y una vez afiliado, debe proceder a afiliar a sus trabajadores dependientes.

Para los contratados formalmente por prestación de servicios, también se debe contar con una afiliación del empleador. Así lo presenta el Decreto 1072 de 2015 en su artículo 2.2.4.2.2.5.

“Afiliación por intermedio del contratante. El contratante debe afiliar al Sistema General de Riesgos Laborales a los contratistas objeto de la presente sección, de conformidad con lo establecido en el parágrafo 3° del artículo 2° de la Ley 1562 de 2012. El incumplimiento de esta obligación, hará responsable al contratante de las prestaciones económicas y asistenciales a que haya lugar”.

El parágrafo 3 del artículo 2 del Decreto 1072 de 2015 determina:

PARÁGRAFO 3o. Para la realización de actividades de prevención, promoción y Salud Ocupacional en general, el trabajador independiente se asimila al trabajador dependiente y la afiliación del contratista al sistema correrá por cuenta del contratante y el pago por cuenta del contratista; salvo lo estipulado en el numeral seis (6) de este mismo artículo”.

¿Qué actividad económica se debe reportar?

Se debe reportar la actividad económica principal de acuerdo con el Decreto 1607 de 2002.

Alternativas para encontrar la actividad económica:

  1. Buscar el código de actividad en el formulario de afiliación a la Administradora de Riesgos Laborales. (Recomendado)
  2. Buscar la actividad en el Decreto 1607 de 2002. Seleccionar los 5 primeros dígitos.

Solo se reporta la actividad económica principal de la empresa.

El conferencista explicó cómo consultar el Decreto 1607 de 2002 y al final indicó:

“La actividad económica de ustedes es la que ustedes definieron con la ARL, es la actividad económica que es exigible porque ustedes quedaron clasificados en ese momento por su actividad principal en alguna de los cinco clases de riesgo y ese es al que ustedes pertenecen.

Si en este momento no están de acuerdo ustedes con esa clasificación, el procedimiento a seguir es comunicarse con la ARL para definir una nueva clasificación, pero la que existe y la que fue realizada en su momento, en el momento cuando se afiliaron esa es la clase de riesgo a la cual ustedes pertenecen para poder llegar y llenar el formulario”.

¿Qué pasa si no tengo ARL?

La respuesta de Fabio de Jesús Ernesto Vargas Poveda fue:

“Las empresas, como dijimos inicialmente deben de estar afiliadas a alguna ARL, pero si no está afiliada a ninguna, primero que todo es una violación de la norma y en segundo lugar en este campo pueden que simplemente lo pasan de largo sin describir ninguna”.

Trabajadores y empleados

Preguntas en relación con qué es un trabajador, qué es un empleado y cómo se calculan los trabajadores de una empresa.

¿Qué es un trabajador?

Fabio de Jesús Ernesto Vargas Poveda expuso en su conferencia el siguiente concepto:

“Acá hay un punto importante que es la utilización o la definición del término trabajadores. Los trabajadores no son solamente los empleados directos que tiene una empresa sino es la sumatoria de todas aquellas personas que le están sirviendo a la entidad independientemente de cuál es el tipo de relación contractual que tenga. Entonces, aquí tenemos que trabajadores la sumatoria de los empleados más aquellos que están en misión, estos de misión pueden venir de una cooperativa de trabajo social o pueden provenir de una empresa de servicios temporales, pueden ser contratistas contratados a través de una prestación de servicios, pueden venir de una tercerización.

Por ejemplo: los conjuntos residenciales hacen tercerización para el tema de vigilancia, para el tema de aseo, incluso de la administración y también están los contratistas.

Reitero de cualquier tipo y relación contractual que se tenga son trabajadores”.

La normatividad colombiana no establece una definición de trabajador, sin embargo, en riesgos laborales se encuentra una norma supranacional, la Decisión 584 de 2004 de la Comunidad Andina de Naciones que es parte de la normatividad colombiana.

Esta Decisión de la CAN si trae la definición de trabajador y empleador para la interpretación de las normativas en seguridad y salud en el trabajo, en su artículo 1 define:

Empleador
“Toda persona física o jurídica que emplea a uno o varios trabajadores”

Trabajador
“Toda persona que desempeña una actividad laboral por cuenta ajena remunerada, incluidos los trabajadores independientes o por cuenta propia y los trabajadores de las instituciones públicas”.

Por lo anterior, para calcular el número de trabajadores de la empresa, se debe tener en cuenta:

Trabajadores = Empleados (contrato laboral) + Contratistas (prestación de servicios) + Cooperados + Trabajadores en misión + Tercerizados + Practicantes.

La definición incluye la existencia de remuneración, por lo cual los voluntarios no serían incluidos en esta cuenta.

¿Quién es el responsable del SG-SST?

En la sección 2 del formulario se solicita la información del responsable del SG-SST. El conferencista los expone como el encargado del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo. Es la persona que junto con el representante legal, da fe de que lo que se ha dicho en el formulario es cierto.

En diciembre de 2019 y en diciembre de 2020, todos los empleadores y contratantes deben realizar una autoevaluación del SG-SST, en el artículo 27 de la Resolución 0312 de 2019 se establece que este documento debe ir con dos firmas:

  • FIRMA DEL EMPLEADOR O CONTRATANTE
  • FIRMA DEL RESPONSABLE DE LA EJECUCIÓN DEL SG-SST 

La persona que haya firmado en el campo de responsable de la ejecución del SG-SST es quien debe reportarse como responsable en el formulario del Ministerio del Trabajo.

Al respecto se mencionó en el conversatorio de Mintrabajo:

“[…] En algunos casos, algunas empresas no tienen un encargado del sistema de gestión de seguridad y salud del trabajo, por supuesto esto es una violación a la norma, pero el formulario permite que en este caso dejemos en el primer nombre que no se tiene: NO HAY.

Con esa circunstancia, para el año siguiente tiene que haber incluido la corrección de esta situación: la falta de este encargado del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo. Una falta bastante importante, bastante compleja y grave.

Si no tienen, como dijimos, escriben: NO HAY[…]”

Estándares mínimos del SG-SST

Preguntas relacionadas con los estándares mínimos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) de la Resolución 0312 de 2019 y la autoevaluación del SG-SST.

¿Cuántos estándares reporta una microempresa de bajo riesgo?

Una empresa de menos de 11 trabajadores con nivel de riesgo I, II, III solo debe reportar 7 estándares.

Los estándares que se deben reportar con cumple o no cumple en la autoevaluación del SG-SST son:

  • 1.1.1. Responsable del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST
  • 1.1.4 Afiliación al Sistema General de Riesgos Laborales
  • 1.2.1 Programa Capacitación promoción y prevención – PyP
  • 2.4.1 Plan que identifica objetivos, metas, responsabilidad, recursos con cronograma y firmado
  • 3.1.4 Realización de Evaluaciones Médicas Ocupacionales -Peligros- Periodicidad- Comunicación al Trabajador
  • 4.1.2 Identificación de peligros con participación de todos los niveles de la empresa
  • 4.2.1 Implementación de medidas de prevención y control de peligros/riesgos identificados

En el conversatorio se explicó con este ejemplo:

“En este ejemplo, que era una empresa de menos de 11 trabajadores, […] que pertenece a clase 1, y eso nos lleva a que en el reporte aunque nosotros tengamos que diligenciar las 60 preguntas, tenemos la obligación de diligenciar solamente estas siete que corresponden según en la 312. A una empresa con menos de 11 trabajadores y adicionalmente que es de clase de riesgo 1, estos serían estos 7 que están en azul, serían los ítems que tienen que ser
evaluados con cumple o no cumple y todos los demás pueden ir con no aplica que es lo que ordena la resolución 312″. (En el video se puede ver la imagen que lista los 7 ítems del artículo 3 de la Resolución 0312 de 2019).

Por lo anterior, se concluye:

  • La calificación mínima de una microempresa de bajo riesgo es del 87,5%
  • Las microempresas de bajo riesgo no deben presentar el plan de mejora a la ARL, pero si deben elaborarlo y tenerlo a disposición del Ministerio del Trabajo.

¿Con los estándares mínimos tengo un SG-SST?

Mintrabajo responde:

“[…] los estándares mínimos ante todo NO son el sistema de gestión.

Los estándares mínimos, como lo dice la definición en el artículo 1º (R0312/19) corresponden al conjunto de normas, requisitos y procedimientos de obligatorio cumplimiento de los empleadores y contratantes, mediante los cuales se establecen, verifican y controlan las condiciones básicas de capacidad técnico-administrativa y de suficiencia patrimonial y financiera indispensables para el funcionamiento, ejercicio y desarrollo de actividades en el Sistema de Gestión de SST.

Esto se traduce en el sentido de que son unas medidas, una forma de poder medir cómo se está realizando una implementación al interior de las empresas del sistema de gestión de seguridad y salud del trabajo y también estos estándares mínimos, sirvió para comparar las empresas entre sí dentro de parámetros iguales […]”. FJEVP.

Si un trabajador demanda la empresa, ¿el juez juzgará solo con los estándares mínimos o con todas la normatividad en riesgos laborales?

El juez juzgará teniendo en cuenta Resolución 0312 de 2019, Decreto 1072 de 2015 y todas las normas de riesgos laborales.

El artículo 23 de la Resolución 0312 de 2019 establece:

“[…] La implementación de los Estándares Mínimos establecidos en la presente Resolución no exime a los empleadores del cumplimiento de las obligaciones y requisitos contenidos en otras normas del Sistema General de Riesgos Laborales vigentes […]”

Los estándares mínimos no significa que solo deba cumplir 7, 21 o 60 estándares, debe cumplir todas las normas.

¿Cumplir con los estándares mínimos me exime de multas y sanciones del Ministerio del Trabajo?

No, el Ministerio del Trabajo en sus visitas verificará el cumplimiento de todas las normas de riesgos laborales y podrá multar a la empresa por su incumplimiento.

Eventos del Ministerio del Trabajo

En estos videos podrá ver los eventos del Ministerio del Trabajo sobre el reporte de autoevaluación de estándares mínimos del SG-SST.

Conversatorio Autoevaluación del SG-SST Resolución 312 de 2019

Retransmisión del evento del Ministerio del trabajo sobre la autoevaluación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. Evento realizado el 23 de diciembre de 2020.

Conferencista:
Fabio de Jesús Ernesto Vargas Poveda
Profesional especializado – Subdirección de Inspección Ministerio del Trabajo

ABC de la Autoevaluación del SG-SST

ABC del Reporte de la Autoevaluación del SG-SST al Ministerio del Trabajo según Resolución 0312 de 2019. Evento realizado el 18 de diciembre de 2020.

Conferencista:
Fabio de Jesús Ernesto Vargas Poveda
Profesional especializado – Subdirección de Inspección Ministerio del Trabajo

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