¿Cuáles son las evidencias de cumplimiento que tienen validez para el auditor, la Administradora de Riesgos Laborales, el Ministerio de Trabajo o un juez?. La Resolución 1111 de 2017 establece los estándares mínimos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, en su anexo técnico, se encuentran frases como: «solicitar la evidencia«, «constatar la existencia de evidencias«, entre otros.
Las evidencias de cumplimiento no son exclusivas de la Seguridad y la Salud en el Trabajo, también existen evidencias de cumplimiento de la gestión de calidad, la gestión ambiental, la gestión financiera y contable y la gestión de talento humano, entre otros.
La normatividad sobre evidencias de cumplimiento
El Decreto 1072 de 2015, en el parágrafo 1 del artículo 2.2.4.6.12 establece:
«Parágrafo 1. Los documentos pueden existir en papel, disco magnético, óptico o electrónico, fotografía, o una combinación de éstos y en custodia del responsable del desarrollo del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo».
Una empresa puede realizar una copia digital de sus documentos con el fin de tener un respaldo de los mismos en un disco externo o un servidor en Internet, sin embargo, es importante tener claridad de cuál es el medio en el cual se originó el documento.
Aunque durante la auditoría o la revisión por parte de la Administradora de Riesgos Laborales se permita mostrar copias digitalizadas de los documentos, es importante tener presente de que en una situación legal, en un proceso ante un juez de la República de Colombia, las pruebas siempre estarán dadas por las evidencias de cumplimiento en su formato original.
Los documentos que requieren firma autógrafa
Existen algunos documentos en los cuales la normatividad especifica que deben tener la firma autógrafa del representante legal, el responsable del sistema o el participante en el SG-SST. A continuación se presentan algunos ejemplos.
Política del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo
El numeral 3 del artículo 2.2.4.6.6 del Decreto 1072 de 2015 establece que la política debe cumplir con:
«3. Ser concisa, redactada con claridad, estar fechada y firmada por el representante legal de la empresa»
Por lo anterior, la política debe ser impresa en un papel y el representante legal debe firmar con un esfero o una pluma el documento y este será el documento original que se debe conservar. Se podrán tomar algunas imágenes digitales o sacar copia para su distribución, pero el documento original debe ser conservado.
Plan anual de seguridad y salud en el trabajo
El numeral 5 del artículo 2.2.4.6.12 del Decreto 1072 de 2015 establece los requisitos de los documentos del SG-SST:
«5. El plan de trabajo anual en seguridad y salud en el trabajo de la empresa, firmado por el empleador y el responsable del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST»
Nuevamente la norma especifica que se requiere la firma, exceptuando que el representante legal y el responsable del SG-SST cuenten con un sistema de firma digital o electrónica válido en Colombia, el documento con el plan de trabajo anual se debe imprimir y cada uno de los responsables debe dejar su firma autógrafa en él como parte de su compromiso con el SG-SST.
Tener un plan de trabajo anual en una hoja de cálculo no es suficiente para cumplir con el estándar 2.4.1 de la Resolución 1111 de 2017. Se debe imprimir y firmar.
¿Qué ocurre con los PDF y firmas digitales?
Un PDF es un es un formato de almacenamiento para documentos digitales. Es un archivo que sirve como copia de un documento y puede ser visto en cualquier plataforma de hardware o software.
Aunque sea una copia de un documento en papel, este documento es válido si se ajuste a ciertos requisitos como por ejemplo, que sea inalterable. Si el documento se puede modificar por cualquier usuario, entonces sería una copia del documento original, pero se debería demostrar que no ha sido alterado por ningún medio.
Para que un archivo PDF se convierta en un documento válido como evidencia de cumplimiento ante un juez, debe haber sido firmado digitalmente con un mecanismo que garantice su autenticidad.
Es importante tener en cuenta que firmar digitalmente no es tomar una imagen de un papel con una firma autógrafa y copiarlo y pegarlo dentro de un documento, es un proceso diferente, que debe contar con mecanismos digitales aprobados por las entidades que rigen la materia a tratar en los documentos.
Una firma digital está regulada por la Ley 527 de 1999 y las normas que la reglamentan y se define como:
«Firma digital. Se entenderá como un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado después de efectuada la transformación»
La firma electrónica es un concepto más reciente que se rige por los mismos principios de la firma digital, pero está regulada por el Decreto 2364 de 2012 que en su artículo 1 establece:
«3. Firma electrónica. Métodos tales como, códigos, contraseñas, datos biométricos, o claves criptográficas privadas, que permite identificar a una persona, en relación con un mensaje de datos, siempre y cuando el mismo sea confiable y apropiado respecto de los fines para los que se utiliza la firma, atendidas todas las circunstancias del caso, así como cualquier acuerdo pertinente»
Por lo anterior, la recomendación es que aunque cuente con una copia digital de las evidencias de cumplimiento generadas en papel, no bote el documento original y garantice su conservación.
Conservación de los documentos
Una vez ha cumplido su ciclo de vida, el documento pasa a ser almacenado dentro del área de archivo y permanecerá allí durante muchos años, como evidencia de cumplimiento de un hecho específico.
Para un empleado de una empresa, un documento relativo a las semanas cotizadas de su pensión o a los aportes de seguridad social, debe ser guardado durante un tiempo que puede estar entre los 80 y 100 años. Esto en razón a que el historial de dicho empleado está relacionado no solo con su periodo de vida, sino también con sus familiares, hijos y herederos.
Si se presenta una demanda judicial, la empresa puede buscar el historial del empleado y usarlo como prueba legal.
El verdadero problema ocurre entonces cuando una empresa no tiene el documento original y no cuenta con un sistema de respaldo de todos sus procesos administrativos.
El artículo 2.2.4.6.13 del Decreto 1072 de 2015, establece cuáles son los documentos del SG-SST que se deben conservar por un período mínimo de veinte (20) años, contados a partir del momento en que cese la relación laboral del trabajador con la empresa.