La gerencia de proyectos aplicada al SG-SST

El éxito del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) depende no solo del factor humano y del diseño del sistema, sino también de su administración. Por ello, este artículo brinda nociones de las buenas prácticas de gerencia de proyectos que pueden ser incorporadas al proceso de implementación y seguimiento del SG-SST con base en las recomendaciones brindadas por Alberto Domínguez, Managing Partner de Sperta Consulting, en entrevista con SafetYA.

Quienes estuvieren interesados en conocer más sobre el trabajo de este especialista en PMI, pueden profundizar en su blog sobre los pasos para realizar un proyecto, cualesquiera que sean sus objetivos.

¿Podemos considerar el SG-SST como un proyecto?

Dado que los proyectos son herramientas que emplean los individuos en diferentes aspectos de su vida, Alberto Domínguez los define como un esfuerzo que se emprende para lograr resultados, y que marca la diferencia entre tener una idea y hacerla realidad. En consecuencia, el SG-SST, al reflejar el empeño de la compañía por lograr una prevención oportuna de los accidentes y las enfermedades laborales, puede ser catalogado como un proyecto.

Según el tipo de organización, se asigna el título de gestor, gerente o director del proyecto a la persona que lidera el proyecto. Para el caso del SG-SST, se suele conferir el rol de líder de SST, líder del SG-SST y responsable del SG-SST a quien hace las veces de encargado de dicho sistema.

De modo general, el ingeniero Domínguez Sandoval sugiere que los proyectos son vehículos de cambio o instrumentos que permiten hacer modificaciones en la vida de las personas o en las labores de las organizaciones. Por este motivo, se propone que percibir el SG-SST como un proyecto es lo que permitirá a la empresa materializar una cultura de prevención entre sus colaboradores y en sus labores.

¿Qué es lo más importante de un proyecto?

Alberto Domínguez señala que en cualquier proyecto es clave tener claro cuál es el objetivo que se pretende alcanzar, y sugiere tener en cuenta las siguientes preguntas a fin de identificar dicha finalidad:

• ¿Por qué se emprende el proyecto?
• ¿Qué se quiere lograr con el proyecto?

Cuando se tiene el objetivo del negocio en mente, es más fácil estructurar el proyecto, ya que se puede saber qué curso tomará.

Desde una perspectiva de gerencia de proyectos, el ingeniero Domínguez recomienda plantear los beneficios del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), al igual que las metas y los compromisos legales y corporativos que se pretende alcanzar con este sistema. Además, este consultor sugiere que se considere la estrategia demarcada por los líderes, dueños y/o socios de la organización, y resalta la importancia de establecer una línea de tiempo o fecha fin para alcanzar el logro del proyecto.

Muchas personas por estar pensando en el cómo del proyecto olvidan tener en cuenta la estructura del programa, según el ingeniero especialista en PMI consultado. Esto quiere decir que un número considerable de prevencionistas olvida establecer metas claras en relación con los riesgos laborales, así como recursos humanos, técnicos tecnológicos necesarios para alcanzarlos.

Los recursos del SG-SST desde la gerencia de proyectos

Los tres grandes objetivos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) son:

• Prevenir accidentes de trabajo.
• Prevenir enfermedades laborales.
• Cumplir con la normatividad vigente en Colombia.

Con el fin de poder saber si se cuenta con los recursos para alcanzar estos objetivos es importante preguntarse si se dispone de un equipo para ejecutar el proyecto de SG-SST. Dicho en otras palabras, es fundamental revisar si la organización cuenta con personal dedicado única y exclusivamente al logro de los objetivos de Seguridad y Salud en el Trabajo o, si por el contrario, emplea colaboradores de otras áreas de la empresa para que en su tiempo extra ayuden con las tareas de riesgos laborales.

El tener clara la naturaleza de las funciones de los encargados del SG-SST, permite hacer una mejor estimación de los recursos con los que cuenta la organización para ejecutar las tareas del SG-SST y, por tanto, un cálculo adecuado del dinero que se podría llegar a necesitar para efectuar dichas obligaciones. Es importante saber qué se va a hacer si se requiere invertir más capital durante la implementación del SG-SST por concepto de compras, adquisición y/o cambios, y cuánto dinero adicional podría liberar la empresa.

En resumen se debe dimensionar el tipo de personal que va a trabajar en el SG-SST, es decir, si se trata de trabajadores internas o contratistas externos a la organización, y estipular el presupuesto con el que va a contar la empresa para implementar el programa. Esto, luego de haber planteado los objetivos y las fechas en las que se quiere cumplir dichas metas en la organización.

El equipo del SG-SST visto desde la gerencia de proyectos

Cabe recordar que el éxito del SG-SST depende de la participación de los siguientes actores:

• El Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo (COPASST) que está formado por colaboradores que dedican un par de horas al proceso de SST de la organización.
• El Comité de Convivencia Laboral que está conformado por un grupo de trabajadores que se reúnen cada tres meses para abordar presuntas situaciones de acoso laboral.
• La Brigada de Emergencias que está constituida por trabajadores que son capacitados en atención de emergencias y que se reúnen para planear simulacros y otras actividades relacionadas.

Si bien en las empresas grandes se tiene un equipo de SST de tiempo completo, las empresas pequeñas no cuentan con ese privilegio, razón por la que, en estas organizaciones, se deben encargar las tareas del SG-SST a colaboradores con otras funciones. Para resolver esta dificultad, Alberto Domínguez plantea que se debe promover la vinculación entre las personas y, por ello, destaca que es esencial aclarar el rol que cada colaborador va a desarrollar en relación con el SG-SST.

Cada encargado del SG-STT debería tener conocimiento sobre las tareas que tendrá que lleva a cabo, con el fin de que pueda dimensionar el esfuerzo a realizar. Una manera efectiva de vincular a los colaboradores que se ha identificado harán parte del SG-SST es a través del lanzamiento oficial del proyecto, pues, desde la perspectiva de la gerencia de proyectos, es clave ligar a las partes interesadas.

Es deseable que las personas sepan por dónde va a iniciar la implementación del SG-SST, cuál es su objetivo y qué función van a desempeñar. Esta forma de proceder es lo que permitirá que cada responsable del SG-SST sepa desde el inicio qué se espera de él, qué le tocará hacer como parte del proyecto y con qué frecuencia tendrá que llevar acabo sus nuevas responsabilidades, si las hay.

En síntesis, es importante definir el tipo de vinculación que se establecerá entre las personas involucradas en la implementación del SG-SST, sea esta de tiempo completo, parcial o incidental, con el propósito de alinear las funciones de los involucrados, promover la realización de esfuerzos consecuentes con el proyecto y motivar a los encargados del SG-SST a desempeñarse convenientemente. Al final del día, los proyectos son hechos por personas que deben participar en él para hacerlo realidad.

El plan de trabajo considerado desde la administración de proyectos

Existen herramientas avanzadas y gratuitas para elaborar el plan de trabajo del proyecto. En todo caso, la mejor herramienta para asignar las tareas relacionadas con este es una hoja de cálculo.

Con base en los postulados de la gerencia de proyectos, se deben colocar los hitos que se quieren alcanzar en el plan de trabajo. Así pues, la estructuración del plan de implementación del SG-SST requiere de un pensamiento en retrospectiva, es decir que, al momento de elaborarlo es necesario analizar qué debió haber ocurrido para lograr los hitos planteados. Con el fin de promover esta reflexión, es útil preguntarse:

• ¿Es posible lograr el proyecto en el tiempo estipulado?
• ¿Dónde se va a hacer el proyecto?
• ¿Cómo se va a hacer el proyecto?

Es importante mantener el plan de trabajo lo más realista posible, pues se ha visto que, cuando se cede a la presión y el afán, se estructuran planes que no van a ser cumplidos. Por consiguiente, Alberto Domínguez sugiere construir escenarios de lo que se quiere lograr mediante el establecimiento de las tareas a realizar, junto con las fechas en que se llevarán a cabo y los responsables de su ejecución.

Según la urgencia de las actividades y el número de personas encargadas de su realización, se le debe hacer seguimiento semanal o quincenal a las acciones implementadas. Según las premisas de la gerencia de proyectos del Project Management Institute (PMI), es esencial dejar un registro por escrito tanto de los hitos a lograr como de las revisiones que se van haciendo del proceso de dichos hitos.

El hecho de colocar tareas puntuales a los involucrados en el SG-SST ayuda a conformar un equipo de trabajo. Sin embargo, para que el plan de trabajo no se retrase es importante establecer las responsabilidades de cada persona en un lenguaje sencillo que les permita saber qué cosas debe cumplir para que ocurra lo esperado. Solo mediante la formulación de un plan detallado y simple, será posible hacerle seguimiento al proyecto y mantenerlo actualizado.

Si la persona encargada del SG-SST no es especialista en la gestión de proyectos, se recomienda que esta use herramientas fáciles de utilizar como puede ser Microsoft To Do. Por su parte, si la persona es experta en el tema, puede incorporar a su práctica herramientas tales como ASANA y Microsoft Project.

El detalle de las actividades desde la gestión del proyectos

Al diseñar el programa de promoción y prevención del SG-SST es importante desglosar los hitos en actividades detalladas que deben ocurrir para poder alcanzar los objetivos planteados.

El establecimiento de un cronograma en el plan de trabajo permitirá que cada involucrado en el SG-SST conozca sus asignaciones y los pasos para cumplirlas. Por esta razón, desagregar las tareas en entregables específicos contribuye a tener un mayor control sobre los avances que va teniendo el proyecto.

En este video le contamos cuáles son los requisitos de un plan anual del SG-SST, así como los formatos recomendados y los ejemplos de actividades que se deben incluir en dicho programa.

¿Es mejor un plan con todo o varios planes pequeños en la dirección de proyectos?

De acuerdo con el rol de cada involucrado en el SG-SST, Alberto Domínguez sugiere establecer un plan global o varios planes pequeños que deberán ser revisados con cierta periodicidad. En tanto que el encargado del SG-SST debería contar con un plan maestro del proyecto, los encargados de cada área o grupo dentro del SG-SST debería tener su propio plan de trabajo, que les permita saber qué deben hacer.

Aunque podría ser útil que el subalterno conozca el plan completo de la organización, en la práctica resulta irrelevante que lo haga, dado que conocer qué se tiene que hacer en detalle es lo que permite a cada persona comprometerse con su equipo y con el proyecto al proporcionarle un foco de trabajo claro.

Según el consultor en PMI entrevistado, desde la gerencia de proyectos, se considera perjudicial que no haya una persona que tenga una visión unificada y global de las tareas del SG-SST. Esta persona podría ser el líder del SG-SST. Por su parte, resultaría de mayor utilidad para el COPASST, el Comité de Convivencia y la Brigada de Emergencias tener su propio plan de actividades para el año o el semestre.

Seguimiento al plan del SG-SST desde la gestión de proyectos

De acuerdo con el ingeniero Domínguez, el seguimiento al plan de trabajo no debería tener lugar solamente cuando pasa algo extraordinario o cuando el proyecto está retrasado, sino que sería deseable tener un plan de seguimiento cotidiano que promueva las reuniones con personas clave en la organización.

El ingeniero Domínguez Sandoval destaca que es importante recordar a los encargados del SG-SST, bien sea a través de un correo, de un chat de WhatsApp o de los mecanismos de comunicación oficiales de la organización, sus compromisos antes de las reuniones de equipo, pues la idea de estas asambleas es mantener un dinámica de seguimiento. Esta mecánica resulta provechosa cuando las reuniones son empleadas para valorar el progreso, identificar los problemas y las maneras de ayudar, y progresar al siguiente ciclo.

Actas de reunión del SG-SST desde la gerencia de proyectos

«Las actas deben ser puntuales y enviadas a los asistentes de la reunión al cierre de esta» es la primera respuesta que Alberto Domínguez da cuando se le pregunta por las actas de reunión. Con base en su experiencia, este consultor en gerencia de proyectos, recomienda que antes de cualquier reunión, el líder del proceso envíe a los convocados una agenda de la misma en la que especifique:

• ¿Qué se va a discutir?
• ¿Qué se va a lograr?
• Las decisiones a ser tomadas.

Esta información puede ser comunicada mediante un correo, mensaje de WhatsApp o cualquiera de los mecanismos de comunicación oficiales de la empresa.

Durante el desarrollo de la reunión, el consultor Domínguez sugiere tomar apuntes relacionados con los diferentes puntos de la agenda. Antes de que la reunión finalice, él propone disponer de un momento para revisar los apuntes clave. De igual modo, el ingeniero Domínguez Sandoval plantea que debería ser la persona con las mejores habilidades de síntesis quien registre en el acta la decisión final y los argumentos clave para llegar a ella.

Por esta razón, el ingeniero Domínguez Sandoval aconseja que la persona que redacte el acta tome un taller en elaboración de actas o practique sus habilidades para resumir, con el fin de que el acta no se vuelva una transcripción de la reunión. Él enfatiza que es irrelevante retratar en el acta todo lo que dijo durante la reunión.

Para el caso del SG-SST, el presidente del COPASST podría preparar la agenda de temas a tratar durante la reunión y, posteriormente, remitirla a todos los participantes. Durante la sesión de diálogo, el secretario del COPASST podría tomar notas sobre la decisión clave y los argumentos que dieron origen  a dicha determinación. Una vez concluida la reunión, se podría hacer una revisión del documento y, en seguida, pasar a imprimirlo y firmarlo, evitando dejar tareas que después no serán realizadas.

Recomendaciones para los prevencionistas

Desde su experiencia en la construcción de equipos de alto desempeño, Alberto Domínguez recomienda a los prevencionistas interesados en ascender en sus organizaciones capacitarse en gerencia de proyectos, especialmente en agilismo. Asimismo, este ingeniero especialista en PMI apunta que es un error: «creer que porque uno es bueno en lo que hace va a ser un buen jefe», pues ser jefe o gerente, según él, implica el desarrollo de destreza tales como capacidad de planeación, habilidades de comunicación y relacionamiento, y competencias de seguimiento.

Herramientas recomendadas

Se sugiere emplear las siguientes herramientas al momento de gestionar el SG-SST:

• ASANA
• Microsoft To Do

Fuentes recomendadas

Se recomienda consultar las siguientes fuentes de información para conocer más sobre la gerencia de proyectos enfocada en la consecución de resultados:

• PM4R del Banco Interamericano de Desarrollo
• Educational Foundation PMI
• PM Edge
• Libro El Proyecto de la Mejor Casa en el Árbol

En este video Alberto Domínguez Sandoval, Managing Partner de Sperta Consulting, explica cómo aplicar las buenas prácticas de gerencia de proyectos en el proceso de administrar el Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) de la organización.

Finalmente, el ingeniero especialista en gerencia de proyectos consultado propone que todos aquellos que quisieren continuar creciendo profesionalmente en relación con la gerencia de proyectos pueden revisar videos, materiales académicos, guías de proyectos y literatura básica en el tema en Internet.

Perfil de Alberto Domínguez Sandoval

Alberto Domínguez Sandoval es Managing Partner de Sperta Consulting, una firma especializada en optimizar la gestión del portafolio de proyectos y en la implementación de modelos ágiles de gobierno y gestión. Es ingeniero de sistemas con maestría en ingeniería y actualmente cursa su doctorado en administración de negocios. Este ingeniero especialista en PMI ha realizado más de 100 conferencias sobre gerencia de proyectos en  Estados Unidos, Europa, América Latina y el Caribe.

Autor:
Anderson Esguerra
Analista en riesgo psicosocial