Elaboración de una matriz de requisitos legales del SG-SST

Una matriz de requisitos legales o matriz legal es un documento que contiene toda la información sobre la normatividad que una empresa debe cumplir legalmente. Estas normas y obligaciones legales están moderadas por diferentes mecanismos que buscan que una empresa garantice mediante el evidenciamiento de actividades el cumplimiento de la normatividad concerniente a la seguridad y salud en el trabajo.

La definición de matriz legal se puede encontrar en el Decreto 1072 de 2015 en el artículo 2.2.4.6.2. en donde se define a la matriz legal como:

“24. Matriz legal: Es la compilación de los requisitos normativos exigibles a la empresa acorde con las actividades propias e inherentes de su actividad productiva, los cuales dan los lineamientos normativos y técnicos para desarrollar el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), el cual deberá actualizarse en la medida que sean emitidas nuevas disposiciones aplicables”.

Por lo tanto, según esta definición, la matriz de requisitos legales debe actualizarse continuamente de acuerdo a las nuevas disposiciones que puedan hacerse a las normatividades utilizadas. Pero además, la matriz de requisitos legales también hace parte de las obligaciones de los empleadores y está constatada en el parágrafo del artículo 2.2.4.6.8 del Decreto 1072 de 2015, en el que menciona que:

“Por su importancia, el empleador debe identificar la normatividad nacional aplicable del Sistema General de Riesgos Laborales, la cual debe quedar plasmada en una matriz legal que debe actualizarse en la medida que sean emitidas nuevas disposiciones aplicables a la empresa”

Además, la matriz de requisitos legales también hace parte de la documentación general que toda empresa debe tener para desarrollar el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. Esto se encuentra estipulado en el artículo 2.2.4.6.12. del Decreto 1072 de 2015.

Preguntas frecuentes

En este LIVE en nuestro canal de Youtube se responden las preguntas frecuentes sobre la matriz legal.

¿Qué normatividad debe tener una matriz de requisitos legales?

Una matriz de requisitos legales debe estar orientada específicamente hacia las actividades que realiza la empresa. Estos procesos tienen como objetivo verificar y evidenciar las mejoras que una empresa realiza para certificar que cumple con las normas, leyes, resoluciones, decretos y demás obligaciones.

A continuación, encontrará cuáles son las normas mediante las que se debe realizar la matriz de requisitos legales de una empresa:

Normatividad de SG-SST

Principalmente la primera normatividad que se debe consultar y se debe aplicar es la relacionada con el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST). Esta normatividad se encuentra en el Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo, por lo tanto, esta normatividad debe ser aplicada por todas las empresas que se encuentran localizadas geográficamente en Colombia. La información sobre el SG-SST se encuentra en el capítulo 2.2.4.6 del Decreto 1072 de 2015, ‘Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo’.

Tras confirmar la normatividad que una empresa debe cumplir de acuerdo al SG-SST, también se encuentran tres niveles que componen principalmente la normatividad sobre la que una empresa debe certificarse: la normatividad nacional, departamental y local.

Normatividad nacional

Es el primer nivel con el que una empresa debe cumplir. Este se refiere a las leyes, decretos, resoluciones, reglamentos, estatutos, entre otros, que son avalados por el Congreso de la República, por los Ministerios o por Departamentos Administrativos.

Por ejemplo, el Código Sustantivo del Trabajo, la Resolución 2646 de 2008 y el Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo deben ser considerados en la matriz de requisitos legales.

Normatividad departamental

Este segundo nivel se refiere más a la ubicación geográfica en la que se encuentra ubicada la empresa. En algunas ocasiones los departamentos emiten normatividades específicas para prevenir efectos nocivos de alguna situación que se presenta específicamente en su zona geográfica.

Por ejemplo, en algunos lugares donde la temperatura es muy alta y es posible que se desarrollen enfermedades transmitidas por vectores (Zika, Dengue, Malaria, etc) algunos departamentos emiten disposiciones especiales para la prevención de la mortalidad por estas enfermedades. Hay que tener en cuenta que esto depende exclusivamente del departamento o de la zona donde se realizan las labores.

Normatividad local

Esta normatividad de tercer nivel se centra en aquellas zonas o municipios en los que se imponen normatividades específicas para determinados trabajos. Esto es frecuente en municipios donde las alcaldías o las instituciones pertinentes promueven el regimiento de una ley que favorece a la población.

Por ejemplo, la Alcaldía de Bogotá publica normatividad específica para el manejo de residuos sólidos y basuras que todos los hogares y empresas en la ciudad deben cumplir.

Además de tener en cuenta las anteriores normas por ubicación geográfica, existen otro tipo de normatividades específicas que deben tenerse en cuenta de acuerdo al tipo de labor y actividad que realiza la empresa.

Normatividad de acuerdo a la actividad que realiza la empresa

Existen varias empresas que realizan actividades y labores que necesitan de normatividades adicionales.

Por ejemplo, las actividades laborales que poseen un alto riesgo de accidentes como aquellas relacionadas con el sector de construcción o trabajo en alturas, necesitan de cursos y certificaciones que permitan laborar en estas condiciones especiales. La Resolución 1409 de 2012  por la que se establece el reglamento de seguridad para protección contra caídas en trabajos en alturas es una muestra de la normatividad usada en trabajos de alto riesgo.

Normas técnicas sectoriales

Al igual que en la construcción o en las instituciones de salud, existen determinados sectores laborales que poseen una normatividad específica de acuerdo al servicio que ofrecen. En este caso podemos encontrar las Normas técnicas sectoriales que definen y rigen una normatividad específica.

Por ejemplo, el sector relacionado con la gastronomía como bares y restaurantes deben cumplir con la Norma Técnica Sectorial Colombiana  NTS – TS 004. Establecimientos gastronómicos y bares. Requisitos de sostenibilidad 2008, y esto es un requisito para la renovación de su registro de turismo de acuerdo con la Resolución 0148 de 2015 expedida por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo.

Normatividad acogida voluntariamente por la empresa

Hay algunas empresas que acogen normas para mejorar sus procesos laborales. Por ejemplo hay organizaciones que están certificadas en ISO 9001, que aunque no es obligatorio, están usando para mejorar la gestión de calidad de su producto o servicio. Este tipo de normatividades también deben incluirse en la matriz de requisitos legales puesto que representan los lineamientos bajo los que la empresa está trabajando. También hay empresas que deciden acogerse a normatividades internacionales, por su relación con grupos económicos en el exterior o por requisito de sus clientes, estas normatividades deben ser evidenciadas en la matriz de requisitos legales.

¿Cuáles son las principales fuentes para consultar la normatividad vigente en Colombia?

Las normatividades que componen una matriz de requisitos legales pueden provenir de diferentes sectores de acuerdo a sus características. Sin embargo, hay normatividades que se aplican de manera general para todas las empresas en Colombia. Entre estas se encuentra información en medios como las páginas web del Ministerio de Trabajo, la Alcaldía de Bogotá y el Senado de la República que publican y hacen menciones a modificaciones, adiciones o derogaciones de ciertas normas que deben atenderse.

También existe el Diario Oficial que recoge toda la información respecto a la cotidianidad de la normatividad en Colombia. En este diario se incluye todos los cambios que suceden a nivel legislativo en el contexto nacional. Estos están divididos de acuerdo al sector, rama o ministerio para facilitar su búsqueda. Este diario funciona desde 1864, por lo que, la información que contiene se ha convertido en menester para la legislación colombiana.

Por otro lado, la Constitución Política de Colombia no hace parte de la normatividad que se debe tener en cuenta para formar la matriz de requisitos legales. La Constitución aunque determine varios derechos y deberes que deben ser cumplidos por la ciudadanía, éstos ya han sido reglamentadas mediante leyes, decretos y resoluciones. Al cumplir con estas normatividades se está cumpliendo de forma directa con lo expuesto en el marco de la Constitución Política de Colombia.

¿Cómo se crea evidencia del cumplimiento de la matriz de requisitos legales?

Tras investigar acerca de la normatividad que la empresa tiene que cumplir en la matriz de requisitos legales es importante tener en cuenta varias recomendaciones. El documento sobre la matriz de requisitos legales debe estar redactado de manera clara y entendible. Además debe ser actualizado regularmente de acuerdo a las actividades que la empresa realice para cumplir con la normatividad.

La matriz de requisitos legales debe contener la norma que se utilizará, su año de publicación, su título, los artículos que aplican y el alcance de ésta. Para mantener actualizada esta lista el empleador deberá notificar junto a cada norma utilizada, el plan de acción y la evidencia del cumplimiento además de las fechas de seguimiento. Por esta razón es importante que al momento de investigar y seleccionar la normatividad que se asumirá, se debe plantear de manera específica el plan de acción que se acogerá para cada norma.

De esta forma, si se posee una norma dentro de la matriz de requisitos legales, se deberá demostrar el cumplimiento y seguimiento de aquella legislación, ya sea por medio de capacitaciones, charlas, reuniones, procedimientos u otras actividades que demuestran que la empresa está cumpliendo. Esto es lo que compone la matriz de requisitos legales.

La matriz de requisitos legales y aquellos documentos que están relacionados con SG-SST, como muestra el parágrafo 1 del artículo 2.2.4.6.12 del Decreto 1072 de 2015:

“Pueden existir en papel, disco magnético, óptico o electrónico, fotografía o una combinación de estos y en custodia del responsable del desarrollo del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo”.

La matriz de requisitos legales debe contener principalmente las normatividades bajo las que se rige la empresa, y segundo, la actualización y el mantenimiento de actividades que evidencien el cumplimiento de estas normas. Para tal efecto es necesario poseer un documento que demuestre toda esta información.

¿Cada cuánto se debe actualizar una matriz de requisitos legales de una empresa?

La objetividad de realizar una matriz de requisitos legales tiene que ver con el proceso de evidenciamiento y acogimiento de las normas dentro de la empresa. No basta con solo tener las normas que se cumplirán sino también se debe reflejar de manera regular cuáles son las actividades que el encargado de SG-SST y los empleados realizan para cumplir con estos requisitos.

La matriz de requisitos legales debe poseer, además de las normas y su información, el proceso de evidencia y la fecha de seguimiento que se ha hecho a tal normatividad. Este es un proceso frecuente que se realiza de acuerdo a las actividades que se hagan para cumplir estas normas. Por lo tanto, esta matriz de requisitos legales debe actualizarse frecuentemente con cada actividad que sea realizada.

Por otro lado, al igual que toda la normatividad del SG-SST, se debe como mínimo realizar y revisar anualmente toda la información respectiva a la matriz de requisitos legales. Por ejemplo, revisar aquellas normas que hayan sido adicionadas, modificadas o derogadas con la intención de mantener el cumplimiento y la actualización de estas normas. Es importante tener en cuenta que después de poseer la normatividad, lo más importante es mantener actualizada nuestra matriz de requisitos legales con sus respectivas actividades de evidencia.

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