El Decreto 1295 de 1994 en su artículo 64 establece que las empresas pertenecientes a las clases IV y V de la tabla de clasificación de actividades económicas serán consideradas como empresas de alto riesgo. En este artículo se presenta un ejemplo de los requisitos legales que se verifican en las visitas del Ministerio de Trabajo a las empresas de alto riesgo.
Comunicación a la empresa
Como corresponde a su misión, el Ministerio del Trabajo, todo el tiempo realiza visitas a las empresas y entidades inspeccionando sobre disimiles temas, incluido lo pertinente al Sistema de Riesgos Laborales.
La Dirección Territorial del Ministerio del Trabajo envía al representante legal o apoderado de la empresa una carta en la cual se incluye:
- Número del radicado
- Asunto de la comunicación
- Número del auto que decreta la visita
- Día y hora de la visita
- Documentación requerida
- Funcionario que realizará la visita
Documentación solicitada a empresas de alto riesgo
Cuando las visitas del Ministerio de Trabajo a empresas de alto riesgo se realizan bajo el asunto: «Traslado de averiguación preliminar y programación de visita de carácter general con énfasis en seguridad y salud en el trabajo», la documentación y/o evidencias que debe tener la empresa son las siguientes:
- Certificado de Existencia y Representación con una expedición no superior a dos (2) meses.
- Certificación de los Activos de la Empresa, expedido por Contador Público o Revisor Fiscal
- Certificación expedida por la ARL, describiendo: fecha de afiliación, centro de trabajo, clase de riesgos.
- Comunicación informando la persona responsable del SISTEMA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO; evidencias de su publicación.
- Licencia si es el caso, de la persona responsable del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo para actuar como tal.
- Evidencia de inscripción de la Empresa ante el Ministerio como de Alto Riesgo. [Este requisito fue eliminado por el artículo 108 del Decreto 2106 de 2019)
- Descripción sociodemográfica de la población trabajadora, incluyendo trabajadores directores (dependientes) y/o indirectos (independientes)
- Tres (3) últimas planillas de pago al Sistema de Seguridad Social Integral
- Acta de Constitución y Conformación del COMITÉ DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO – COPASST
- Tres (3) últimas actas del COMITÉ DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO – COPASST
- Acta de Constitución y Conformación del COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL
- Tres (3) últimas Actas del COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL
- Matriz de Identificación de Riesgos y Peligros vigente
- Evidencia de capacitaciones en riesgos y peligros a la población trabajadora directa e indirecta
- Matriz de Elementos de Protección Personal – EPP
- Evidencias de entrega de los Elementos de Protección Personal de los últimos tres (3) meses.
- Evidencias de capacitación en uso y mantenimiento de los Elementos de Protección Personal de los últimos tres (3) meses.
- Matriz de Equipos y Herramientas
- Programa de mantenimiento de los Equipos y Herramientas de Trabajo
- Evidencias de la ejecución del Programa de Mantenimiento de Equipos y Herramientas de los últimos tres(3) meses.
- Programación de Inspecciones de seguridad y salud en el trabajo para el año 2019
- Evidencias de la ejecución de las inspecciones en seguridad y salud en el trabajo programadas para el año 2019
- Tareas de Alto Riesgo de su Empresa
- Certificación de los trabajadores que ejecutan tareas de alto riesgo.
- Registros de inspección de seguridad a las tareas de alto riesgo.
- Registro estadístico de accidentalidad e incidencias y de enfermedades laborales, durante los últimos 3 meses
- Evidencia de evaluaciones médicas ocupacionales a los trabajadores (últimos 3 meses)
- Evidencias de inducción a los trabajadores antes del inicio de la labor.
- Evidencias de Reportes de Accidentes de Trabajo y de Enfermedad Laboral.
- Evidencias de Investigaciones de Accidentes de Trabajo.
- Evidencias de entrega de las Investigaciones de Accidentes de Trabajo graves a la ARL
- Evidencias del cumplimiento de recomendaciones con ocasión de accidentes de trabajo y/o enfermedades.
- Plan de mantenimiento preventivo y correctivo de instalaciones.
- Procedimiento para: reintegro pos incapacidad, reubicación del puesto de trabajo.
- Relación de trabajadores con recomendaciones o restricciones ocupacionales
- Relación de trabajadores con pérdida de capacidad laboral
- Plan de Emergencias y de Evacuación
- Brigadas de Emergencia: conformación, vigencia.
- Planos del Plan de Emergencias y de Evacuación.
- Programa de capacitaciones a los trabajadores para el año 2019
- Evidencias de las capacitaciones para el año 2019.
- Evidencia de la evaluación inicial y avance del SG SST, de acuerdo a la RESOLUCIÓN 0312 de 2019
Los requisitos pueden variar dependiendo de la actividad de la empresa, la dirección territorial que expida el auto y los motivos de la visita.
¿Quién debe atender las visitas del Ministerio de Trabajo a empresas de alto riesgo?
La comunicación que remita la Dirección Territorial del Ministerio del Trabajo debe hacer referencia a quién debe atender la visita. Por ejemplo:
- El representante legal o apoderado.
- El empleado que el representante legal o apoderado considere competente para el desarrollo de la misma.
- Responsable del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo
Nota. La información de este artículo fue tomada de un documento que circula en redes sociales y que presuntamente fue expedido por la D.T. del Valle del Cauca. A la fecha de publicación de este contenido, la fuente no pudo ser verificada.