Acta de conformación del COPASST

Una vez realizada la votación sin vicios de los representantes de los trabajadores y la dirección ha elegido los representantes del empleador en el comité paritario de seguridad y salud en el trabajo, se debe realizar un acta de conformación del COPASST.

El acta de conformación del COPASST se realiza en la primera reunión del periodo para el cual fueron elegidos los miembros del comité. En esta primera reunión se recomienda citar tanto a principales como a suplentes puesto que el objetivo de la reunión es capacitar sobre  las funciones del COPASST y acordar cómo se van a manejar las citaciones a reunión, elaboración de actas, recepción de sugerencias o quejas de parte de los trabajadores y elegir presidente y secretario del comité.

Encabezado del acta de conformación del COPASST

En el encabezado del acta de conformación del COPASST o al final, antes de las firmas, se debe incluir información sobre:

• Fecha de la reunión
• Lugar de la reunión (cuando la empresa tiene varias sedes)
• Hora de inicio y finalización de la reunión
• Periodo del comité
• Especificar que es un acta de conformación

La primera acta de conformación del Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo suele ser el acta del COPASST No. 001. Se acostumbra que los siguientes comités que se conformen continúen con las numeración que tenía el comité anterior.

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Quórum

De acuerdo con el artículo 8 de la Resolución 2013 de 1986, el quórum se logra con la mitad más uno de los miembros del comité.  El acta de conformación del COPASST debe incluir en primer lugar, si se cumplió el quórum de asistencia teniendo en cuenta:

• Listar cada una de las personas que asistió a la reunión
• Determinar si el asistente representa a los trabajadores o al empleador
• Identificar si el asistente es principal o suplente

Ejemplo: Si el comité está conformado por dos representantes del empleador y dos representantes de los trabajadores, el quórum será de tres personas.

Capacitación en las funciones del COPASST

Se debe realizar una introducción a las funciones del COPASST las cuales están determinadas por la Resolución 2013 del 1986. Esta introducción la puede realizar un miembro del COPASST saliente, un miembro que haya sido reelegido, el responsable del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo o un asesor de la ARL o cualquier persona capacitada para esta actividad.

En el acta de conformación del COPASST se debe establecer que se realizó una explicación de cada una de las funciones y se aclararon las dudas que surgieron a los miembros con respecto a sus funciones.  Las funciones deben quedar explícitas dentro del acta para que con la firma se establezca la aceptación de las mismas por parte de los trabajadores.

Tanto en el acta de conformación del COPASST como en la capacitación que reciban sus miembros, se debe explicar cuáles son las responsabilidades del presidente y del secretario del comité.

Secretario y presidente del COPASST

En el comité, el presidente del COPASST es elegido por la dirección, durante la reunión se anuncia quién fue la persona que eligió el empleador como presidente del comité, esto debe quedar especificado en el acta.

El secretario es elegido por votación al interior del comité, en el Acta debe quedar quién fue la persona que quedó elegida como secretario(a) del comité. Si la elección se realizó en forma unánime, se puede escribir: «… de forma unánime los miembros del comité eligen como secretario(a) a … «. En caso de tener varios candidatos, se debe establecer quiénes fueron, el número de votos que cada uno obtuvo y al final determinar quién será el secretario o secretaria del comité.

Todas las funciones del presidente del COPASST y las funciones del secretario del COPASST pueden ser consultadas en la Resolución 2013 de 1986 y en la Resolución 0312 de 2019.

Reuniones del comité

Una vez finalizada la elección del presidente y el secretario, se debe establecer cuál es el mecanismo de citación a las reuniones ordinarias y extraordinarias. La normatividad establece que el comité se debe reunir como mínimo una vez al mes y de forma extraordinaria, cuando suceda algún accidente de trabajo o alguna situación que requiera el apoyo del comité.

Se deben tener en cuenta las características del personal que conforma el comité. Por ejemplo, si todos los miembros del comité tienen  un correo  electrónico corporativo, se puede establecer que las citaciones a las reuniones, se realicen a través del correo electrónico corporativo o de la agenda electrónica que utilice la empresa.

Si por el contrario, algunos miembros del comité no tienen acceso a un correo electrónico corporativo, se puede establecer que las citaciones a reunión se realicen a través de una carta o circular enviada a los trabajadores en la cual ellos reciben la información de cuándo se realizará la reunión del comité (lugar, fecha y hora).

De ser posible, también se debe establecer en qué momento se realizará la reunión del Comité. Por ejemplo,  se puede establecer que el comité se reunirá el último viernes de cada mes  o se reunirá el primer día hábil de cada mes o establecer fechas exactas. Esto lo determinan los miembros del comité de acuerdo con sus actividades laborales.

Comunicación con los trabajadores

Al interior del comité se debe establecer el mecanismo de  comunicación con los trabajadores, es posible que la empresa ya tenga definido un mecanismo y lo que se haga sea socializarlo con los nuevos representantes, pero es posible que la empresa no lo tenga, en este caso el COPASST determinará cuál será el mecanismo de comunicación con los trabajadores.

En empresas que tienen acceso a medios tecnológicos por parte de sus trabajadores, es posible generar  una cuenta de correo, por ejemplo, copasst@miempresa.com y esta cuenta de correo ser difundida a todos los trabajadores, para que conozcan cómo reportar condiciones o actos inseguros.

Cuando todos los empleados no tienen acceso a Internet, se pueden ubicar buzones en las instalaciones  de la empresa en los cuales los empleados puedan depositar un papel con su reporte de la situación que desean comunicar el COPASST.

También se puede utilizar  una estrategia mixta, por ejemplo, se pueden utilizar los buzones para depositar las situaciones en papel y contar con una herramienta tecnológica como un correo electrónico, un foro de discusión o un sistema de tiquetes o PQRS.

Avance en la implementación del SG-SST

De ser posible,  se recomienda que en el acta de conformación del COPASST quede registrada una presentación del Responsable del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo en la cual comunique a los miembros del COPASST el avance en la implementación,  esto con el fin de que los miembros estén enterados de cuáles son los estándares mínimos  del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo que ya cumple la empresa y cuáles son las actividades que están próximas a desarrollar.

Compromisos de la reunión del COPASST

De acuerdo con las estructura de la empresa, las características del personal, el tiempo disponible y el avance en la implementación del SG-SST se pueden incluir otros temas en el acta de conformación del COPASST.

Al finalizar la reunión, en el acta deben quedar los compromisos adquiridos, para cada uno de ellos incluir:

• Descripción de la actividad a realizar
• Responsable de ejecutar la actividad
• Fecha en que debe estar finalizada la actividad

Por último, en la última hoja del acta deben quedar las firmas de todos los que asistieron a la reunión.

¿Cómo se conforma el COPASST?

Una vez el empleador ha designado sus representantes y los trabajadores han elegido los suyos, el COPASST se conforma mediante un acta de constitución del Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo o acta de conformación, la cual debe estar en un documento impreso y firmado por todos los integrantes del COPASST.

El COPASST debe ser elegido cada dos años, por lo cual cada dos años se debe contar con un acta de conformación del COPASST. En caso de que alguno de los miembros del COPASST se retire, no es necesario hacer una nueva acta de constitución del COPASST, pero si se debe hacer la anotación en el acta de reunión del comité en la cual el nuevo miembro comience a asistir.

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