La Resolución 2013 de 1986 establece que toda empresa, pública o privada, que cuente con diez o más trabajadores, deberá conformar un Comité Paritario en Seguridad y Salud en el Trabajo (COPASST) y que los trabajadores elegirán sus representantes mediante votación libre, por lo anterior, se hace necesario convocar a elecciones del COPASST para determinar los representantes de los trabajadores antes este comité.
Entiéndase por vicio legal aquellas actividades que pueden invalidar o dejar sin eficacia un acto jurídico. Las elecciones del COPASST pueden verse afectadas por vicios durante el proceso de la votación.
En ocasiones los empleadores no se informan adecuadamente de los procesos para la realización de elecciones del COPASST o aunque se informaron, dieron una interpretación inadecuada a la normatividad vigente. No permita que sus elecciones del COPASST se vean afectadas por errores en el proceso, conozca los 10 vicios más frecuentes en las organizaciones.
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Vicio No. 1. Realizar votaciones verbales
El artículo 5 de la Resolución 2013 de 1986 establece:
«ARTICULO 5º: El empleador nombrará directamente sus representantes al Comité y los trabajadores elegirán los suyos mediante votación libre».
Al referirse a que la votación será libre, el legislador busca que los trabajadores no se sientan coaccionados a elegir un candidato y que realicen su votación teniendo en cuenta sus preferencias.
Como consecuencia de una votación libre, el empleador debe garantizar que el voto sea secreto y no puede realizar una elección del COPASST de forma verbal en la cual se pueda identificar por quién votó cada trabajador o en donde el trabajador se sienta coaccionado a votar por una determinada persona ante la mirada de sus compañeros.
Vicio No. 2. Postular candidatos sin preguntarles
Cuando se inicia el proceso de conformación del comité, antes de las elecciones del COPASST, se debe proceder a realizar una convocatoria de candidatos. Cada uno de los trabajadores interesado en participar en el COPASST deberá inscribirse en un registro de candidatos de acuerdo con el procedimiento que cada empresa defina.
Es importante resaltar que el trabajador voluntariamente se registra como candidato, no debe ser el empleador el que nombre los candidatos para representar a los trabajadores, tampoco son los compañeros los que postulan a su representante. La inscripción de candidatos debe ser voluntaria, cada candidato debe firmar el registro de candidatos para evidenciar su interés en formar parte del comité.
Vicio No. 3. No tener un tarjetón
Una vez se cuenta con los candidatos inscritos, se debe proceder a organizar la logísticas de las elecciones del COPASST. Uno de los elementos que deben ser elaborados por la persona o personas que organicen las elecciones son los tarjetones.
En empresas de gran tamaño se recomienda incluir en el tarjetón la foto de los candidatos, en aquellas que cuentan con trabajadores analfabetas, la foto es obligatoria en los tarjetones.
Algunos empleadores entregan a cada empleado un esfero y una hoja en blanco para que escriban el nombre de su candidato y no elaboran el tarjetón. Esto no se deben hacer porque al escribir el nombre del candidato se pierde la confidencialidad del voto, ya que por la letra se podría identificar por quién votó cada trabajador.
Tampoco se deben utilizar esferos o lápices de color para marcar el tarjetón, porque esto podría en algunos casos descubrir la elección de candidatos de un trabajador si sabemos con qué color votó.
Vicio No. 4. No incluir el voto en blanco en el tarjetón
Dado que la votación es libre y que los candidatos se inscriben voluntariamente, es posible que algunos trabajadores no se sientan representados por los candidatos y quieran votar en blanco. Independiente del número de candidatos inscritos, al final de cada tarjetón se debe incluir la opción del voto en blanco.
Vicio No. 5. No mostrar la urna vacía
El empleador debe garantizar siempre la transparencia en las elecciones del COPASST, por esto se recomienda al inicio de la elección, en presencia de los asistentes mostrar la urna vacía. De esa forma, si al final aparecen más votos que votantes, no habrán dudas de que la urna no tenía votos.
Vicio No. 6. Elegir jurados de votación parcializados
Las elecciones del COPASST deben contar con jurados de votación quienes verificarán que la urna esté vacía al inicio de las elecciones, entregarán un tarjetón a cada empleado y al final de las elecciones realizarán el conteo de votos.
Siempre que sea posible, los jurados de votación deben ser imparciales en el proceso, no ser candidatos ni tener una relación de subordinación con alguno de los candidatos. En empresas pequeñas, al ser pocos votos, lo recomendable es que el conteo de votos se realice frente a todos los trabajadores.
Vicio No. 7. Excluir a algunos empleados de participar
En un concepto del año 2011, el Ministerio de Protección Social estableció:
«Las normas no establecen expresamente procedimientos para el proceso de elección de los integrantes del Comité Paritario en Seguridad y Salud en el Trabajo, por lo tanto, el empleador debe establecer los mecanismos que permitan la participación de TODOS los trabajadores en la jornada de votación para la elección de sus representantes ante el COPASST, que garanticen la transparencia, la libertad y el proceso democrático del ejercicio del voto, aún de aquellos que presenten ausencia temporal de su puesto de trabajo”. Consultas referidas a Comité Paritario de Salud Ocupacional, Ministerio de Protección Social, 2011.
Todos los empleados de la empresa tienen derecho de elegir y ser elegidos como representantes de los trabajadores en el COPASST. Algunos empleadores no tienen en cuenta a los empleados nuevos o a los practicantes por considerar que llevan poco en la empresa o son temporales. Estas exclusiones no deben hacerse, todos los empleados deben poder participar en las elecciones del COPASST.
Algunas empresas, por su actividad, no pueden reunir a todos los empleados en un mismo día para realizar la elección, por lo cual algunas empleadores facilitan un formato de poder para que los trabajadores que no puedan asistir sean representados en la votación por alguno de sus compañeros.
Empresas que cuentan con un gran número de empleados o con varias sedes, pueden disponer de varias mesas de votación y de varios jurados para atenderlas. También se pueden realizar jornadas de votación de varias horas para dar mayor facilidad a los trabajadores de acercarse al punto de votación.
Vicio No. 8. No convocar a elecciones del COPASST
Aunque se ha mencionado que a partir de 10 trabajadores es necesario conformar un COPASST que contará con representantes de los trabajadores elegidos mediante votación, existen empleadores que no tienen en cuenta este requisito y asignan directamente a los representantes de los trabajadores y del empleador sin realizar una convocatoria a elecciones.
También existente empleadores que si organizan elecciones pero que no realizan la respectiva convocatoria y en el momento de la elección pocos empleados se acercan a la urna a votar porque no se enteraron de la actividad.
Vicio No. 9. Elegir presidente y secretario
El artículo 9 de la Resolución 2013 de 1986 determina:
«ARTICULO 9º: El empleador designará anualmente al Presidente del Comité de los representantes que él designa y el Comité en pleno elegirá al Secretario de entre la totalidad de sus miembros».
En algunas elecciones el empleador determina que quien gane las elecciones será el presidente y el segundo puesto será para el secretario. Esa forma de asignación es incorrecta porque el empleador solo puede determinar quien será el presidente, pero no puede establecer o interferir en la decisión que tome el COPASST para seleccionar su secretario.
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Vicio No. 10. No dejar acta de la elección del COPASST
Todas las actividades del SG-SST requieren de una evidencia de que se realizó la actividad, sin embargo, la mayoría de procesos relacionados con el COPASST requieren el formalismo de la firma autógrafa de quien da fe de que lo que está escrito en el documento es verdad.
Al finalizar la elección se debe realizar una acta de todo lo que pasó durante la actividad, reportar el número de votantes, incluir en el acta la relación de empleados que votaron mediante poder, incluir las situaciones que se pudieron presentar durante la elección y los resultados de la votación.
Este documento debe ser firmado por los jurados de votación y deben incluirse como anexos: el registro de votantes, los poderes y los tarjetones.