Seguimiento y plan de mejora: Fase 4 de transición del SG-SST

La Resolución 1111 de 2017 estableció 5 fases de transición del SG-SST. El 1 de enero de 2019 inició la fase 4: Seguimiento y plan de mejora. ¡Conózcala!

El 1 de enero de 2019 inició la fase 4 de transición del SG-SST denominada seguimiento y plan de mejora

El 1 de enero de 2019 inició la fase 4 de transición del SG-SST denominada seguimiento y plan de mejora

El Ministerio del Trabajo, por medio de la Resolución 1111 de 2017 estableció las fases de adecuación, transición y aplicación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo con Estándares Mínimos, de junio del año 2017 a diciembre del año 2019.  De acuerdo con el artículo 10 de la Resolución 1111 de 2017, el 1 de enero de 2019 inició la fase 4 denominada: Seguimiento y plan de mejora.

En este artículo encontrará las acciones que se deben realizar en esta fase, las responsabilidades y un ejemplo de actividades del plan de mejora cuando no se cumple con la obligación de la auditoría.

Actividades a realizar en esta fase

En esta fase la empresa deberá:

  • Primero: Realizar la autoevaluación conforme a los Estándares Mínimos.
  • Segundo: Establecer el plan de mejora conforme al plan del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo ejecutado en el año 2018 y lo incorpora al plan del sistema de gestión que se está desarrollando durante el año 2019.

Para el Ministerio del Trabajo:

“Es el momento de vigilancia preventiva de la ejecución, desarrollo e implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST)” (Resolución 1111 de 2017, artículo 10)

Autoevaluación del SG-SST

La persona encargada del SG-SST debe realizar una autoevaluación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo utilizando la Tabla de Valores de los Estándares Mínimos del artículo 12 de la Resolución 1111 de 2017.

Una vez realizada la evaluación, esta se debe imprimir y firmar por el empleador o contratante y por el responsable de la ejecución del SG-SST.

Al momento de realizar la evaluación se debe tener en cuenta el anexo técnico de la Resolución 1111 de 2017  y las siguientes recomendaciones sobre la interpretación de la tabla de valores de los estánadres mínimos.

Plan de mejora

Una vez se cuenta con la autoevaluación del SG-SST, se debe sacar una lista de los estándares mínimos que la empresa no cumple.  Para cada uno de ellos, se debe elaborar un plan de trabajo cuyo fin sea el cumplimiento de la normatividad aplicable al estándar.

Para cada uno de los estándares mínimos que no se cumplen, el plan de trabajo debe incluir como mínimo:

  • Estándar a cumplir
  • Descripción de la actividad
  • Fecha de la actividad
  • Recursos asignados

Plan anual 2019

Una vez cuenta con el plan de mejora, adicione las actividades programadas al plan de trabajo del SG-SST del año 2019.

Ejemplo de actividades en el plan de mejora

Por ejemplo, si no se cumple con el estándar E6.1.2 de auditoría del SG-SST, el empleador puede seleccionar alguna de las siguientes opciones en su plan de mejora.

Una primera alternativa puede ser formar a los trabajadores de la empresa como auditores internos y realizar con ellos la auditoría del SG-SST. El plan podría incluir las siguientes actividades:

OPCIÓN 1: Auditoría con personal interno
Actividad Descripción
Convocatoria de auditores Teniendo en cuenta que la empresa no cuenta con personal capacitado para ser auditores del SG-SST, se realizará una convocatoria en la empresa para identificar los empleados que desean formar parte del equipo auditor.
Selección de personal a capacitar como auditores internos La gerencia determinará un perfil esperado del auditor y definirá cuántas personas podrán ser capacitadas. Se realizará una selección con base en el perfil del auditor y los cupos disponibles.
Selección del proveedor de capacitación en auditoría interna Se realizará la selección de un proveedor de capacitación en auditoría del SG-SST que forme a los trabajadores seleccionados para ser auditores internos.

El proveedor seleccionado debe ofrecer la capacitación en las instalaciones de la empresa, el programa de capacitación será de mínimo 40 horas.

Capacitación del personal Se realizará la capacitación del personal seleccionado. El proveedor deberá suministrar al final de la capacitación un certificado a los empleados que aprueben la capacitación.
Elaborar el programa de auditoría Una vez se encuentre capacitado el personal de la empresa en auditorías internas, se reunirán y procederán a la creación del programa de auditoría con el apoyo del líder del SG-SST.
Auditoría El equipo de auditores internos realizará la auditoría del SG-SST de la empresa y elaborará el informe de auditoría.

Una segunda alternativa puede ser la contratación de un auditor externo que realice la auditoría del SG-SST y genere el informe de la auditoría con recomendaciones que contribuyan a la mejora continua del sistema.

OPCIÓN 2: Auditoría con contratista
Actividad Descripción
Selección del auditor Se realiza la selección del contratista que realizará la auditoría.
Auditoría El auditor seleccionado realizará el programa de auditoría y el informe de auditoría.

Responsables del seguimiento y plan de mejora

De acuerdo con la Resolución 1111 de 2017, son responsables del seguimiento y plan de mejora del SG-SST los siguientes actores del sistema:

Plan de mejora

Todas las empresas, personas o entidades encargadas de implementar y ejecutar los Sistemas de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo deben contar con un plan de mejora del SG-SST, realizado teniendo en cuenta la evaluación de estándares mínimos.

Las empresas y contratantes podrán contar con la asesoría de las Administradoras de Riesgos Laborales para la realización del plan de mejora.

Seguimiento

El seguimiento al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y al cumplimiento al plan de mejora se realizará por parte de:

  • El Ministerio del Trabajo.
  • Las Administradoras de Riesgos Laborales.

Periodo para el seguimiento y plan de mejora

El periodo establecido  para esta fase es de 3 meses, desde el 1 de enero al 31 de marzo de 2019.

La siguiente gráfica muestra todas las fases de adecuación y transición del SG-SST con estándares mínimos y destaca la fase 4 que inició el 1 de enero de 2019.

La fase 4 de la transición del SG-SST va de enero a marzo del 2019

La fase 4 de la transición del SG-SST va de enero a marzo del 2019

 

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