Seguimiento y plan de mejora del SG-SST

Las empresas con autoevaluación de 85% o menos deben realizar seguimiento y plan de mejora del SG-SST. ¡Conozca cómo hacerlo!

Autoevaluación y Plan de Mejora Estándares Mínimos SG-SST

Autoevaluación y Plan de Mejora Estándares Mínimos SG-SST

El Ministerio del Trabajo, por medio de la Resolución 0312 de 2019 estableció que las empresas que en su autoevaluación tengan 85% o menos, deben realizar un plan de mejora del SG-SST.

 

En este artículo encontrará las acciones que se deben realizar, las responsabilidades y un ejemplo de actividades del plan de mejora cuando no se cumple con la obligación de la auditoría.

En diciembre de cada año, todos los empleadores y contratantes deben:

  • Realizar la autoevaluación del SG-SST
  • Reportar la autoevaluación al Ministerio del Trabajo y a la ARL
  • Reportar la autoevaluación a la Administradora de Riesgos Laborales (ARL)
  • Enviar el plan de mejora a la ARL (si aplica)

Autoevaluación del SG-SST

La persona encargada del SG-SST debe realizar una autoevaluación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo utilizando la Tabla de Valores de los Estándares Mínimos del artículo 27 de la Resolución 0312 de 2019.

Una vez realizada la evaluación, esta se debe imprimir y firmar por el empleador o contratante y por el responsable de la ejecución del SG-SST.

El número de ítems de la autoevaluación dependerá de las siguientes condiciones.

  • Estándares mínimos para Unidades de Producción Agropecuaria con diez (10) o menos trabajadores de forma permanente clasificadas con riesgo I, II ó III (UPA3)
  • Estándares Mínimos para empresas, empleadores y contratantes con diez (10) o menos trabajadores (MICRO7)
  • Estándares Mínimos para empresas de once (11) a cincuenta (50) trabajadores con riesgo I, II ó III (PYME21).
  • Estándares Mínimos para empresas de más de cincuenta (50) trabajadores clasificadas con riesgo I, II, III, IV ó V y las de cincuenta (50) o menos trabajadores con riesgo IV ó V (GRUPO60)

Para ampliar información sobre la autoevaluación consulte:

Reporte a Mintrabajo y a la ARL

Antes del 31 de enero del año siguiente, los empleadores y contratantes deben realizar el reporte de su autoevaluación al Fondo de Riesgos Laborales y a la Administradora de Riesgos Laborales a la que están afiliados.

Amplíe la información sobre este reporte en los siguientes artículos:

Plan de mejora

Una vez se cuenta con la autoevaluación del SG-SST, se debe establecer si es obligatorio o no realizar un plan de mejora. El artículo 28 de la Resolución 0312 de 2019 establece:

CRITERIO ACCIÓN
Si el puntaje obtenido es menor al 60%
  • Realizar un Plan de Mejoramiento de inmediato.
Si el puntaje obtenido está entre el 60 y 85%
  • Realizar un Plan de Mejoramiento
Si el puntaje obtenido es mayor al 85%
  • No requiere plan de mejora

¿Qué debe contener el plan de mejora?

Una vez se ha realizado la autoevaluación, se debe sacar una lista de los estándares mínimos que la empresa no cumple.  Para cada uno de ellos, se debe elaborar un plan de trabajo cuyo fin sea el cumplimiento de la normatividad aplicable al ítem del estándar.

Para cada uno de los estándares mínimos que no se cumplen, el plan de trabajo debe incluir como mínimo (R0312/19 art. 29):

  • Estándar a cumplir
  • Descripción de la actividad
  • Fecha de la actividad
  • Recursos asignados

¿A quién se envía el plan de mejora?

El plan de mejora debe enviarse a la Administradora de Riesgos Laborales a la cual está afiliada la empresa. Para ello consulte con su ARL el mecanismo para realizar el reporte de la autoevaluación y el plan de mejoramiento.

A la fecha de actualización de este artículo, el aplicativo del Fondo de Riesgos Laborales solo permite reportar la autoevaluación pero no permite cargar el plan de mejora.

¿Qué formato se debe usar?

La normatividad vigente no establece un formato específico para el plan de mejora, por lo cual el empleador podrá adoptar o adaptar el formato que considere pertinente.

En la página del Fondo de Riesgos Laborales hay un formato de ejemplo, sin embargo, el equipo de SafetYA considera que es un formato diseñado para grandes empresas y puede simplificarse para las MICRO7 y las PYME21.

¿Cuándo se realiza el seguimiento de la ARL?

El seguimiento se realiza por parte de la Administradora de Riesgos Laborales cada 3 o 6 meses dependiendo del puntaje obtenido en la autoevaluación.

El artículo 28 de la Resolución 0312 de 2019 lo describe así:

CRITERIO FRECUENCIA DE REPORTE
Si el puntaje obtenido es menor al 60%
  • Enviar a la respectiva Administradora de Riesgos Laborales a la que se encuentre afiliada la empresa o contratante, un reporte de avances en el término máximo de tres (3) meses después de realizada la autoevaluación de Estándares Mínimos.
Si el puntaje obtenido está entre el 60 y 85%
  • Enviar a la Administradora de Riesgos Laborales un reporte de avances en el término máximo de seis (6) meses después de realizada la autoevaluación de Estándares Mínimos.
Si el puntaje obtenido es mayor al 85%
  • No requiere enviar avances durante el año a la ARL

Independiente del puntaje obtenido, todos los empleadores y contratantes deben mantener la calificación y evidencias a disposición del Ministerio del Trabajo.

Ejemplo de actividades en el plan de mejora

Por ejemplo, si no se cumple con el estándar E6.1.2 de auditoría del SG-SST, el empleador puede seleccionar alguna de las siguientes opciones en su plan de mejora.

Una primera alternativa puede ser formar a los trabajadores de la empresa como auditores internos y realizar con ellos la auditoría del SG-SST. El plan podría incluir las siguientes actividades:

OPCIÓN 1: Auditoría con personal interno
Actividad Descripción Recursos
Convocatoria de auditores Teniendo en cuenta que la empresa no cuenta con personal capacitado para ser auditores del SG-SST, se realizará una convocatoria en la empresa para identificar los empleados que desean formar parte del equipo auditor. Encuesta, publicación en cartelera, mecanismos de comunicación
Selección de personal a capacitar como auditores internos La gerencia determinará un perfil esperado del auditor y definirá cuántas personas podrán ser capacitadas. Se realizará una selección con base en el perfil del auditor y los cupos disponibles.
Selección del proveedor de capacitación en auditoría interna Se realizará la selección de un proveedor de capacitación en auditoría del SG-SST que forme a los trabajadores seleccionados para ser auditores internos.

El proveedor seleccionado debe ofrecer la capacitación en las instalaciones de la empresa, el programa de capacitación será de mínimo 40 horas.

$ 10.000.000
Capacitación del personal Se realizará la capacitación del personal seleccionado. El proveedor deberá suministrar al final de la capacitación un certificado a los empleados que aprueben la capacitación. Salón de capacitación, refrigerios, tablero, marcadores
Elaborar el programa de auditoría Una vez se encuentre capacitado el personal de la empresa en auditorías internas, se reunirán y procederán a la creación del programa de auditoría con el apoyo del líder del SG-SST.
Auditoría El equipo de auditores internos realizará la auditoría del SG-SST de la empresa y elaborará el informe de auditoría.

Una segunda alternativa puede ser la contratación de un auditor externo que realice la auditoría del SG-SST y genere el informe de la auditoría con recomendaciones que contribuyan a la mejora continua del sistema.

OPCIÓN 2: Auditoría con contratista
Actividad Descripción Recursos
Definir perfil del auditor Se listarán los criterios de formación y experiencia que debe cumplir el auditor  o equipo de auditores que se contratará.
Selección del auditor Se realiza la selección del contratista que realizará la auditoría. $1.200.000
Auditoría El auditor seleccionado realizará el plan de auditoría y el informe de auditoría.

Estas actividades podrán estar gestionadas por el responsable del SG-SST, el área de compras o talento humano o quien el empleador designe para lograr este objetivo.

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