La Guía PYES presenta el ítem del estándar 2.6.1 (E2.6.1) del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo sobre rendición sobre el desempeño.
| Índice de E2.6.1 – Rendición sobre el desempeño |
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Marco legal
Para el GRUPO60*, el artículo 16 de la Resolución 0312 de 2019 describe el ítem del estándar E2.6.1 así:
«Quienes tengan responsabilidad sobre el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo rinden cuentas anualmente sobre su desempeño».
El numeral 3 del artículo 2.2.4.6.8 del Decreto 1072 de 2015 establece :
«3. Rendición de cuentas al interior de la empresa: A quienes se les hayan delegado responsabilidades en el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), tienen la obligación de rendir cuentas internamente en relación con su desempeño. Esta rendición de cuentas se podrá hacer a través de medios escritos, electrónicos, verbales o los que sean considerados por los responsables. La rendición se hará como mínimo anualmente y deberá quedar documentada«.
* UPA3, MICRO7, PYME21 y GRUPO60 son los nombres de las clasificaciones de las empresas para el cumplimiento de los estándares mínimos asignados por SafetYA, pero no forman parte de una clasificación realizada por el Ministerio del Trabajo.
Guía PYES para el cumplimiento del estándar
Para el cumplimiento del estándar se debe contar con un mecanismo de rendición de cuentas y la rendición de cuentas en sí misma.
Identifique quiénes deben rendir cuentas en la organización
El primer paso es identificar quiénes deben realizar una rendición sobre el desempeño, también conocido como rendición de cuentas del SG-SST. En la Resolución 0312 de 2019 se establece que todos los niveles de la organización deben rendir cuentas, sin embargo, se recomienda realizar un listado exhaustivo de qué roles lo deben hacer.
De forma predeterminada deben rendir cuentas:
- Administrador del SG-SST
- COPASST o Vigía
- Comité de convivencia
- Brigada de emergencias
- Alta dirección
- Trabajadores
Dependiendo de la actividad de la organización y su estructura, también podrían incluirse en este listado:
- Los SISO de obra
- El comité de seguridad vial
- Jefes o supervisores de área o proceso
- Empresas de servicios temporales
- Contratistas
Determine la frecuencia de la rendición de cuentas
El Decreto 1072 de 2015 establece que la rendición de cuentas debe realizarse mínimo una vez al año, sin embargo, se puede definir otras periodicidad si la alta dirección desea realizar un seguimiento más detallado a las actividades de seguridad y salud en el trabajo.
Por ejemplo, en una empresa de construcción, se puede determinar que los SISO de obra (personas encargadas de la seguridad industrial y la salud ocupacional) rindan cuentas mensualmente o trimestralmente según el avance del proyecto.
Se recomienda incluir condiciones adicionales para realizar la rendición sobre el desempeño, por ejemplo:
- El COPASST y el comité de convivencia deben rendir cuentas cuando finaliza el periodo para el cual fueron elegidos.
- El administrador del SG-SST debe rendir cuentas cuando se retira de la empresa.
- Los trabajadores que no cumplan sus obligaciones en seguridad y salud en el trabajo, rendirán cuentas de acuerdo a lo establecido en el reglamento interno de trabajo.
- Los contratistas que realicen actividades de alto riesgo durante un periodo superior a un mes, deberán rendir cuentas sobre las actividades realizadas.
Defina los mecanismos de rendición sobre el desempeño
En el diseño del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo se debe definir un mecanismo de rendición de cuentas, este puede ser un procedimiento, un instructivo o una guía que establezca para cada rol obligado a la rendición sobre el desempeño cómo se realizará esta actividad.
Establezca si debe realizarse a través de medios escritos, electrónicos, verbales u otros que sean definidos por la organización. Para el administrador, encargado o líder del SG-SST se recomienda que la rendición sobre el desempeño se realice de forma escrita y con el mayor detalle posible.
La organización debe determinar si la rendición de cuentas se realiza de forma independiente por cada comité o rol en el sistema o si se permite realizar rendiciones de cuentas conjuntas, esto es muy recomendado en las microempresas.
En el caso de los trabajadores, se puede establecer que la rendición de cuentas se realizará de forma indirecta, a través de las listas de asistencia a las actividades y que en caso de que el trabajador no cumpla, se llamará a descargos de acuerdo con el procedimiento establecido en el reglamento interno de trabajo.
Socialice los mecanismos y rinda cuentas
A través de los mecanismos de comunicación establecidos en la empresa, socialice con los trabajadores y todas las partes interesadas los mecanismos de rendición de cuentas establecidos por la empresa. Reciba la retroalimentación de los trabajadores y realice las modificaciones que sean necesarias. Asegúrese de que todos aquellos que deban rendir cuentas conocen el procedimiento y cuentan con los recursos necesarios para su ejecución.
Finalmente, solicite en el momento que corresponda, la rendición sobre el desempeño a cada parte obligada a realizarla.
Evaluación de la rendición sobre el desempeño
El artículo 16 de la Resolución 312 de 2019 describe el modo de verificación para el GRUPO60 así:
«Solicitar los registros documentales que evidencien la rendición de cuentas anual, al interior de la empresa.
Solicitar a la empresa los mecanismos de rendición de cuentas que haya definido y verificar que se haga y se cumplan con los criterios del requisito.
La rendición de cuentas debe incluir todos los niveles de la empresa ya que en cada uno de ellos hay responsabilidades sobre la Seguridad y Salud en el Trabajo«.
Si la empresa cuenta con registros de rendición de cuentas anual, obtendrá un (1) punto en la evaluación de los estándares mínimos.
Artículo relacionados
Los siguientes artículos pueden ampliar la información de esta guía:
- La rendición de cuentas en el SG-SST (criterios a tener en cuenta)
- Rendición de cuentas del administrador del SG-SST
- Rendición de cuentas del COPASST
- Rendición de cuentas de los SISO de obra
- Rendición de cuentas del comité de convivencia laboral
- Ejemplo de rendición de cuentas del comité de convivencia
- Rendición de cuentas de la brigada de emergencias
Videos relacionados
El siguiente video complementa la información de esta guía.